A l’issue d’un grand oral réussi, commence la phase de « onboarding ». Cette période de 4 mois est entièrement consacrée à l’accompagnement du nouveau Luccasien dans sa prise de poste.
Voici donc, façon checklist, comment se déroule le processus de onboarding mis en place chez Lucca. Nous vous le partageons avec plaisir. En bonus, la liste complète des tâches est téléchargeable à la fin du billet.
1. Régler la paperasserie administrative avant le jour J
Dès l’annonce de la bonne nouvelle, un email de bienvenue est envoyé au futur Luccasien. Il contient un formulaire permettant de renseigner les informations nécessaires à la formalisation du contrat de travail, la gestion de la paie, de la mutuelle et à la création de l’utilisateur dans les différents systèmes d’information (identité, RIB, situation familiale…)
2. Informer les personnes concernées par cette arrivée
Commander un PC, un badge d’accès, préparer les formations, organiser l’arrivée, le onboarding de Lucca compte plus de 50 tâches paramétrées dans Poplee. Chaque service ou responsable concerné est notifié automatiquement lorsqu’il doit les réaliser.
3. Communiquer l’information aux autres Luccasiens
Les données renseignées dans le formulaire remontent dans notre « home », permettant ainsi d’informer tout le monde des prochaines arrivées. Une communication plus détaillée est aussi généralement prévue par le manager.
4. Soigner l’impression du premier jour
Le premier jour, tout est fait pour que le nouveau Luccasien se sente accueilli :
- Welcome Pack (T-shirt, totebag, carnet …), matériel, identifiants de connexion attendent le nouveau Luccasien à son poste.
- Visite des locaux
- Déjeuner d’équipe qui généralement ne se limite pas à l’équipe… les tablées de 15 ne sont pas rares.
Ces attentions sont très appréciées de nos dernières recrues :
« Le bureau, fournitures, mails et PC étaient prêts à mon arrivée donc on se sent attendue ! »
Joséphine, arrivée le 23 avril
« Le formulaire est facile et hyper rapide à remplir. C’est ça de moins à faire les premiers jours (ce genre de choses traînent toujours) ce qui permet d’être tout de suite avec l’équipe. »
Lucie, arrivée le 6 mai
5. Former le plus possible
En plus du parcours de formations lié au poste lui-même, chaque nouveau Luccasien réalise un rallye découverte des autres services.
« L’organisation de notre formation était parfaite. Tous les rendez-vous étaient dans notre agenda lors de notre semaine parisienne et nous avons été très bien accueillis par toutes les équipes ! »
Adeline, arrivée le 1er avril
Même avec une croissance forte des effectifs, notre PDG Gilles Satgé continue de recevoir les nouvelles recrues pour le traditionnel « mot du président », l’occasion de présenter l’histoire, la vision et la stratégie Lucca.
6. Accompagner tout au long de la période d’essai
Selon les profils recrutés, le nouvel arrivant est accompagné par un parrain, et/ou un coach. Le parrain est là pour répondre aux questions relatives au fonctionnement de Lucca. Le coach a, quant à lui, un rôle d’accompagnement dans la montée en compétence sur le poste.
4 rendez-vous (1 par mois) sont organisés avec le manager pour s’assurer du bon déroulement de l’intégration, mais aussi avec la DRH pour qui le contact est important lors de la période d’essai.
« Je tiens à ces rendez-vous, cela me permet de prendre la température sur l’intégration et d’éviter une rupture de la période d’essai sans que je ne sache pourquoi. »
Manon, DRH Lucca
La liste des tâches du onboarding Lucca est à votre disposition. Pour la télécharger, cliquez sur le lien suivant : Tâches Onboarding Lucca.
