Le marché des logiciels de gestion des notes de frais pullule de solutions. Suivant le contexte dans lequel évolue votre entreprise, certaines fonctionnalités auront plus ou moins d’importance mais les objectifs restent les mêmes : mieux contrôler ce que vous allez rembourser, simplifier le traitement des pièces par les services RH ou comptables, mais également alléger vos collaborateurs de cette corvée récurrente.

Afin de vous aider à choisir une solution, voici une compilation de 5 fonctionnalités sur lesquelles vous ne devez pas faire l’impasse.

1. Choisissez un logiciel de gestion en pensant à ceux qui vont l’utiliser

Si vous êtes à la recherche d’une solution pour les notes de frais, vous êtes probablement dirigeant d’entreprise, DAF, DRH ou chef comptable. Vous avez donc pleinement conscience du temps gâché par le suivi administratif des notes de frais. N’oubliez toutefois pas que le plus gros de l’énergie engloutie par les notes de frais est fournie par les déclarants eux-mêmes.

Il vous faut donc sélectionner un logiciel qui sera tout aussi agréable à l’usage par les utilisateurs finaux que par les administratifs. Pour évaluer cela, commencez par vérifier que la solution que vous étudiez :

  • Dispose d’une application mobile. Par essence, les notes de frais se font en situation de mobilité : un éditeur qui ne dispose pas d’une application mobile n’a probablement pas assez mis l’accent sur le confort d’utilisation.
  • Permet de créer rapidement une dépense. Essayez par vous-même ou impliquez un collaborateur déclarant beaucoup de frais pour vérifier que la saisie ne soit pas laborieuse.
  • Est très intuitive. Vous n’avez pas eu à former vos salariés pour remplir des notes de frais sur papier ou sur Excel, il n’y a pas de raison que ce soit différent avec un logiciel dédié.

Ne vous limitez pas à une démonstration guidée par un commercial pour vérifier que la solution est réellement simple à utiliser. Les éditeurs de logiciels confiants de l’ergonomie de leur solution n’hésiteront pas à vous fournir un espace de démonstration. Prenez le temps de l’explorer, le jeu en vaut la chandelle.

2. Une bonne solution de notes de frais automatise les tâches les plus pénibles

La gestion des notes de frais requiert de nombreux contrôles sur les dépenses déclarées. Heureusement, la majorité de ceux-ci peuvent être automatisés. Vous pourrez simplifier radicalement votre processus de gestion des notes de frais si le logiciel que vous retenez permet :

  • De définir des règles de plafonnement suivant le type de frais. Si tous vos salariés ne sont pas soumis aux mêmes règles, il faut que l’outil vous permette de gérer des profils spécifiques pour vos différentes populations d’utilisateurs (sans vous imposer de le gérer salarié par salarié, ce qui serait fastidieux).
  • D’automatiser le calcul des indemnités kilométriques. Il y a deux volets à cette problématique : la saisie des distances parcourues doit pouvoir être contrainte (par exemple en laissant une solution de cartographie calculer les trajets) et le calcul du montant remboursable doit pouvoir s’effectuer automatiquement en fonction de votre barème kilométriques, y compris ses changements en cours d’année.
  • La vérification automatique de la TVA déductible. Les notes de frais représentent une manne de TVA récupérable non négligeable : votre logiciel doit permettre de la récupérer simplement et de vérifier sa cohérence avant de la déverser en comptabilité.

Il existe d’autres types d’automatismes qui pourront éventuellement vous concerner : synchronisation des utilisateurs avec d’autres briques de votre système d’informations (votre paie par exemple), administration des imputations analytiques de concert avec la comptabilité ou une gestion d’affaires, etc. La régularisation des tickets restaurant est également un automatisme précieux, mais qui nécessite de connaître exactement les jours travaillés des collaborateurs (il faut alors que la solution de notes de frais soit couplée avec un logiciel de gestion des congés).

3. Contrôlez en optant pour la dématérialisation des justificatifs de frais

En France, le sujet de la dématérialisation des reçus de frais a définitivement été entériné avec l’arrêté du 23 mai 2019 relatif à l’application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale. Les exigences de l’Urssaf concernant les les règles de dématérialisation des justificatifs de notes de frais sont désormais les mêmes que celles du Fisc.

Cette avancée légale offre aux entreprises des avantages non négligeables :

  • Les justificatifs dématérialisés n’ont pas la mauvaise habitude de s’effacer, contrairement aux reçus issus d’imprimantes thermiques… Qui constituent la quasi-totalité des justificatifs de restaurant, presque 40% de tous les reçus.
  • Le contrôle des dépenses est grandement simplifié lorsqu’un justificatif numérique est rattaché à la dépense. Idéalement, les reçus doivent être rattachés directement à chaque dépense : si vous devez rechercher le justificatif au sein d’un scan en contenant plusieurs, l’intérêt et tout de suite plus limité.

4. Ne passez pas d’écritures comptables manuellement, exportez-les

Les notes de frais doivent être injectées dans votre comptabilité. Veillez à ce que la solution que vous utilisez soit à même d’exporter des écritures comptables en bonne et due forme dans votre logiciel de comptabilité, en respectant votre plan comptable général, la nomenclature des tiers salariés et le cas échéant vos imputations analytiques.

Si vous utilisez le logiciel pour mettre en paiement les notes de frais, vous gagnerez du temps s’il vous est également possible d’exporter les écritures de paiement. Il en va de même pour la gestion des avances sur frais, ponctuelles voire permanentes.

5. Préférez un outil flexible, que vous pourrez paramétrer en totale autonomie

Ce point est le corollaire du premier, à savoir que l’outil doit être exploitable par tous ses utilisateurs. Les administrateurs, comptables et les RH sont des utilisateurs comme les autres !

Naturellement, il vous faut pouvoir réaliser les opérations d’administration courantes par vous-même, telles que les entrées et sorties de personnel et l’ajout de sections analytiques. Au fur et à mesure, de nouveaux besoins liés à la gestion des frais vont apparaître dans votre société : peut-être allez-vous modifier vos règles d’engagement de dépenses, revoir votre comptabilité analytique, ou encore ajouter de nouveaux types de frais (avec les comptes de charge correspondants).

Ces problématiques d’ajustement de paramétrage ne sont pas si rares : il ne faudrait pas que les travaux d’ergonomie de l’éditeur se soient arrêtés aux interfaces dédiées aux déclarants…

Veillez à ce que les ajustements soient aisés et étudiez la politique de support client de l’éditeur ou de l’intégrateur, au risque de vous retrouver avec des factures de prestations complémentaires impromptues. Déterminez également quels sont les modules de l’application qui ne seraient pas inclus dans l’offre à laquelle vous comptez souscrire.

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