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Congés et absences

COVID-19 : la gestion des congés et absences en période de confinement

Temps de lecture : 3 minutes

La crise du coronavirus et les mesures de confinement ont un impact direct sur l’activité des entreprises. Certaines sont pratiquement à l’arrêt, tandis que d’autres traversent un pic d’activité qui nécessite de revoir l’organisation du planning à court terme. 

Dans ce contexte, quelles sont les règles à adopter pour gérer les absences et les temps de présence dans votre entreprise ? Voici les réponses à trois questions devenues récurrentes dans les bureaux des services RH. 

Sommaire de l'article

Doit-on accepter les annulations de congés des collaborateurs ?

Fermeture des frontières, annulation de vols, mesures de confinement… Certains salariés vous demanderont de reporter des congés préalablement validés. 

L’employeur est libre de refuser ces demandes d’annulation ou de report. Il reste décisionnaire quant à la fixation des dates de congés. Bien que cette mesure soit impopulaire du point de vue des salariés, elle permet de compenser le ralentissement de l’activité. 

Conseil : Tenez compte de l’activité de vos salariés et adaptez les mesures. Pour les salariés dont la charge de travail est peu impactée par la crise, vous pouvez conserver la gestion habituelle et permettre les modifications de congés. Au contraire, l’entreprise a intérêt à limiter les annulations de congés pour les collaborateurs subissant une baisse de l’activité. Attention toutefois à ne pas créer de tension entre vos équipes. Chez Lucca, nous avons mis en place une mesure intermédiaire en permettant l’annulation de la moitié des congés déjà posés dans le futur, pour l’ensemble des collaborateurs.

Puis-je imposer des congés dans le contexte du confinement de la Covid-19 ?

Comme évoqué dans l’article  « L’employeur peut-il imposer les dates de congés ? », une entreprise a le droit d’imposer des congés à ses collaborateurs, à condition qu’elle les prévienne au moins un mois à l’avance. Des dispositions particulières peuvent être définies dans les conventions collectives ou accord d’entreprise.

Dans le cadre de la crise du Coronavirus et de la loi d’urgence sanitaire, le gouvernement a publié une ordonnance le 25 mars 2020 permettant à l’employeur d’imposer certains congés avec un délai de prévenance réduit à 1 jour franc (donc 2 jours avant le début de l’absence) :

  • Congés payés : dans la limite de  6 jours ouvrables déjà acquis, sous réserve d’obtenir un accord de branche ou d’entreprise ;
  • RTT / jours de repos prévus par les conventions de forfait / jours de repos affectés aux comptes épargnes temps : dans la limite de 10 jours.

Dans les deux cas les congés ne peuvent être imposés au-delà du 31 juin 2021.

Conseil : Imposer les congés aux collaborateurs est une mesure forte qui risque d’être impopulaire. Si vous l’envisagez, il est nécessaire de bien communiquer auprès des collaborateurs sur les raisons et les conséquences de votre choix. D’autres options peuvent également être considérées pour répondre à la baisse d’activité de l’entreprise : chômage partiel, arrêt de travail indemnisé pour les parents sans solution de garde …

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Puis-je annuler les congés des personnels essentiels dès maintenant ? Que faire en prévision de la levée du confinement ?

Pour répondre ou anticiper un pic d’activité, un employeur peut également décider d’annuler ou de reporter les congés de ses collaborateurs. Le salarié n’a pas la possibilité de refuser ce changement. 

Sans accord collectif, l’article L. 3141-16 du Code du travail stipule que les dates de départ ne peuvent pas être modifiées moins d’un mois avant la date prévue du départ en congés.

Vous pouvez anticiper la reprise d’activité en annulant les congés de vos employés. Vous n’êtes pas tenus d’indemniser les salariés qui auraient déjà réservé leurs vacances. Cependant, les conséquences d’une telle pratique sur le climat social n’est pas à prendre à la légère.

Conseil : Il est recommandé de proposer une indemnisation aux salariés qui auraient des frais inhérents à l’annulation ou au report de leurs congés. Vous pouvez a minima refuser systématiquement les nouvelles demandes portant sur de l’été si vous estimez qu’il vous faudra du monde sur le pont.

Comment faire si un salarié n’a pas pu poser l’intégralité de ses congés avant la fin de la période légale à cause de la Covid-19 ?

Certains accords collectifs ou de branche ont prévu des dispositions spécifiques pour les salariés placés en chômage partiel entre le 12 mars 2020 et le 31 juin 2021 et qui n’auraient pas pu poser l’intégralité de leurs jours de congés avant la fin de la période légale.

À titre exceptionnel, ces salariés ont la possibilité de :

  • placer ces jours sur un fonds de solidarité ;
  • monétiser les congés non pris pour compenser une perte de salaire suite à la mise en place de l’activité partielle.

Ces dispositions concernent uniquement les congés acquis et non pris de la 5ème semaine de congés annuels ainsi que les jours de repos conventionnels (RTT, jours de repos) dans la limite de 5 jours au total.

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