{"id":2768,"date":"2019-05-23T16:52:22","date_gmt":"2019-05-23T15:52:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/?p=2768"},"modified":"2025-06-02T14:30:06","modified_gmt":"2025-06-02T13:30:06","slug":"scanner-ou-mobile","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/administration\/gestion-depenses\/scanner-ou-mobile","title":{"rendered":"Num\u00e9riser les justificatifs de frais\u00a0: scanner ou smartphone\u00a0?"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"2768\" class=\"elementor elementor-2768\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-54a23b1 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"54a23b1\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-9f96ee6\" data-id=\"9f96ee6\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-81eafa9 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"81eafa9\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<strong>Depuis le 31 mars 2017, les factures au format papier peuvent \u00eatre num\u00e9ris\u00e9es et archiv\u00e9es sous la forme de fichiers PDF. Quelles sont les conditions \u00e0 respecter pour que les documents soient accept\u00e9s par l&rsquo;Urssaf en cas de contr\u00f4le ?<\/strong>\n\nUn re\u00e7u de note de frais num\u00e9ris\u00e9 est d\u00e9sormais opposable \u00e0 l&rsquo;administration fiscale. La capture d&rsquo;image et son enregistrement doivent se faire dans \u00ab\u00a0des conditions\u00a0garantissant leur reproduction \u00e0 l\u2019identique\u00a0\u00bb, indique l\u2019article <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006069583&amp;idArticle=LEGIARTI000034311685\">A&nbsp;102&nbsp;B&#8209;2<\/a> du Livre des proc\u00e9dures fiscales. L&rsquo;<a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038523310&amp;fastPos=1&amp;fastReqId=1288947685&amp;categorieLien=cid&amp;oldAction=rechTexte\">arr\u00eat\u00e9 du 23 mai 2019<\/a> est \u00e9galement venu harmoniser les exigences de l&rsquo;administration fiscale et de l&rsquo;Urssaf pour \u00e9viter toute jurisprudence entre les deux administrations.\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-157acad elementor-widget elementor-widget-table-of-contents\" data-id=\"157acad\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-settings=\"{&quot;headings_by_tags&quot;:[&quot;h2&quot;,&quot;h3&quot;],&quot;exclude_headings_by_selector&quot;:[],&quot;no_headings_message&quot;:&quot;Aucun titre n\\u2019a \\u00e9t\\u00e9 trouv\\u00e9 sur cette page.&quot;,&quot;marker_view&quot;:&quot;numbers&quot;,&quot;hierarchical_view&quot;:&quot;yes&quot;,&quot;min_height&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;size&quot;:&quot;&quot;,&quot;sizes&quot;:[]},&quot;min_height_tablet&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;size&quot;:&quot;&quot;,&quot;sizes&quot;:[]},&quot;min_height_mobile&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;size&quot;:&quot;&quot;,&quot;sizes&quot;:[]}}\" data-widget_type=\"table-of-contents.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-toc__header\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-toc__header-title\">\n\t\t\t\tSommaire \t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div id=\"elementor-toc__157acad\" class=\"elementor-toc__body\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-toc__spinner-container\">\n\t\t\t\t<svg class=\"elementor-toc__spinner eicon-animation-spin e-font-icon-svg e-eicon-loading\" aria-hidden=\"true\" viewBox=\"0 0 1000 1000\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M500 975V858C696 858 858 696 858 500S696 142 500 142 142 304 142 500H25C25 237 238 25 500 25S975 237 975 500 763 975 500 975Z\"><\/path><\/svg>\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ac954d4 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"ac954d4\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h2>Une capture des justificatifs de notes de frais sans retouche<\/h2><p>La r\u00e9glementation est claire\u00a0: le document num\u00e9ris\u00e9 doit \u00eatre identique \u00e0 l\u2019original \u00ab\u00a0en image et en contenu\u00a0\u00bb.<\/p><p>La technique de capture n\u2019est pas impos\u00e9e. Il est possible d&rsquo;utiliser un appareil photo de smartphone ou encore un scanner, sous r\u00e9serve d&rsquo;avoir une r\u00e9solution suffisante pour que l\u2019image soit parfaitement lisible.<\/p><p>Une fois l\u2019image captur\u00e9e, elle ne doit pas \u00eatre retravaill\u00e9e\u00a0:<\/p><ul><li>Il convient de conserver les couleurs d\u2019origine.<\/li><li>Les traitements logiciels, tels qu\u2019un recadrage, sont interdits.<\/li><li>Si une compression d\u2019image est appliqu\u00e9e, elle doit l&rsquo;\u00eatre sans perte.<\/li><\/ul>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-43a8712 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"43a8712\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h2>Un enregistrement au format PDF<\/h2><p>Une fois scann\u00e9es, les pi\u00e8ces doivent \u00eatre enregistr\u00e9es au format PDF (Portable Document Format) d&rsquo;Adobe. Il existe deux options possibles pr\u00e9vues par le Livre des proc\u00e9dures fiscales.<\/p><ul><li>Le format PDF\/A est le format le plus classique pour enregistrer des images ou du texte.<\/li><li>Le format PDF\/A-3 (ISO 19005-3) permet d&rsquo;assembler des fichiers de natures diff\u00e9rentes : Excel, Word, HTML&#8230; Cela a toutefois un int\u00e9r\u00eat limit\u00e9 pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation de documents papier.<\/li><\/ul><p>Le choix du format PDF par le l\u00e9gislateur vise \u00e0 s&rsquo;assurer que les fichiers seront lisibles sur tous les syst\u00e8mes d\u2019exploitation. Le PDF garantit cette interop\u00e9rabilit\u00e9, y compris sur mobile.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5c6243f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"5c6243f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h2>Impliquer d&#8217;embl\u00e9e les salari\u00e9s<\/h2><p>Le Livre des Proc\u00e9dures Fiscales n&rsquo;impose pas de r\u00e8gles particuli\u00e8res sur la r\u00e9partition des r\u00f4les en mati\u00e8re de num\u00e9risation. Un collaborateur, un manager, les RH ou encore le service comptable peuvent scanner les justificatifs de frais. L&rsquo;op\u00e9ration de num\u00e9risation peut \u00e9galement \u00eatre externalis\u00e9e.<\/p><p>En pratique, les factures sont collect\u00e9es sur le terrain par les salari\u00e9s, qui ont un souvent smartphone avec appareil photo dans leur poche, mais rarement un scanner. Plut\u00f4t que de recueillir les tickets dans une enveloppe en vue de les num\u00e9riser au bureau, il est pr\u00e9f\u00e9rable que les salari\u00e9s capturent imm\u00e9diatement leurs justificatifs sur smartphone.<\/p><p>En prenant la photo du justificatif au moyen d&rsquo;une application mobile de notes de frais, le collaborateur fait d&rsquo;une pierre deux coups, d\u00e9clarant sa note de frais\u00a0en m\u00eame temps qu&rsquo;il d\u00e9mat\u00e9rialise son justificatif.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-18b7acbe cta-img e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"18b7acbe\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\" data-settings=\"{&quot;background_background&quot;:&quot;classic&quot;}\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-3fee162 e-flex e-con-boxed e-con e-child\" data-id=\"3fee162\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-191b493 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"191b493\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<p class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Simplifiez votre gestion des notes de frais avec Lucca<\/p>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-14d8c553 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"14d8c553\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Lucca Notes de frais orchestre votre gestion des notes de frais, de leur cr\u00e9ation jusqu\u2019\u00e0 leur comptabilisation pour un processus sans fausse note.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-eb1a780 elementor-widget elementor-widget-button\" data-id=\"eb1a780\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"button.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-button-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<a class=\"elementor-button elementor-button-link elementor-size-sm\" href=\"https:\/\/info.lucca.fr\/l\/950782\/2024-04-12\/5xyqht\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow\">\n\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-content-wrapper\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-text\">Tester gratuitement la solution<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Depuis le 31 mars 2017, les factures au format papier peuvent \u00eatre num\u00e9ris\u00e9es et archiv\u00e9es sous la forme de fichiers PDF. 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