Bienvenue sur Paccioli,  le magazine de Lucca, un media dans lequel nous abordons la transformation de votre métier avec humilité, sérieux et humour

Notes de frais

Le sandwich à 5 € : cette bizarrerie fiscale qui sème le trouble dans vos notes de frais

Temps de lecture : 2 minutes

Vos salariés en mission se nourrissent principalement de sandwichs à 5 euros. Vous saluez leur frugalité mais à chaque note de frais déclarée, vous devez reprendre manuellement la TVA… Comment gérer ces notes de frais ?

Certains prix en hors taxe sont théoriquement impossibles

Les boulangeries privilégient les prix arrondis à 10 centimes. C’est plus lisible et cela évite de s’embêter avec les pièces rouges. 5 € pour un sandwich, c’est donc classique. Sur ce prix cible de 5 €, le boulanger doit tout de même calculer le HT et la TVA (à 10 %) qu’il doit reverser au fisc. C’est là que le bât blesse.

S’il choisit un prix hors taxes de 4,54 €, alors le juste prix TTC est de :

 4,54 * 1,1 = 4,994, arrondi à 4,99 €.

Et pour un prix HT de 4,55 € :

4,55 * 1,1 = 5,005, arrondi à 5,01 €.

Il n’existe donc pas de montant hors taxes qui donne un montant TTC de 5,00 €.

Calculer et arrondir la TVA

C’est simple : TVA = HT x taux, arrondi à deux décimales.

En France, l’arrondi mathématique est de rigueur : 

  • Si le 3ème chiffre après la virgule est 5 ou plus, on arrondit au centime du dessus. 
  • Sinon, on passe au centime du dessous.

Si l’on respecte les règles d’arrondi fiscal et le fait que le centime est la plus petite unité monétaire, certains prix sont théoriquement impossibles.

Comment comptabiliser cette facture erronée ?

Nombre de commerçants partent du TTC, divisent par le taux de TVA et arrondissent à l’envers. Vous verrez donc fréquemment des factures à la TVA incorrecte dans les notes de frais. 

Vous avez deux façons de comptabiliser cette facture erronée :

1. La simplicité

Le TTC et la TVA mentionnés sur la facture permettent de déduire le montant HT (TTC-TVA) et d’ignorer l’erreur de calcul. 

Toutefois, l’affaire se complique si vous avez des factures avec plusieurs taux de TVA qui ne mentionnent pas les bases HT. D’autant que certains logiciels comptables contrôlent la cohérence entre le montant HT et la TVA et pourraient vous reprocher votre écart. 

2. L’orthodoxie fiscale

Pour reprendre notre exemple à 5 €, avec une TVA de 0,45 €, vous allez comptabiliser : 

  • Une TVA récupérable à 10% à 0,45 €. 
  • Un montant HT de 4,54 €, que vous passez en charge (assujettie à 10 % de TVA récupérable).
  • Le centime restant passe aussi en charge, mais non assujettie à TVA.
  • Et la contrepartie sur le compte de tiers du salarié.

Découper la charge en deux lignes sur des codes taxes séparés plaira au logiciel comptable le plus fondamentaliste.

La TVA annoncée sur la facture est de 0,46 € ? Rabotez-la à 0,45 €.

Vous ne vous ferez évidemment pas redresser si vous vous rendez complice de cette entorse au livre des procédures fiscales. De même, aucun commerçant ne finit au pilori pour cela.

Si ces calculs vous angoissent, sachez que certaines solutions de gestion des notes de frais réalisent automatiquement ce type de régularisation.

Articles similaires
Notes de frais
TVA sur les carburants : que peut-on récupérer ?
Notes de frais
Le barème de remboursement des frais kilométriques en 2021
Notes de frais
Les 10 règles d’or de la gestion des notes de frais
Notes de frais
Tout savoir sur la TVS (Taxe sur les véhicules de société) : calcul, barème 2021 et indemnités kilométriques