Nous avons analysé 3 303 556 dépenses (soit 115 M€ de frais professionnels) pour identifier les écueils les plus fréquemment rencontrés quant à la gestion des notes de frais. Plafonds, contrôles, niveaux d’approbation… Voici 10 règles à suivre pour maitriser ses dépenses et réduire les coûts de sa gestion administrative (avec ou sans application de gestion des notes de frais)
Les règles d’or de la gestion des notes de frais
1. Étudiez vos dépenses pour ajuster votre politique de frais
Un collaborateur déclare en moyenne 460 euros de frais par mois. Ce montant varie d’un secteur d’activité à l’autre (ex: un commercial Vs un assistant RH).
Commencez par étudier les dépenses de l’année précédente, en calculant le montant moyen des dépenses selon :
- les secteurs d’activité (ex : un quart des salariés déclare près de 70% du montant total des dépenses),
- les types de frais (ex : le quart des frais provient des repas).
Vous pourrez ainsi aisément identifier les excès à corriger ou les postes de dépenses à surveiller.
2. Plafonnez le montant des repas et faites des économies sans frustrer vos salariés
Les entreprises calquent bien souvent le plafond de remboursement des repas sur les forfaits Urssaf (19,10 euros par repas). Elles ne prennent alors pas en compte les différences de coûts entre un déjeuner d’affaire et un repas en mission (26,20 euros par convive contre 15,95 euros en moyenne).
Pour limiter les comportements dispendieux tout en évitant de frustrer vos salariés, appliquez donc des plafonds différents en fonction des types de repas.
3. Économisez 2,5% de vos frais en récupérant toute la TVA
Saviez-vous que la moitié des frais de mission est éligible à récupération de TVA ? Les entreprises abandonnent généralement au fisc 40% des de la TVA afférente aux notes de frais. Beaucoup d’entre elles se limitent par exemple à récupérer la TVA sur les repas d’affaires avec les clients et fournisseurs alors qu’il est parfaitement autorisé de déduire la TVA sur les repas en mission.
4. Gagnez 135 € par salarié et par an grâce à l’URSSAF
Un repas ne doit pas être financé deux fois par l’employeur. Il faut donc régulariser les titres restaurant des salariés qui déclarent des déjeuners en note de frais. Pour cela, il existe deux solutions :
- retenir la part patronale des titres reçus en trop sur la fiche de paie,
- ôter autant de titres restaurant sur la prochaine souche distribuée au salarié.
5. Dématérialisez vos justificatifs de frais
Depuis 2017, les justificatifs numériques ont la même valeur probante que leur version papier. Il faut néanmoins respecter certaines conditions lors de la numérisation :
- enregistrement au format PDF,
- signature électronique,
- archivage pendant 6 ans…
En confiant la numérisation des justificatifs aux déclarants, vous n’avez plus à trier ces tombereaux de papiers chiffonnés (notes de frais kilométrique, ticket de caisse de restaurant…) qui se déversent sur le bureau de vos comptables. Le rapprochement comptable est beaucoup plus rapide à partir des justificatifs numériques.
6. Équipez vos collaborateurs de moyens de paiement adaptés
Le délai de remboursement est critique pour les salariés qui génèrent des montants de frais professionnels supérieurs à 500 euros par mois. Equiper ses populations nomades de cartes de paiement est une solution à cette problématique. Aussi faut-il choisir des moyens de paiement adaptés.
Evitez les cartes bancaires à débit société et les avances permanentes qui augmentent le risque de dérives. Privilégiez plutôt des cartes alimentées par l’entreprise mais dont les sommes mises à disposition des salariés sont comptabilisées comme des avances.
7. Contrôlez vos notes de frais par échantillonnage
Cette technique éprouvée consiste à prioriser les notes de frais à contrôler :
- celles hors cadre (montants élevés, doublons, frais réalisés lors d’un weekend, montants supérieurs au barème de remboursement des frais kilométriques),
- celles des collaborateurs les plus gourmands,
- celles des nouveaux collaborateurs.
Vous pouvez également réaliser un contrôle aléatoire des notes de frais (une note de frais sur quatre par exemple) pour vous assurer de contrôler les dépenses de chaque salarié au moins une fois dans l’année.
8. Ne dépassez pas deux niveaux d’approbation
Votre temps est plus précieux que le coût d’une dépense irrégulière qui passerait entre les mailles du filet. Pour un contrôle efficace, confiez cette mission :
- au supérieur hiérarchique du salarié pour évaluer si la dépense cadre bien avec avec ses missions,
- à un comptable pour vérifier que les dépenses respectent bien votre politique de dépenses et que la déclaration ne comporte pas d’erreurs.
9. Traitez les notes de frais au fil de l’eau
Évitez à vos managers de gérer des myriades de frais concentrées en fin de mois, faites-leur traiter au fur et à mesure. Ils se souviendront ainsi mieux du contexte et seront davantage en mesure de ne pas laisser passer des notes de frais dispendieuses.
Il en est de même pour le service comptabilité, qui se retrouve à chaque fin de mois envahi par les notes de frais, au moment où se concentrent déjà les échéances de factures, les provisions, les rapports…
10. Automatisez la gestion des notes de frais avec un outil dédié
Les 9 règles précédentes auraient été lourdes à implémenter il y a quelques décennies. Heureusement, aujourd’hui, des outils performants sont là pour vous aider. Il existe un grand nombre de solution sur le marché. Pour faire votre sélection, il est important de faire le point sur les fonctionnalités essentielles pour votre entreprise.
Guide pratique : découvrez nos 10 conseils pour mieux gérer les notes de frais
Notes de frais : tout savoir sur leur gestion
Comment gérer les notes de frais ?
Gérer les notes de frais nécessite précision et cohérence. Chaque dépense doit être clairement documentée et alignée avec la politique de gestion des frais professionnels de l’entreprise.
Le processus inclut la vérification des justificatifs et le remboursement conforme des dépenses légitimes. L’utilisation d’un système automatisé simplifie :
- l’envoi ;
- le suivi ;
- l’approbation des frais.
Cela permet de minimiser les erreurs et d’accélérer le remboursement. Pour une gestion efficace de ces dépenses, nous avons rédigé un guide complet sur comment faire des notes de frais.
Qui gère les notes de frais dans une entreprise ?
Dans la plupart des entreprises, le département comptabilité coordonne la gestion des notes de frais, avec une implication directe des managers pour l’approbation initiale.
Certains outils, comme les SIRH, permettent une gestion intégrée, facilitant le processus pour tous les intervenants. Les flux de travail automatisés assurent une gestion transparente et efficace, depuis l’envoi de la note de frais jusqu’à l’approbation finale.
Quelles sont les étapes de la gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais s’articule autour de trois étapes clés, assurant l’intégrité et l’efficacité du processus.
Contrôler et vérifier la validité des notes de frais
La première étape consiste à examiner chaque note de frais soumise, en s’assurant de la conformité des dépenses avec la politique de l’entreprise.
Ensuite il faut vérifier les justificatifs pour garantir de ne rembourser que les dépenses légitimes.
Rembourser les notes de frais
Une fois approuvées, les dépenses sont prêtes pour remboursement. Les entreprises s’efforcent d’exécuter les remboursements de manière rapide et précise, souvent en utilisant des systèmes automatisés pour éviter les retards et maintenir la satisfaction des employés.
Traiter comptablement les frais
La dernière étape implique l’enregistrement comptable des dépenses remboursées. Cette intégration assure la traçabilité des flux financiers et contribue à la précision des rapports financiers et des analyses budgétaires, facilitant ainsi la prise de décision stratégique.
Quels sont les différents types de notes de frais ?
Les notes de frais se catégorisent principalement en fonction de la nature des dépenses engagées. Chaque catégorie a ses spécificités et règles de gestion.
Les frais de transport et d’hébergement
Ces frais incluent les coûts liés aux déplacements professionnels tels que :
- les billets d’avion ;
- les billets de train ;
- les frais de location de véhicule ;
- les dépenses d’hébergement.
Les frais de restauration
Les frais de restauration couvrent les dépenses pour les repas lors des voyages d’affaires ou des réunions externes.
Les entreprises établissent souvent des plafonds de dépense pour ces frais, en fonction des circonstances du repas (déjeuner d’affaire ou repas en mission).
Les autres frais
Cette catégorie regroupe diverses dépenses telles que :
- les fournitures de bureau achetées en déplacement ;
- les frais de stationnement ;
- les petits achats imprévus ;
- etc.
Même si leur montant reste modeste, une gestion rigoureuse et des directives claires sont cruciales pour contrôler ces dépenses et éviter les abus.
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