Conserver les tickets et factures papier n’est plus indispensable à une bonne gestion des notes de frais. Les justificatifs numérisés sont désormais opposables à l’Urssaf ou à l’administration fiscale en cas de contrôle. Il est pour cela nécessaire de faire les choses méthodiquement.

Depuis le 31 mars 2017, l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales autorise la mise à la corbeille des justificatifs sur support papier pour la gestion des notes de frais. Encore faut-il organiser la dématérialisation et l’archivage à valeur probante des factures dans les règles de l’art. 

1. Numériser les justificatifs de notes de frais

Le justificatif de frais papier doit être numérisé de manière à ce qu’il soit strictement identique à l’original : pas de flou, pas de recadrage, pas de filtre, pas de modification des couleurs… Un appareil photo intégré à un smartphone ou un scanner récent fournissent la résolution requise. Aucune retouche d’image ne doit ensuite avoir lieu.

> Quel dispositif utiliser ? On a détaillé le sujet dans un article dédié.

2. Enregistrer les documents au format PDF

Les justificatifs sur support numérique doivent impérativement être enregistrés au format PDF, sans compression des images.

3. Horodater et sceller les fichiers

Il convient ensuite de sceller les documents. Cette étape permet de les dater et de garantir qu’ils ne seront pas modifiés. Deux principales méthodes sont disponibles :

  • La signature électronique, apposée par une personne physique mandatée à cet effet, telle que votre responsable comptable.
  • Le cachet serveur, qui est l’équivalent de la signature électronique pour les personnes morales.

Quelle que soit la méthode, le scellement est une opération cryptographique qui requiert un certificat électronique pour identifier la personne physique ou morale. À la différence de la signature électronique, le cachet serveur permet d’automatiser cette étape.

4. Faire appel à une autorité de certification

L’apposition d’une signature électronique ou d’un cachet serveur nécessite l’intervention d’une autorité de certification habilitée à délivrer des certificats électroniques.

La procédure de scellement est effectuée au moyen d’une plate-forme d’apposition de signature ou d’un cachet serveur fourni par cette autorité de certification.

Du fait du rôle joué par ce tiers de confiance, la dématérialisation des notes de frais ne peut pas être réalisée intégralement en interne.

> Il existe deux normes pour évaluer une autorité de certification. On a approfondi la question dans un nouvel article.

5. Sécuriser le stockage des archives

L’archivage des justificatifs de note de frais est une problématique distincte du scellement et ne nécessite pas de passer par un tiers de confiance.

Les conditions de stockage doivent prévenir de toute perte ou dégradation des fichiers pendant la durée légale de conservation. Cela passe notamment par la réalisation de copies de sauvegarde sur des sites distants, un accès restreint aux fichiers et à leurs copies, ainsi qu’un contrôle d’accès aux serveurs physiques.

> Quelles sont les conditions d’un stockage sécurisé ? On a préparé un article pour vous livrer toutes les précisions.

Le processus de dématérialisation des justificatifs papier peut être réalisé par l’entreprise elle-même. Seul le recours à un tiers de confiance pour l’obtention du certificat et le scellement est incontournable. Cependant, les différentes étapes n’étant pas techniquement à la portée de toutes les entreprises, le Livre des procédures fiscales prévoit qu’elles puissent être confiées, totalement ou en partie, à un prestataire spécialisé.

NB: L’arrêté du 23 mai 2019 est venu harmoniser les exigences de l’administration fiscale et de l’Urssaf pour éviter toute jurisprudence entre les deux administrations.

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