La DSN le sujet administratif le plus en vogue depuis la fin de l’année 2014. Avec sa généralisation imminente à toutes les sociétés, pour janvier 2016, nombre de gestionnaires RH et paie commencent à se sentir fébriles. Des arrêts maladie en perspective ?

Naturellement, les responsables RH utilisant le logiciel de gestion des congés et absences Figgo sont immunisés contre cette épidémie fiévreuse – découvrez pourquoi en vidéo.

Quelques rappels sur la DSN

La Déclaration Sociale Nominative fusionne l’ensemble des déclarations auprès des différents organismes sociaux (Pôle emploi, Assurance maladie, etc.). La procédure de déclaration est dématérialisée, identique et réalisée une seule fois mensuellement. À partir du 1er janvier 2016, la DSN est obligatoire pour toutes les sociétés relevant du régime social ou du régime agricole.

Il y a en pratique deux types de DSN, selon leur rythme de déclaration :
– la DSN mensuelle contient les données sociales issues de la paie ;
– le signalement d’événements concerne les arrêts de travail (maladie, maternité, paternité, accident de travail, accident de trajet), les reprises anticipées de travail et les ruptures de contrat de travail : cette déclaration peut donc survenir tous les jours.

Le signalement d’événements est la partie qui peut s’avérer problématique pour de nombreuses entreprises, car il rompt avec le rythme habituel de la gestion de la paie, des congés et absences.

L’enjeu diffère selon que vous pratiquez ou non la subrogation. Pour rappel, la subrogation consiste à continuer à payer vos salariés en arrêt maladie et de vous faire verser les indemnités par la sécurité sociale, de manière à ce que votre collaborateur n’ait pas à attendre de longues semaines pour les toucher.

Si vous ne pratiquez pas la subrogation, vous devez déclarer l’événement dans les 5 jours ouvrés suivant sa connaissance. Sachant que le salarié dispose de 48 heures pour vous remettre son justificatif d’arrêt de travail, vous devez donc être en mesure de traiter tous les arrêts de travail en moins de 3 jours. Le temps de traitement est donc particulièrement court entre la déclaration de l’absence et le signalement obligatoire d’événement !

Les chiffres de l'absentéisme

Quel est l’objectif de la DSN ?

Outre la simple bienveillance humaine consistant à épargner un peu de paperasse aux personnels administratifs, il s’agit d’une question de lutte contre la fraude.

Les chiffres sur les arrêts de travail publiés en 2013 indiquent une augmentation de 46% des dépenses en 10 ans pour un montant de 8,8 milliards d’Euros. Parmi ceux-ci, 52% des arrêts de maladie ont une durée de moins de 15 jours et ne sont soumis à aucun contrôle : le salarié reprend son activité avant la réception de l’information de son arrêt par l’assurance maladie.

La mission d’évaluation et de contrôle des lois de financement de la sécurité sociale sur les arrêts de travail et les indemnités journalières escompte que grâce à la DSN de signalement d’événements, les contrôles sur les arrêts entre 5 et 15 jours pourront être renforcés afin de combattre les fraudes.

Quels sont les outils à votre disposition ?

La déclaration est habituellement générée par le logiciel de paie. La difficulté est surtout d’y saisir les données en temps et en heure. Dans la majorité des sociétés, le salarié téléphone pour prévenir de son absence. Cette information est alors soit saisie dans un fichier Excel, soit transmise par mail au service paie, soit simplement notée sur un bout de papier.

Le risque d’oublier cette absence et de ne pas déclarer cet arrêt dans les 5 jours est donc important. Vous devez vous munir d’outils permettant de suivre et contrôler les déclarations d’absence, la réception des arrêts de travail et leurs transmission à la DSN à temps.

Maîtrisez votre DSN en vous dotant d’une solution à même de vous aider à collecter ces informations et à les intégrer sans coup férir dans votre logiciel de paie. Figgo vous permet notamment de :

déclarer les absences à justifier lors de l’appel du salarié. Cette saisie peut être réalisée par la personne réceptionnant l’information : le manager, une assistante RH, le standard, etc. ;
– contrôler les absences en attente de l’envoi de l’arrêt de travail par les collaborateurs ;
saisir les arrêts de travail à leur réception ;
– contrôler les arrêts de travail à exporter vers votre logiciel de paie, en respectant le délai de 5 jours ouvrés.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le site officiel de la DSN : http://www.dsn-info.fr/