{"id":3360,"date":"2019-05-10T16:15:44","date_gmt":"2019-05-10T15:15:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/?p=3360"},"modified":"2025-06-19T14:24:15","modified_gmt":"2025-06-19T13:24:15","slug":"4-conseils-controle-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/administration\/gestion-depenses\/4-conseils-controle-notes-de-frais","title":{"rendered":"4 conseils pour contr\u00f4ler efficacement les notes de frais"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"3360\" class=\"elementor elementor-3360\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-63ca633 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"63ca633\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-972e459\" data-id=\"972e459\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6383052 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"6383052\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Le contr\u00f4le des notes de frais est une t\u00e2che fastidieuse. Il est donc tentant de ne contr\u00f4ler qu\u2019une partie de ces frais.<\/p><p>Dans le cadre d\u2019une analyse aupr\u00e8s de 673 soci\u00e9t\u00e9s, nous avons constat\u00e9 que seulement 62 % des notes de frais \u00e9taient contr\u00f4l\u00e9es dans le d\u00e9tail. Puisque vous ne contr\u00f4lez probablement pas exhaustivement les notes de frais de vos collaborateurs, assurez-vous que vous vous concentrez sur celles o\u00f9 le risque d\u2019erreur et de fraude est \u00e9lev\u00e9.<\/p><p>Voici une m\u00e9thode \u00e9prouv\u00e9e qui vous permettra de contr\u00f4ler uniquement la moiti\u00e9 des notes de frais sans perdre en qualit\u00e9.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-dbf2e28 elementor-toc--minimized-on-tablet elementor-widget elementor-widget-table-of-contents\" data-id=\"dbf2e28\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-settings=\"{&quot;headings_by_tags&quot;:[&quot;h2&quot;,&quot;h3&quot;],&quot;exclude_headings_by_selector&quot;:[],&quot;marker_view&quot;:&quot;bullets&quot;,&quot;icon&quot;:{&quot;value&quot;:&quot;fas fa-circle&quot;,&quot;library&quot;:&quot;fa-solid&quot;,&quot;rendered_tag&quot;:&quot;&lt;svg class=\\&quot;e-font-icon-svg e-fas-circle\\&quot; viewBox=\\&quot;0 0 512 512\\&quot; xmlns=\\&quot;http:\\\/\\\/www.w3.org\\\/2000\\\/svg\\&quot;&gt;&lt;path d=\\&quot;M256 8C119 8 8 119 8 256s111 248 248 248 248-111 248-248S393 8 256 8z\\&quot;&gt;&lt;\\\/path&gt;&lt;\\\/svg&gt;&quot;},&quot;no_headings_message&quot;:&quot;Aucun titre n\\u2019a \\u00e9t\\u00e9 trouv\\u00e9 sur cette page.&quot;,&quot;minimize_box&quot;:&quot;yes&quot;,&quot;minimized_on&quot;:&quot;tablet&quot;,&quot;hierarchical_view&quot;:&quot;yes&quot;,&quot;min_height&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;size&quot;:&quot;&quot;,&quot;sizes&quot;:[]},&quot;min_height_tablet&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;size&quot;:&quot;&quot;,&quot;sizes&quot;:[]},&quot;min_height_mobile&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;size&quot;:&quot;&quot;,&quot;sizes&quot;:[]}}\" data-widget_type=\"table-of-contents.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-toc__header\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-toc__header-title\">\n\t\t\t\tSommaire de l'article\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-toc__toggle-button elementor-toc__toggle-button--expand\" role=\"button\" tabindex=\"0\" aria-controls=\"elementor-toc__dbf2e28\" aria-expanded=\"true\" aria-label=\"Ouvrir la table des mati\u00e8res\"><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-chevron-down\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M207.029 381.476L12.686 187.132c-9.373-9.373-9.373-24.569 0-33.941l22.667-22.667c9.357-9.357 24.522-9.375 33.901-.04L224 284.505l154.745-154.021c9.379-9.335 24.544-9.317 33.901.04l22.667 22.667c9.373 9.373 9.373 24.569 0 33.941L240.971 381.476c-9.373 9.372-24.569 9.372-33.942 0z\"><\/path><\/svg><\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-toc__toggle-button elementor-toc__toggle-button--collapse\" role=\"button\" tabindex=\"0\" aria-controls=\"elementor-toc__dbf2e28\" aria-expanded=\"true\" aria-label=\"Fermer la table des mati\u00e8res\"><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-chevron-up\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M240.971 130.524l194.343 194.343c9.373 9.373 9.373 24.569 0 33.941l-22.667 22.667c-9.357 9.357-24.522 9.375-33.901.04L224 227.495 69.255 381.516c-9.379 9.335-24.544 9.317-33.901-.04l-22.667-22.667c-9.373-9.373-9.373-24.569 0-33.941L207.03 130.525c9.372-9.373 24.568-9.373 33.941-.001z\"><\/path><\/svg><\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div id=\"elementor-toc__dbf2e28\" class=\"elementor-toc__body\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-toc__spinner-container\">\n\t\t\t\t<svg class=\"elementor-toc__spinner eicon-animation-spin e-font-icon-svg e-eicon-loading\" aria-hidden=\"true\" viewBox=\"0 0 1000 1000\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M500 975V858C696 858 858 696 858 500S696 142 500 142 142 304 142 500H25C25 237 238 25 500 25S975 237 975 500 763 975 500 975Z\"><\/path><\/svg>\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-bc2df72 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"bc2df72\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h2>Identifiez les d\u00e9penses irr\u00e9guli\u00e8res<\/h2><p>Nous avons observ\u00e9 qu\u2019environ 10 % des notes de frais contiennent des d\u00e9penses suspectes, mais il n\u2019est pas toujours ais\u00e9 de les d\u00e9tecter.<\/p><p>Un<a href=\"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/finances\/notes-de-frais\/fonctionnalites-incontournables-logiciels-de-notes-de-frais\"> logiciel de gestion des notes de frais<\/a> mettra automatiquement en avant ces d\u00e9penses, vous faisant gagner un temps pr\u00e9cieux. Il existe tout de m\u00eame quelques astuces pour d\u00e9tecter certains \u00e9carts \u00ab\u00a0\u00e0 la main\u00a0\u00bb sans y passer trop de temps.<\/p><ul><li>V\u00e9rifiez en priorit\u00e9 les d\u00e9penses qui d\u00e9passent largement vos r\u00e8gles d\u2019engagement, m\u00eame si vous ne les remboursez qu\u2019\u00e0 hauteur du plafond. Si vous autorisez des d\u00eeners \u00e0 30 euros, il y a beaucoup plus de risque de fraude sur une d\u00e9pense \u00e0 60 euros que sur une d\u00e9pense \u00e0 32 euros : au restaurant, certains sont tent\u00e9s de prendre une facturette plus ch\u00e8re sur la table d\u2019\u00e0-c\u00f4t\u00e9.<\/li><li>Pour les d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es le week-end ou les jours f\u00e9ri\u00e9s, la simple pr\u00e9sence d\u2019un commentaire du salari\u00e9 sugg\u00e8re que la d\u00e9pense est l\u00e9gitime : le collaborateur n\u2019essaie pas de la faire passer en douce.<\/li><li>Les frais kilom\u00e9triques sont non seulement les plus difficiles \u00e0 contr\u00f4ler \u00e0 la main, mais malheureusement aussi ceux que l\u2019Urssaf \u00e9pluche de plus pr\u00e8s. Si vous suivez vos notes de frais sur Excel, exigez de vos collaborateurs qu\u2019ils justifient leur trajet avec un lien vers Google Maps.<\/li><li>Si une note de frais contient une d\u00e9pense dat\u00e9e de plusieurs mois, v\u00e9rifiez qu\u2019elle n\u2019a pas d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 d\u00e9clar\u00e9e par le pass\u00e9 sans que le collaborateur ne joigne le justificatif.<\/li><\/ul>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-f21dacd elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"f21dacd\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h2>Fixez un seuil au del\u00e0 duquel toutes les notes de frais doivent \u00eatre contr\u00f4l\u00e9es.<\/h2><p>73 % des frais sont engag\u00e9s par seulement 20 % des collaborateurs. S\u2019il y a des erreurs ou de la fraude, elles seront proportionnellement plus importantes chez vos collaborateurs plus prodigues. Mieux vaut passer du temps \u00e0 s\u2019assurer que les plus d\u00e9pensiers respectent les r\u00e8gles que de traquer quelques euros suspects sur un carnet de timbres d\u2019un d\u00e9clarant occasionnel.<\/p><p>Relevez les montants de toutes les notes de frais des 12 derniers mois et isolez les 30\u00a0% les plus ch\u00e8res. Le montant de la plus petite d\u2019entre elles est le seuil \u00e0 partir duquel nous vous conseillons de contr\u00f4ler syst\u00e9matiquement les notes de frais.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-1811107 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"1811107\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h2>Sensibilisez les jeunes recrues<\/h2><p>Contr\u00f4lez syst\u00e9matiquement les d\u00e9penses de vos nouveaux collaborateurs pour leur inculquer de bonnes habitudes.<\/p><p>En suivant de pr\u00e8s leurs frais, vous pourrez les former sur les points de formalisme et les sensibiliser \u00e0 la politique de frais et \u00e0 l\u2019importance d\u2019\u00e9tablir des notes de frais propres :<\/p><ul><li>renseigner correctement la TVA,<\/li><li>conserver les justificatifs en l\u2019absence de syst\u00e8me d&rsquo;archivage l\u00e9gal, une d\u00e9claration sur l\u2019honneur n\u2019est accept\u00e9e qu\u2019\u00e0 titre exceptionnel,<\/li><li>ne pas confondre justificatif et re\u00e7u de carte bleue.<\/li><\/ul><p>Bref, sensibilisez-les ! Vous serez bien plus tranquilles par la suite.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-75e43f0 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"75e43f0\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h2>Compl\u00e9tez vos contr\u00f4les par un tirage al\u00e9atoire<\/h2><p>En contr\u00f4lant au hasard un cinqui\u00e8me des notes de frais qui sont d\u00e9clar\u00e9s chaque mois, vous aurez contr\u00f4l\u00e9, \u00e0 la fin de l\u2019ann\u00e9e, 74\u00a0% de vos collaborateurs (pour peu qu\u2019ils fassent en moyenne 6 notes de frais par an).<\/p><p>En cumulant ces 4 conseils, vous contr\u00f4lerez environ la moiti\u00e9 des notes de frais, sans augmenter significativement les risques d\u2019erreurs ou de fraude.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-01a85ea elementor-widget elementor-widget-image\" data-id=\"01a85ea\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"image.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/bit.ly\/3Ib4pwY\" target=\"_blank\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dam.luccasoftware.com\/m\/759168863f35936\/original\/Banner-Paccioli-Cleemy-Notes.png\" title=\"\" alt=\"\" loading=\"lazy\" \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-2d0c9a7 elementor-widget elementor-widget-spacer\" data-id=\"2d0c9a7\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"spacer.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-spacer\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-spacer-inner\"><\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le contr\u00f4le des notes de frais est une t\u00e2che fastidieuse. Il est donc tentant de ne contr\u00f4ler qu\u2019une partie de ces frais. Dans le cadre d\u2019une analyse aupr\u00e8s de 673 soci\u00e9t\u00e9s, nous avons constat\u00e9 que&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":10,"featured_media":31855,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[149],"tags":[],"post_folder":[],"class_list":["post-3360","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestion-depenses"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3360","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/users\/10"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3360"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3360\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":31652,"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3360\/revisions\/31652"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/media\/31855"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3360"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3360"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3360"},{"taxonomy":"post_folder","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/wp-json\/wp\/v2\/post_folder?post=3360"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}