Vos effectifs augmentent et la gestion sur tableur excel devient un véritable casse-tête. Il est donc légitime de vouloir automatiser vos processus RH.

Pour y parvenir, vous allez devoir défendre votre projet face à d’autres parties qui n’ont pas la même vision des priorités budgétaires.

Nous avons donc demandé conseils auprès de DRH, DAF et consultants SIRH sur la meilleure approche à adopter pour concrétiser votre projet. Vous aurez ainsi toutes les clés pour :

  • Défendre votre budget auprès du responsable financier
  • Faire alliance avec le référent informatique
  • Convaincre la direction d’investir

Démontrer par a + b que la gestion des congés doit être optimisée

Obtenir l’accord de son responsable financier est généralement une étape incontournable, faites-en un atout en le ralliant à votre cause.

Pour le convaincre, procédez à une estimation – même approximative – du coût pour l’entreprise de votre gestion actuelle en temps passé et en euros.

Voici un exemple pour une entreprise de 50 salariés dont 35 cadres au forfait bénéficiant de 10 RTT par an. L’estimation du coût annuel du traitement de la tâche est estimé à 1 596,22 €.

Pour être scrupuleux, vous pouvez aussi prendre en compte les coûts liés aux possibles erreurs de traitement manuel :

  • la non-comptabilisation d’un jour de congé (perte d’une demande papier) correspond à un congé offert d’une valeur de 147,17 euros

Méthode de calcul : 7 heures de travail dans une journée x (14,50 € de salaire horaire brut x 45% de charges patronales)

  • la réédition du bulletin de salaire. À raison de 20 euros par bulletin, la facture peut vite grimper.

Toutefois, ces dysfonctionnements ne prennent pas en compte le coût lié à l’insatisfaction des collaborateurs, difficilement quantifiable. Rien ne vous empêche cependant de mener une enquête de satisfaction pour mesurer l’impact sur le quotidien des équipes.

Exemple de questions :

  • Êtes-vous satisfait de la procédure de pose des congés ?
  • Avez-vous facilement accès aux règles de prise de congés de l’entreprise ?
  • Comment jugez-vous l’organisation des départs en congés ?
  • Le temps de validation de vos demandes de congés vous semble-t-il correct ?
  • La charge administrative liée à la gestion des congés vous paraît-elle anormalement élevée, assez élevée, gérable, indolore ?

Ce que le responsable finance appréciera :

– Votre compréhension des enjeux : avec cette approche, vous apportez de l’eau à son moulin, puisque son rôle est de trouver des sources d’économie pour augmenter la performance de l’entreprise.
– Votre demande de collaboration : il saluera cette initiative et saura vous faire profiter de son expertise pour affiner vos arguments auprès de la direction.

Impliquer le responsable informatique au moment de formaliser le cahier des charges

Si la définition de la couverture fonctionnelle est de votre ressort, les pré-requis techniques et l’intégration au système d’information existant, eux, sont l’affaire du référent informatique.

Sollicitez-le pour détailler votre cahier des charges, en particulier si vous avez des exigences concernant :

  • Les connexions (SSO, double authentification, …) aux applications tierces : définissez avec lui la manière dont les utilisateurs pourront se connecter à l’outil choisi.
  • La sécurité des données et le RGPD : le prestataire doit vous décrire précisément les procédures lui permettant de garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données gérées pour le compte de ses clients ainsi que les modalités de respect du Règlement Général de Protection des Données.
  • Les sauvegardes : tout ce que vous saisissez doit nécessairement être sauvegardé afin d’être récupéré en cas d’incident.
  • L’hébergement : un logiciel SaaS n’est pas « installé » sur votre ordinateur ou sur les serveurs de l’entreprise. Il est « hébergé » dans un data center. Certains secteurs d’activité tel que le public ou les professions juridiques imposent un hébergement en Union Européenne.
  • La compatibilité avec les autres logiciels : les données que vous allez extraire pour alimenter votre logiciel de paie ou de suivi des temps (type badgeuse) doivent être finement intégrées.
  • Les taux de disponibilité à l’outil : ce taux correspond au temps d’arrêt annuel, généralement, qu’un prestataire s’engage à ne pas dépasser en cas de panne et de réparation.
  • Les temps de réponse et d’intervention du service support : chaque fois que vous déclarez un « ticket », le prestataire doit vous garantir un temps maximum de prise en charge de votre demande et de résolution de votre problème.

Vous pourrez également lui demander d’assister aux démonstrations des solutions lors de votre appel d’offres.

Ce que le responsable informatique appréciera :
– Votre sensibilité à la sécurité du système informatique : les logiciels métiers SaaS ont longtemps été la crainte des DSI du fait de leur facilité d’installation. Votre démarche le mettra en confiance.
– L’opportunité que vous lui offrez de valoriser ses compétences en tenant un rôle central dans la transformation digitale de l’entreprise.

Ne délaissez pas votre responsable financier à cette étape, il ou elle pourrait être intéressé/e par les fonctionnalités d’export et de reporting. Demandez-lui de vérifier la liste des besoins : taux d’absentéisme, ventilation des absences par type (CP/RTT, maladie, congé maternité, événements familiaux …)

Formaliser les étapes et les échéances de votre projet

En tenant un planning de suivi, vous offrez de la visibilité et vous rassurer quant à vfotre capacité à gérer le projet.

Télécharger le planning complet de suivi de projet.

Faites régulièrement des points avec le responsable financier et la DSI et présentez-leur le document que vous avez l’intention de soutenir au Directeur afin de l’éprouver.

Bluffer son boss avec une réunion de présentation au carré

Powerpoint ou mémo, choisissez le format le plus adapté. L’essentiel est de fournir à votre direction l’ensemble des éléments indispensables pour lui faciliter la prise de décision :

Etat des lieux des processus en place

Mentionnez ici le temps passé à gérer les demandes de congés sur papier, les erreurs constatées, les délais de traitement qui occasionnent incompréhension et frustration auprès des collaborateurs. Rappelez également les coûts financiers supportés par l’entreprise.

Aidez-vous du kit de cartographie et du questionnaire d’évaluation des processus pour vous aider.

Définition et présentation des besoins fonctionnels et techniques

Inutile d’entrer dans le détail de la couverture fonctionnelle, mais isolez les points incontournables comme l’ergonomie et la prise en main, l’utilisation sur mobile, l’accès aux soldes et aux plannings, le workflow de validation, le module d’administration, le reporting, l’export paie….

Aidez-vous de cette grille pour identifier les fonctionnalités clés à comparer.

Présentation du comparatif des solutions

Adaptez votre discours en fonction de la sensibilité de votre PDG : s’il aime les nouvelles technologies, parlez lui du socle technique, de mobilité, d’expérience utilisateur.

S’il préfère chiffres, montrez lui que vous avez sélectionné des fournisseurs financièrement sains et calculez le ROI de chaque solution (ne vous contentez pas du tarif.)

Votre recommandation

Si vous préconisez un éditeur en particulier, étayez vos propos : qualité et fluidité de échanges commerciaux, qualité de la démonstration, réponse à tous les besoins, références clients dans un secteur similaire, avis d’autres utilisateurs…

Ce que votre boss appréciera :
– Votre collaboration avec les départements financiers et informatique, preuve que vous raisonnez stratégie globale
– Votre capacité d’analyse chiffrée, preuve que vous vous positionnez comme un allié business
– La gestion du projet en lui-même, démonstration faite que vous savez mener un projet

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