Le contrôle des notes de frais est une tâche fastidieuse. Il est donc tentant de ne contrôler qu’une partie de ces frais.

Dans le cadre d’une analyse auprès de 673 sociétés, nous avons constaté que seulement 62 % des notes de frais étaient contrôlées dans le détail. Puisque vous ne contrôlez probablement pas exhaustivement les notes de frais de vos collaborateurs, assurez-vous que vous vous concentrez sur celles où le risque d’erreur et de fraude est élevé.

Voici une méthode éprouvée qui vous permettra de contrôler uniquement la moitié des notes de frais sans perdre en qualité.

Conseil 1 : identifiez les dépenses irrégulières

Nous avons observé qu’environ 10 % des notes de frais contiennent des dépenses suspectes, mais il n’est pas toujours aisé de les détecter.

Un logiciel de gestion des notes de frais mettra automatiquement en avant ces dépenses, vous faisant gagner un temps précieux. Il existe tout de même quelques astuces pour détecter certains écarts « à la main » sans y passer trop de temps.

  • Vérifiez en priorité les dépenses qui dépassent largement vos règles d’engagement, même si vous ne les remboursez qu’à hauteur du plafond. Si vous autorisez des dîners à 30 euros, il y a beaucoup plus de risque de fraude sur une dépense à 60 euros que sur une dépense à 32 euros : au restaurant, certains sont tentés de prendre une facturette plus chère sur la table d’à-côté.
  • Pour les dépenses réalisées le week-end ou les jours fériés, la simple présence d’un commentaire du salarié suggère que la dépense est légitime : le collaborateur n’essaie pas de la faire passer en douce.
  • Les frais kilométriques sont non seulement les plus difficiles à contrôler à la main, mais malheureusement aussi ceux que l’Urssaf épluche de plus près. Si vous suivez vos notes de frais sur Excel, exigez de vos collaborateurs qu’ils justifient leur trajet avec un lien vers Google Maps.
  • Si une note de frais contient une dépense datée de plusieurs mois, vérifiez qu’elle n’a pas déjà été déclarée par le passé sans que le collaborateur ne joigne le justificatif.

Conseil 2 : fixez un seuil au delà duquel toutes les notes de frais doivent être contrôlées.

73 % des frais sont engagés par seulement 20 % des collaborateurs. S’il y a des erreurs ou de la fraude, elles seront proportionnellement plus importantes chez vos collaborateurs plus prodigues. Mieux vaut passer du temps à s’assurer que les plus dépensiers respectent les règles que de traquer quelques euros suspects sur un carnet de timbres d’un déclarant occasionnel.

Relevez les montants de toutes les notes de frais des 12 derniers mois et isolez les 30 % les plus chères. Le montant de la plus petite d’entre elles est le seuil à partir duquel nous vous conseillons de contrôler systématiquement les notes de frais.

Conseil 3 : sensibilisez les jeunes recrues

Contrôlez systématiquement les dépenses de vos nouveaux collaborateurs pour leur inculquer de bonnes habitudes.

En suivant de près leurs frais, vous pourrez les former sur les points de formalisme et les sensibiliser à la politique de frais et à l’importance d’établir des notes de frais propres :

  • renseigner correctement la TVA,
  • conserver les justificatifs en l’absence de système d’archivage légal, une déclaration sur l’honneur n’est acceptée qu’à titre exceptionnel,
  • ne pas confondre justificatif et reçu de carte bleue.

Bref, sensibilisez-les ! Vous serez bien plus tranquilles par la suite.

Conseil 4 : complétez vos contrôles par un tirage aléatoire

En contrôlant au hasard un cinquième des notes de frais qui sont déclarés chaque mois, vous aurez contrôlé, à la fin de l’année, 74 % de vos collaborateurs (pour peu qu’ils fassent en moyenne 6 notes de frais par an).

En cumulant ces 4 conseils, vous contrôlerez environ la moitié des notes de frais, sans augmenter significativement les risques d’erreurs ou de fraude.