Une étude de la Global Business Travel Association parue en octobre 2015 dresse un panorama mondial des pratiques de gestion des notes de frais. Cette étude est émaillée de statistiques très intéressantes sur les processus en vigueur dans les entreprises : le taux d’équipement en logiciels de gestion des notes de frais, la diffusion des pratiques de dématérialisation des justificatifs, etc.
Le coût de traitement d’une note de frais en 5 chiffres
- Le temps de traitement d’une note de frais est estimé à 20 minutes
- 19% des notes de frais comportent des erreurs
- Une erreur sur une note de frais entraîne 18 min de retraitement et coûte 48€ supplémentaires
- 81% des reçus seraient encore au format papier
- Le coût de traitement moyen d’une note de frais (sur une nuit d’hôtel) s’élèverait à 53 €
Traduisons-le en coût salarial : 53 € pour 20 minutes de temps de traitement, cela représente un taux horaire de 159 €. Avec une hypothèse de 1 600 heures travaillées par an, des charges sociales et des frais généraux représentant 50% du coût total, cela correspond à un très confortable salaire brut annuel de 127 000 €…
Par ailleurs, sur un échantillon de près de 50 000 nuitées, nous avons relevé qu’une nuit d’hôtel déclarée en note de frais en France coûte 91,70 €.
Le coût de gestion représenterait alors plus de la moitié de la note de frais. L’estimation n’est donc pas très crédible.
Il n’est pas impossible que certaines des entreprises sondées aient inclus le prix de la chambre d’hôtel dans leur estimation du coût. Ces 53 € ne représenteraient alors pas uniquement des coûts de traitement.
Quel est l'intérêt de calculer le coût de traitement d'une note de frais ?
L’estimation des coûts de traitement des notes de frais permet :
- d’identifier les sources d’économies à réaliser sur les coûts directs et indirects,
- d’optimiser les processus de gestion administrative de l’entreprise,
- d’évaluer le ROI escompté d’un logiciel de note de frais ou d’un projet de conduite du changement.
Pour obtenir une estimation précise, nous recommandons d’adopter une approche holistique en listant l’ensemble des tâches liées à la gestion des notes de frais et d’évaluer le temps qui y est consacré :
- la collecte des dépenses et des justificatifs,
- la saisie de la demande par le collaborateur, la validation par le manager, le contrôle par le comptable,
- la saisie en comptabilité, le remboursement du collaborateur,
- le calcul des indemnités kilométriques,
- le décompte des titres restaurant
- etc.
Comment réduire les coûts de gestion des notes de frais ?
Il est possible de mener plusieurs actions pour réduire le coût de traitement des notes de frais :
- définir une politique de dépenses claire pour informer les salariés des types de frais autorisés et des plafonds de remboursement des dépenses engagées,
- améliorer l’expérience des collaborateurs,
- dématérialiser la collecte des justificatifs,
- automatiser le calcul des indemnités kilométriques,
- avancer les fonds aux collaborateurs à l’aide de cartes bancaires d’entreprises,
- etc.
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