Temps de lecture : 2 minutes
Pour vous aider à choisir votre futur logiciel de gestion des congés, découvrez 7 fonctionnalités qui doivent apparaître dans votre cahier des charges. L’objectif : des collaborateurs, des managers et des professionnels RH… tous contents.
1. Une demande de congé en 3 clics
Premier incontournable : poser ses congés doit pouvoir se faire aisément dans son quotidien professionnel ou personnel. Une expérience « simple, intuitive et fonctionnelle », c’est concrètement un outil qui s’adopte sans avoir besoin de feuilleter un copieux guide d’utilisation.
2. Des compteurs en temps réel
Rien de plus épuisant que d’échanger par mail, ou dans le couloir, sur les jours de congés encore à prendre. Pas toujours sûr d’ailleurs que la personne interpellée sur le sujet ait la bonne réponse. Une mise à disposition des compteurs en temps réel aux salariés économise les neurones de tout le monde. Accéder au nombre de congés et de RTT, sur son smartphone, c’est pratique et même stylé.
3. Un seul lieu d'information et de gestion
Une interface doit aussi être un lieu d’information pour rappeler les droits aux congés, notamment pour les événements familiaux. Par exemple, côté bonnes nouvelles, un collaborateur a droit à 4 jours supplémentaires s’il se marie ou encore 1 journée s’il marie un de ses enfants. Un logiciel futé lui permet de télécharger le justificatif qui est directement archivé par le professionnel RH.
4. Un circuit de validation adapté
Un logiciel bien taillé pour l’entreprise s’adapte aux usages existants : le rôle des managers pour la validation, les relances et les notifications, ou encore le pré-remplissage de certains renseignements.
5. L'export des données vers la paie
Des compteurs à jour, c’est également précieux les gestionnaires de paie. Un export des données sur les congés au bon format évite l’étape de ressaisie, toujours risquée. Un décompte des tickets restaurant peut également se calculer automatiquement en fonction du nombre de jours de présence effective.
6. Le planning des absences
Visualiser qui sera là et à quelle date facilite grandement l’organisation du travail. Cela permet au manager d’arbitrer sur les congés à venir. Quant aux collaborateurs, ils sont informés dès leur espace d’accueil ou directement dans l’outil de messagerie, comme Slack, des salariés absents.
7. Une connexion avec le suivi des temps
Le décompte du temps de travail effectif se réalise a posteriori : toutes les heures travaillées pour les collaborateurs aux 35 heures par semaine, ou encore les journées et demi-journées pour les collaborateurs au forfait jours. Une connexion entre la gestion des temps et la gestion des congés permet de consolider les données, notamment les heures supplémentaires, avant l’envoi à la paie.
