Voici les principaux enseignements sur l’utilisation d’un logiciel de notes de frais collectés par l’éditeur Lucca entre juin et novembre 2016 à partir d’un échantillon de 300 entreprises.

Un temps de traitement inférieur à 15 minutes

Un salarié met en moyenne 7 min 20 s pour gérer ses frais du mois : saisie des dépenses, suivi des remboursements, corrections… Contre 20 min pour une note de frais papier ou sur Excel 1.

Un manager prend moins de 3 minutes pour analyser une note de frais avant de la valider.

Les services administratifs prennent 1 minute 40 pour la contrôler lorsqu’ils procèdent par échantillonnage, c’est-à-dire en ciblant leur contrôle. Pour un pointage exhaustif, compter 3 minutes 40 par note de frais.

Source : étude HRS et fondation GBTA de 2015

Un délai d’approbation médian inférieur à la journée

Un quart des notes de frais sont approuvées en moins de deux heures, la moitié en moins d’un jour et les trois quarts en moins de 5 jours.

Pour ce qui est du délai de remboursement, la moyenne s’établit à 16 jours et demi entre la déclaration et l’ordre de virement bancaire.

La gestion des notes de frais se fait au fil de l’eau

Malgré un pic d’activité sur la 1re semaine du mois, avec 32 % des déclarations et 40 % des approbations de notes de frais, la majorité des utilisateurs déclare ses dépenses peu après les avoir effectuées.

Cela permet aux services comptable et RH de mieux répartir la charge de traitement des notes de frais. À titre d’exemple, Guillaume, comptable chez Harvest, indique que, grâce à sa solution de notes de frais, il est passé à une mise en paiement et une comptabilisation hebdomadaires, au lieu de mensuels.

Les circuits d’approbation comportent deux étapes

Les notes de frais sont généralement validées par un seul responsable hiérarchique, avant d’être soumises au contrôle du service comptabilité ou RH.

Seulement 5,8% des notes de frais sont validées par deux managers ou plus.

Dans plus de deux tiers des cas, les managers se contentent de survoler les notes de frais.
Les responsables hiérarchiques ne s’attardent pas sur le détail de chaque dépense. 31 % des notes de frais sont validées sans même avoir été consultées : le manager se contente de visualiser le nom du déclarant et le montant total pour statuer.

Les RH et les comptables procèdent – à raison – par échantillonnage

Seule la moitié des notes de frais fait l’objet d’un pointage rigoureux par les services administratifs ; 30 % des notes de frais sont approuvées sans avoir été consultées.

Pourtant, il s’avère que seules 8 % des dépenses nécessitent effectivement une modification. Il s’agit, le plus souvent, de remédier à une mauvaise imputation analytique ou à une erreur de saisie, notamment sur la TVA.

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