La variété des offres sur le marché des logiciels RH complexifie la prise de décision des entreprises. Comment construire son SIRH le plus intelligemment possible ? Comment comparer deux outils ? Se valent-ils tous ? Comment réussir la mise en place du SIRH dans son organisation ? Passons en revue les critères de choix pour être sûr de faire le bon choix.
Critère #1 : la couverture fonctionnelle du SIRH
Avant d’entamer votre tour du marché des solutions RH, commencez par déterminer les processus de gestion les plus dysfonctionnels dans votre organisation. Pour cela, mettez à contribution vos équipes pour détecter les tâches à faible valeur ajoutée dans lesquelles vous engloutissez un temps significatif.
Ce travail préliminaire permet de clarifier, auprès de la direction, les raisons pour lesquelles vous souhaitez mettre en place un SIRH et de prioriser vos chantiers. Les éditeurs SIRH proposent aujourd’hui des combinaisons (aussi appelées suites) de logiciels complémentaires permettant de répondre à des enjeux spécifiques :
- Vous rencontrez des problèmes pour centraliser les données pour la paie ? un socle SIRH vous aidera à collecter, mettre en forme et exporter les données RH nécessaires à la production de la paie,
- Vous devez absorber une forte croissance des effectifs ? une suite vous permettra d'harmoniser vos processus en particulier ceux liés au onboarding des nouvelles recrues et à la gestion des compétences.
- Vous constatez trop d’erreurs de gestion ? des solutions de gestion administrative dotées de workflows de validation vous aideront à structurer vos données et à en garantir l’exactitude.
Vous construirez ainsi un premier socle SIRH adapté aux besoins actuels de votre PME, qu’il sera possible de compléter au fur et à mesure selon vos besoins futurs.
Critère #2 : l’importance de l’ergonomie des outils
Le marché des logiciels de gestion RH (en saas ou pas) est aujourd’hui mature. Pour faire le tri entre des dizaines de solutions aux différences parfois ténues, rien ne vaut une démonstration ou, si l’option vous est proposée, de tester vous-même les solutions.
Sélectionnez-en au moins trois et éliminez d’emblée ceux dont la prise en main vous semble complexe. Veillez à la fluidité de l’expérience des différents profils qui utilisent l’outil : collaborateur, manager et administrateur. Un SIRH qui traite parfaitement les processus mais que personne ne sait correctement utiliser finira par être abandonné.
Si vous le pouvez, invitez quelques salariés et managers à tester les outils. Vous pourrez ainsi évaluer de manière objective si le logiciel est suffisamment intuitif. Si l’essai est concluant, vous pourrez aussi compter sur eux pour évangéliser auprès des autres équipes.
Critère #3 : les options d’intégration
Ne sous estimez pas l’impact de l’arrivée d’un nouvel outil dans votre organisation. Pour limiter les couacs techniques, les ressaisies ou le retraitement de données, privilégiez un SIRH « ouvert ». Un SIRH doit être capable de recevoir et d’envoyer de la la donnée vers d’autres logiciels, typiquement la paie et la comptabilité. Autrement dit, il doit proposer des options pour s’intégrer avec des systèmes tiers sans que cela ne nécessite de développements informatiques supplémentaires.
Faites vous accompagner par le responsable informatique de votre entreprise pour bien appréhender les enjeux de l’intégration du SIRH dans votre système d’information actuel.
Critère #4 : la capacité du SIRH à accompagner la croissance de l’entreprise
Votre entreprise doublera peut-être ses effectifs d’ici deux ans, ou ira conquérir d’autres contrées. Si les outils dédiés aux TPE sont suffisants en deçà de 10 salariés, ils présentent toutefois des limites dès que les effectifs grossissent ou que l’organisation se complexifie, surtout avec une croissance internationale.
Pour éviter de devoir changer de SIRH en cours de route, anticipez dès à présent la croissance de votre entreprise et optez pour un outil capable de gérer plusieurs entités légales et proposant des interfaces en plusieurs langues.
Critère #5 : la sécurité des accès, de l’infrastructure et des hébergements
Les données collectées par un SIRH sont essentielles pour produire la paie ou calculer les montants dus aux salariés et aux administrations. Elles sont aussi sensibles : numéro de sécurité sociale, adresse postale, coordonnées bancaires, etc. Le niveau de sécurité des applications et de leur accès ainsi que de la plateforme sur laquelle elles sont hébergées est donc un critère fondamental.
Prenez soin d’étudier les mesures prises par l’éditeur du SIRH pour protéger les accès, les infrastructures et les hébergements : test anti-intrusion, certifications, protocole d’authentification, contrôle des accès...
Critère #6 : la qualité du service client
Au-delà des aspects fonctionnels ou ergonomiques, c’est la qualité du service client qui fera toute la différence au moment de comparer deux SIRH. Pour en apprécier la valeur avant même de devenir client, voici quelques questions à poser lors des présentations commerciales :
- Combien de points sont prévus lors du déploiement ? Les formations sont-elles incluses ? Un accompagnement à la prise en main post déploiement est-il prévu ?
- Aurez-vous accès à assez de documentation et de formation pour régler des problèmes d’utilisation basiques en toute autonomie ?
- En combien de temps le support client vous répond-il en cas de problèmes ? Et surtout en combien de temps traite-t-il vos demandes ?
- Y a-t-il un suivi régulier du contrat (nouveau besoin, évolution du paramétrage) ?
Si vous disposez d’une assez bonne visibilité sur ce que les prestataires sont en mesure de vous offrir ou non, la vraie réussite de votre projet SIRH se joue en interne. De l’expression des besoins à l’adoption par vos collaborateurs, sur bien des aspects, la balle est dans votre camp. A vous de bien mener le jeu.