Bien que la pratique des entretiens annuels en Europe remonte aux années 80, les solutions de gestion ne sont apparues que récemment sur le marché…. et en masse. En fonction de votre politique RH, de votre organisation et de vos méthodes de management, toutes les fonctionnalités ne vous sont pas nécessairement utiles. En revanche,  vous avez besoin de gérer vos campagnes dans un temps défini, être en mesure de suivre son avancement et de proposer un processus simple et engageant pour vos collaborateurs.

Pour vous aider à choisir votre solution de gestion des entretiens, voici trois points d’attention sur lesquels vous ne devez pas transiger.

Le confort d’utilisation oui, mais d’abord  pour ceux qui réalisent les entretiens individuels

Les entretiens sous format Word ou Excel posent de sérieuses contraintes en termes d’usage, que ce soit côté utilisateur ou RH.  Un outil logiciel ne rendra pas l’exercice plus facile mais éliminera assurément la lourdeur liée à la procédure, à condition toutefois que l’interface soit pensée pour l’utilisateur final.

La qualité de l’entretien repose essentiellement sur une bonne préparation des deux parties, autant en faciliter les conditions. Vérifiez donc que le logiciel sélectionné permette: 

  • d’enregistrer et de reprendre ultérieurement le remplissage du formulaire une version web responsive accessible depuis un PC, une tablette ou un mobile. Les arguments arrivent parfois en dehors des horaires de travail;
  • que vos managers accèdent facilement aux historiques des entretiens surtout si vous multipliez les rencontres collaborateurs/managers : feedbacks, revues d’objectifs trimestriels, revue de fin de mission ou projet…. Ils ont autre chose à faire que de rechercher les comptes-rendus d’entretiens de l’année dernière.

Une solution qui vous offre une vraie visibilité opérationnelle

Seuls deux types d’entretiens sont obligatoires : les entretiens professionnels et les entretiens forfaits jours. Toutefois, la plupart des entreprises réalisent également des entretiens d’évaluation une fois par an. Pour les RH, ce sont donc minimum 3 campagnes à gérer régulièrement. 

Or, selon une étude menée par Lucca, 55% des DRH ne récupèrent jamais l’ensemble des grilles d’entretien complétées. Sans vue globale sur l’avancement de vos campagnes, difficile d’intervenir au bon moment et auprès de la bonne personne. 

Exigez qu’un maximum d’actions soient possibles depuis le tableau de bord: relancer les collaborateurs et les managers qui n’ont pas préparé leurs entretiens, ceux qui ne valident pas l’évaluation, être alertés sur les profils à risque… Assurez-vous donc de pouvoir accéder facilement aux informations clés : non réalisé, en cours, terminé, les attentes d’approbation, les réserves.

Une meilleure façon de gérer les objectifs collectifs et individuels 

Traditionnellement le manager fixe les objectifs, organise des points d’avancement et  éventuellement impose de nouveaux objectifs en fonction de nouveaux besoins opérationnels. Le collaborateur exécute et rend des comptes sur l’atteinte des résultats. 

Cette vision du management n’est épanouissante ni pour vos collaborateurs, ni pour vos  managers qui attendent de leurs équipes un réel engagement. Il est évidemment plus responsabilisant d’être très largement impliqué dans la gestion de ses propres objectifs.

Le suivi des objectifs est un indicateur de performance intéressant mais il doit surtout être l’occasion pour le manager et le collaborateur d’être dans un flot continu de discussions. Si vous êtes dans un mode management collaboratif, assurez-vous que vos collaborateurs puissent  mettre à jour l’avancée de ses réalisations et alerter sur l’atteignabilité de ses objectifs. 

En libérant vos équipes d’un processus lourd, vous créez les conditions favorables à une meilleure qualité d’entretiens. Pour en avoir le cœur net, n’hésitez pas à tester vous-même les solutions en prenant le temps d’explorer toutes les fonctionnalités de l’outil. 

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