Comment réaliser ses tâches administratives RH au meilleur coût, en minimisant le temps qui y est consacré, les erreurs et le risque de redressement, tout en maximisant la performance des équipes ? 

Voilà une question que se posent les entreprises à divers stades de leur développement. Elles se la posent d’abord quand elles souhaitent soulager leurs équipes d’une gestion administrative manuelle fastidieuse (papier, fichiers Excel). Elles se la posent ensuite quand leurs effectifs se densifient et qu’il devient crucial de faire évoluer leurs méthodes pour gagner en performance.

Cette transformation passe généralement par l’adoption de différents logiciels ou SIRHVoyons quand et pourquoi les mettre en place dans son entreprise. 

 

Pourquoi mettre en place un SIRH dans son entreprise ?

Un SIRH encadre les processus RH et facilite la gestion de la paie

Un SIRH (ou Système d’Information de Ressources Humaines) est une solution logicielle dont la vocation est d’automatiser les tâches liées à la gestion des ressources humaines. Il permet à la fois de structurer ses processus en encadrant la saisie des collaborateurs selon les règles de l’entreprise et de fiabiliser ces données pour sécuriser sa paie.

Un SIRH traite différents types de processus :  

  • des tâches administratives basiques comme la gestion du dossier RH des salariés ou la distribution des bulletins de salaires ,
  • des tâches plus complexes comme la gestion des temps et des activités (congés, absences, planning, suivi des temps…), 
  • des tâches plus stratégiques comme la gestion des talents (entretiens, formation, recrutement…) . 

Pour aller plus rien, retrouvez la définition détaillée du SIRH dans cet épisode du podcast Story RH, animé par Mahé Bossu et Patrick Storhaye.

La performance économique est l’enjeu principal de la mise en place d’un SIRH dans une entreprise

Un SIRH répond à des enjeux plus stratégiques que le simple fait de stocker des informations RH. Les raisons qui motivent sa mise en place sont donc plurielles. Nous avons interrogé des dirigeants de TPE-PME sur l’objectif de leur projet SIRH. Sur les 55 répondants : 

  • 81% l’ont fait dans l’objectif d’optimiser leur gestion administrative : gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, réduire les coûts et les erreurs, décentraliser la saisie, diminution du nombre d’outils utilisés…
  • 65% voulaient moderniser leurs processus actuels : abandon des formulaires papier et fichiers Excels, accès à l’outil via une simple connexion internet ou via une application mobile…
  • 60% souhaitaient structurer les méthodes de l’entreprise pour accompagner leur croissance, 
  • 45% désiraient faciliter la préparation des éléments de paie pour leur gestionnaire,
  • 23% indiquaient vouloir gagner en visibilité sur l’activité des salariés : indicateurs RH, data…
  • 14% l’ont mis en place pour répondre à des contraintes légales : suivi des temps, entretiens professionnels, risques juridiques liés à la paie.

Un SIRH n’est toutefois pas une solution miracle. Pour qu’il soit efficient, cet outil doit faire partie d’une réflexion plus globale sur l’organisation de l’entreprise. Quels sont les processus déjà en place? Qui fait quoi et comment ? Combien de temps y consacrons-nous ? Pour quel coût ? Qu’est-ce qui fonctionne, ou ne fonctionne pas ? Qu’est-ce qui ne nécessite pas d’être automatisé ?

Pourquoi un SIRH sera votre meilleur investissement

 

Quand mettre en place un SIRH dans son entreprise ?

Il n’est jamais trop tôt ou trop tard pour s’équiper d’un SIRH

Les besoins d’une entreprise ne sont pas figés dans le temps. Que ce soit pour accompagner une forte croissance, suivre des obligations légales (comme l’entretien professionnel par exemple) ou se développer à l’international. Un SIRH peut apporter des solutions à différents stades de maturité d’une entreprise. 

Pour une jeune entreprise entre 0 et 5 salariés sans projet de recrutement 

Une jeune entreprise entre 0 et 5 salariés (sans projet de recrutement) peut encore gérer ses processus RH manuellement ou s’orienter vers des solutions adaptées à des TPE. Si l’entreprise grandit, elle devra probablement changer de logiciel mais l’avantage est qu’elle aura déjà structuré ses processus.

Pour une PME aux effectifs stables

Une PME dont les effectifs sont stables peut commencer par automatiser des tâches administratives simples comme la gestion du dossier RH et la gestion des temps de travail. Pour une PME, un SIRH « à la carte » est une bonne option pour transformer ses méthodes progressivement. 

Pour une entreprise en hypercroissance

Une entreprise en hypercroissance doit impérativement investir dans un SIRH pour accompagner son développement. Elle devra compléter le socle de base cité précédemment par des modules d’onboarding et de gestion des objectifs d’équipe pour anticiper les prochaines campagnes de recrutement.

Pour une entreprise possédant des filiales à l’étranger 

Une entreprise qui possède des bureaux internationaux devra quant à elle choisir un SIRH capable d’appliquer des règles de gestion adaptées à chaque pays en intégrant par exemple les spécificités locales telles que les jours fériés. La disponibilité de l’outil en plusieurs langues fait évidemment partie des impératifs. 

 

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