Promulguée en mars 2014 et entrée en vigueur le 1er janvier 2015, la loi sur la réforme de la formation professionnelle a notamment rendu obligatoire l’entretien professionnel. Voyons en détail de quoi il s’agit précisément.

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En quoi l’entretien professionnel consiste-t-il et qui est concerné ?

Auparavant, un salarié avait, au mieux, le droit à des bilans d’étapes et de deuxième partie de carrière. Dorénavant, grâce à la rénovation de la loi sur la formation professionnelle, un entretien formalisé devient obligatoire tous les 2 ans.

Il permettra de faire le point sur les compétences et les perspectives d’évolution de carrière afin d’évaluer les besoins en formation des salariés. Cet entretien doit aboutir à la mise en place d’actions en lien à la fois avec les objectifs personnels des salariés et la stratégie de l’entreprise : action de formation, progression salariale et/ou de carrière, certification des connaissances (ou VAE – validation des acquis de l’expérience).

Ajouté à cet entretien professionnel, un bilan qui aura lieu tous les 6 ans, lui aussi obligatoire, servira à faire un état des lieux des 6 années écoulées, reprenant le parcours du salarié dans l’entreprise et vérifiant que celui-ci cadrait avec les dynamiques d’évolution définies lors des entretiens biennaux (y’a-t-il eu au moins une action de formation ? le salarié a-t-il progressé professionnellement ? validation des acquis par l’expérience ?)

Attention, l’entretien professionnel obligatoire ne remplace pas l’entretien d’évaluation annuel (aussi appelé entretien de performance ou entretien d’objectifs, selon les employeurs). Il prend néanmoins la place des bilans d’étapes et de l’entretien de deuxième partie de carrière. Il est donc nécessaire, amis employeurs, de bien faire le distinguo entre l’entretien professionnel obligatoire et les autres entretiens prévus par l’entreprise.

Quand l’entretien doit-il être organisé ?

Un entretien professionnel doit être réalisé a minima tous les 2 ans. Ce sont tous les salariés ayant au moins 2 ans d’ancienneté dans l’entreprise qui sont concernés et ce, quelle que soit la nature de leur contrat, c’est-à-dire que les jeunes salariés en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage doivent aussi avoir leurs entretiens professionnels.

Il concerne également les salariés reprenant leur activité professionnelle après un arrêt de longue durée tels que le sont le congé maternité, le congé parental, le congé d’adoption, le congé de soutien familial, l’arrêt longue maladie mais aussi pour un retour de CIF, de mandat syndical ou d’une période de mobilité volontaire sécurisée.

Il ne s’agit pas ici d’évaluer les performances du salarié ou de vérifier que ses objectifs sont atteints. Non, c’est d’un échange dont il s’agit, une discussion ouverte entre le l’employeur et l’employé permettant de faire un bilan des 2 années écoulées. L’employé peut d’ailleurs tout à fait demander à ce moment un bilan de compétences afin de situer au mieux sa place dans l’entreprise. L’employeur doit quant à lui informer son salarié sur les possibilités d’évolution qui peuvent exister pour lui, la stratégie et les besoins de l’entreprise, et la mise en œuvre possible d’un plan de formation.

Quelles sont les formalités à respecter ? Comment se prépare et se déroule l’entretien ?

Il sera précisé par écrit à chaque nouveau salarié, que ce soit dans un livret d’accueil ou dans son contrat de travail, qu’il bénéficiera d’un entretien professionnel dans un délai de 2 ans.

Il est indispensable de préparer l’entretien professionnel et de suivre quelques étapes :

  • Prévenir le salarié un mois au minimum avant la date de l’entretien.
  • Préparer un dossier relatant le parcours du salarié de l’entreprise (fiche de poste, formations déjà suivies, etc.).
  • Faire une liste des perspectives d’évolution à proposer au salarié.
  • Lister également par quel moyen (VAE, bilan de compétences, etc.) il est possible d’amener des axes de progression au salarié.
  • Se documenter sur les formations envisageables (délai, durée, financement, etc.)

L’entretien professionnel se déroulera sur le temps de travail du salarié et durera environ 2 heures, dont 30 minutes pour la rédaction en commun du compte rendu. Pour être efficace, l’entretien professionnel peut être structuré comme suit :

  • En premier lieu, l’employeur présente les objectifs de l’entretien professionnel au salarié tout en faisant un résumé rapide de l’éventuel entretien précédent.
  • L’employeur fait le point sur les 2 années écoulées au niveau des formations et/ou actions qui se sont déroulées.
  • L’employeur identifie ensuite les compétences qui sont maîtrisées et celles qui pourraient être développées en s’appuyant sur les missions actuelles et le parcours déjà effectué au sein de l’entreprise.
  • Les besoins et les projets de l’entreprise sur lesquels le salarié peut se positionner sont présentés.
  • L’employeur définit le projet professionnel de l’employé, il prend note de ses souhaits d’évolution ou de changement professionnel (question sur la mobilité, par exemple) et il repère les éventuels points bloquants afin de proposer des actions pour y remédier.
  • L’employeur esquisse les prémisses du plan d’action qui sera mis en place.
  • Enfin, cet entretien professionnel devra être formalisé dans un compte rendu écrit (de préférence signé des 2 parties pour éviter toute ambiguïté) dont un exemplaire sera remis au salarié et le second, au service des ressources humaines et ce, dans la semaine suivant l’entretien. Il sera nécessaire d’informer l’employé des suites qui seront données à cet entretien et notamment, quelles actions seront mises en place.

bureau6Rappel : l’entretien professionnel n’est pas un entretien d’évaluation. Il n’a pas pour but de juger du travail accompli et ne sert pas à négocier le salaire. Il doit permettre d’élaborer un plan d’action en lien avec la stratégie de l’entreprise et  l’employabilité du salarié.

Et si le salarié refuse cet entretien professionnel ?

Bien qu’obligatoire pour l’employeur, l’employé peut, lui, tout à fait refuser de se présenter au rendez-vous convenu pour l’entretien professionnel.

Par contre, dans ce cas, il est préférable de prendre acte de ce refus. Un courrier remis contre décharge ou en envoi recommandé avec accusé de réception permettra à l’employeur de justifier officiellement du pourquoi de la non-tenue de cet entretien et d’éviter ainsi les risques de sanctions auxquelles il pourrait alors être confronté.

Quelles sont les sanctions si votre entreprise ne respecte pas ces entretiens ?

L’entretien professionnel est désormais une obligation, quelle que soit la taille de l’entreprise. Les premiers d’entre eux devront avoir été réalisés en mars 2016 au plus tard.

La loi sera intransigeante : si l’employeur n’a pas tenu les entretiens et n’a pas proposé au minimum 2 actions d’évolution (VAE, formation,etc.), il devra ajouter 100 heures dans le compteur de formation du salarié concerné (130 heures pour les collaborateurs à temps partiel). Financièrement parlant, quand on sait que l’heure de CPF (le Compte Personnel de Formation) est estimée à 30 €, cela équivaut à des amendes de 3 000 ou 3 900 €, pouvant être doublées si l’entreprise ne s’acquitte pas de cette pénalité, et qui doivent être versées directement à l’OPCA. Pénalités que l’on multiplie bien évidemment par le nombre de salariés concernés. La facture peut donc rapidement être excessivement salée ! Et à défaut de versement, le Trésor Public sera en mesure de mettre en demeure l’entreprise de s’acquitter du paiement de ce montant, majoré de 100%.

Les premières sanctions ne seront mise en œuvre qu’entre mars 2020 et mars 2022, soit 6 ans après la date la plus tardive possible du 1er entretien professionnel. Il faut néanmoins savoir que toute absence d’entretien pourrait être considérée comme discriminatoire et donc caractériser une faute de l’employeur devant un tribunal des prud’hommes, par exemple.

À retenir :

  • L’entretien professionnel est obligatoire tous les 2 ans.
  • Il est distinct de l’entretien d’évaluation annuel.
  • Il s’agit d’un bilan de parcours, d’une discussion sur les objectifs de l’entreprise et non pas d’une évaluation de performances.
  • Des sanctions financières sont prévues si ces entretiens ne sont pas effectués.