Si certains la jugent inutile, la mise en place d’une politique de dépenses présente pourtant un avantage certain : celui d’encadrer les types de frais autorisés et les plafonds de remboursement des dépenses engagées par les collaborateurs. L’enjeu d’une politique de frais est avant tout d’éliminer les comportements abusifs. Aussi faut-il bien la concevoir pour qu’elle soit réellement efficace.

Voici les éléments clefs qui vous permettront de définir une politique de dépenses cohérente avec le fonctionnement de votre entreprise.

Segmenter les populations par métier

Tous vos salariés ne seront pas amenés à engager des frais au nom de l’entreprise. Cependant, ceux qui le seront n’auront pas nécessairement les mêmes types de dépenses. 

Ces dernières dépendent en effet du poste occupé. Un directeur commercial aura par exemple des frais récurrents liés à des déplacements professionnels (repas, transports…), là où un employé administratif pourra faire des achats occasionnels de fournitures ou de bordereaux d’expéditions.

Segmentez les différentes populations de votre effectif par poste et spécifiez pour chacune les dépenses autorisées. Au delà de faire la distinction entre un technicien et un commercial, vous pouvez également envisager des sous familles selon le grade des salariés. Par exemple, dans la famille des commerciaux, vous pouvez distinguer les plafonds autorisés pour un directeur commercial, un commercial itinérant, ou encore un commercial sédentaire.

Vous pourrez aller plus loin avec un outil de gestion des notes de frais en empêchant par exemple la saisie de certaines dépenses selon le poste occupé par les salariés.

 

Prôner l’équité

Assurez-vous cependant d’attribuer les mêmes règles à des collaborateurs ayant les mêmes fonctions. Il n’est en effet pas rare de voir des commerciaux bénéficier de règles de dépenses individuelles dans une même entreprise, plus ou moins favorables selon les cas. Cette pratique est à proscrire pour simplifier la gestion des notes de frais par le service comptable et ne pas créer inutilement de situations conflictuelles. 

 

Définir des plafonds pour des dépenses spécifiques

Une politique de frais n’a d’intérêt que si elle vous permet d’éliminer les mauvaises pratiques et facilite vos opérations de contrôle. En somme, elle sert à limiter le montant des dépenses qui peuvent susciter des comportements dispendieux de la part de certains collaborateurs. 

 

Le cas des repas d’affaires 

Les repas d’affaires correspondent à plus du quart des frais engagés par les salariés. Si vous ne deviez définir qu’un seul plafond, ce serait sur ce type de dépenses. 

Regardez votre historique de notes de frais, calculez la moyenne des dépenses et placez votre plafond de remboursement à 1,5 fois cette moyenne. On estime à 15,95 euros le montant moyen engagé par collaborateur et par repas en France. Placez votre plafond à 23 euros. Au delà de cette somme le salarié ne sera remboursé du montant restant, ce qui préviendra les comportements dispendieux.

En appliquant cette règle, vous économiserez jusqu’à 16% des dépenses sur ce poste.

 

La question des frais de déplacements professionnels 

Les dépenses liées à des déplacements professionnels peuvent également être soumises à des règles “qualitatives” telles que la sélection d’un hôtel 2 étoiles plutôt qu’un 5 étoiles, ou d’un billet de train en 2nde classe plutôt qu’en 1ere classe. 

Nous vous recommandons cependant d’appliquer principalement des règles quantitatives aux frais de transports. En effet, il n’est désormais plus anecdotique de trouver des billets de train en 1ere classe au tarif de de la seconde, ou des chambres d’hôtel 3 étoiles à des prix défiants toute concurrence. 

Le remboursement d’un billet de train aller-retour peut par exemple être plafonné à un montant de 100 € sur un trajet donné. Si le salarié dépasse cette somme, un contrôle sera nécessaire pour soit relever le plafond pour “circonstances exceptionnelles”, soit refuser le remboursement du montant dépassant le plafond.