{"id":4755,"date":"2020-10-23T14:57:29","date_gmt":"2020-10-23T13:57:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/?p=4755"},"modified":"2025-06-19T14:55:16","modified_gmt":"2025-06-19T13:55:16","slug":"gestion-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/administration\/gestion-depenses\/gestion-notes-de-frais","title":{"rendered":"R\u00e9duire les co\u00fbts de gestion des notes de frais gr\u00e2ce \u00e0 une meilleure exp\u00e9rience utilisateur"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"4755\" class=\"elementor elementor-4755\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-eca01c7 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"eca01c7\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-a5cefac\" data-id=\"a5cefac\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-90aec7b elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"90aec7b\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400\">En tant qu\u2019\u00e9diteur de logiciels RH, nous avons vu passer des milliers de notes de frais. Nous avons ainsi pu identifier des pratiques qui rendent les processus de traitement des d\u00e9penses aussi inefficaces que co\u00fbteux pour une entreprise.<\/span><\/p><p><span style=\"font-weight: 400\">Parmi les erreurs fr\u00e9quemment constat\u00e9es chez nos clients, nous retrouvons dans le TOP 3 :<\/span><\/p><ul><li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">des circuits d\u2019approbations avec trop d\u2019\u00e9tapes de validation,<\/span><\/li><li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">des cycles de remboursement trop longs,<\/span><\/li><li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">des contr\u00f4les trop fastidieux (v\u00e9rifications manuelles des justificatifs, pointage de chaque d\u00e9pense) .<\/span><\/li><\/ul><p><span style=\"font-weight: 400\">Voici 3 conseils pour les \u00e9radiquer gr\u00e2ce \u00e0 une meilleure exp\u00e9rience utilisateur et ainsi r\u00e9duire le co\u00fbt de la gestion administrative des notes de frais. <\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-f9b7f9e elementor-toc--minimized-on-tablet elementor-widget elementor-widget-table-of-contents\" data-id=\"f9b7f9e\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-settings=\"{&quot;headings_by_tags&quot;:[&quot;h2&quot;,&quot;h3&quot;],&quot;exclude_headings_by_selector&quot;:[],&quot;marker_view&quot;:&quot;bullets&quot;,&quot;icon&quot;:{&quot;value&quot;:&quot;fas fa-circle&quot;,&quot;library&quot;:&quot;fa-solid&quot;,&quot;rendered_tag&quot;:&quot;<svg class=\\&quot;e-font-icon-svg e-fas-circle\\&quot; 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Revoyez votre processus et limitez le nombre d\u2019approbations \u00e0 2. On estime en effet le co\u00fbt de traitement d\u2019une note de frais entre 2 \u00e0 4\u20ac par \u00e9tape ajout\u00e9e.\u00a0<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6220f1a elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"6220f1a\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h3 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Comment d\u00e9finir un circuit d'approbation efficace ? \n<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-deba196 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"deba196\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400\">On laisse d\u2019abord le <\/span><b>sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique du d\u00e9clarant <\/b><span style=\"font-weight: 400\">faire le 1er contr\u00f4le pour \u00e9valuer, avec un regard op\u00e9rationnel, si la d\u00e9pense cadre bien avec les missions du salari\u00e9. Nul besoin d\u2019aller demander en plus son avis au N+2\u2026 qui aura d\u00e9j\u00e0 bien assez \u00e0 faire avec les notes de frais de son \u00e9quipe directe.<\/span><\/p><p><span style=\"font-weight: 400\">On fait ensuite appel au <\/span><b>comptable<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> pour v\u00e9rifier que les d\u00e9penses respectent bien la politique de frais et les contraintes r\u00e9glementaires de l\u2019entreprise (comme la r\u00e9cup\u00e9ration de TVA par exemple). On est ici sur une revue purement administrative.\u00a0<\/span><\/p><p><span style=\"font-weight: 400\">Contrairement aux id\u00e9es re\u00e7ues, ajouter une \u00e9tape de v\u00e9rification suppl\u00e9mentaire ne vous permettra pas de trouver plus d\u2019anomalies ou de fraudes. Un circuit avec ces 2 niveaux compl\u00e9mentaires vous garantira <\/span><b>un tr\u00e8s bon contr\u00f4le.<\/b><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-c8e89ba elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"c8e89ba\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">2 - G\u00e9rer les notes de frais au fil de l\u2019eau<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-b6c4135 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"b6c4135\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400\">La grande majorit\u00e9 des utilisateurs d\u00e9clare leurs d\u00e9penses <\/span><b>peu apr\u00e8s les avoir effectu\u00e9es<\/b><span style=\"font-weight: 400\">. Il est donc tout \u00e0 fait possible d\u2019organiser son processus autour d\u2019une saisie des frais au fil de l\u2019eau.<\/span><\/p><p><span style=\"font-weight: 400\">La recette du succ\u00e8s est ici d\u2019offrir un maximum de confort dans la saisie des frais. Et cela passe notamment par la mise en place d\u2019un outil permettant de :<\/span><\/p><ul><li style=\"font-weight: 400\"><b>capturer des justificatifs via un t\u00e9l\u00e9phone<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> pour permettre aux collaborateurs de le faire directement \u00e0 la sortie du m\u00e9tro ou du restaurant ;<\/span><\/li><li style=\"font-weight: 400\"><b>de lire automatiquement la majorit\u00e9 des informations du justificatif <\/b><span style=\"font-weight: 400\">(montant, date, tva, fournisseur) via une technologie d\u2019OCR pour que le collaborateur n\u2019ait plus qu\u2019\u00e0 pr\u00e9ciser les informations compl\u00e9mentaires que lui seul d\u00e9tient (comme un commentaire ou un centre de co\u00fbt) .<\/span><\/li><\/ul><p><span style=\"font-weight: 400\">Vous combinez cet outil \u00e0 un remboursement des frais sur un rythme hebdomadaire et vous soulagerez la charge de votre service comptable en fin de mois. Vous apporterez aussi davantage de satisfaction \u00e0 vos collaborateurs qui seront rembours\u00e9s plus rapidement.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-d84acb2 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"d84acb2\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">3 - Adopter une logique d\u2019\u00e9chantillonnage pour contr\u00f4ler les notes de frais<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-55f1079 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"55f1079\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400\">Il est contre-productif de demander \u00e0 son comptable d\u2019effectuer des t\u00e2ches chronophages comme le pointage de l\u2019ensemble des d\u00e9penses de la soci\u00e9t\u00e9. Comme tout travail r\u00e9p\u00e9titif, le risque d\u2019erreur augmente avec la quantit\u00e9 de t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9t\u00e9es.<br \/><br \/><\/span><span style=\"font-weight: 400\">Il convient donc d\u2019avoir une logique d\u2019\u00e9chantillonnage pour gagner du temps au contr\u00f4le et <\/span><b>maximiser la probabilit\u00e9 de tomber sur des d\u00e9penses irr\u00e9guli\u00e8res<\/b><span style=\"font-weight: 400\">. Voici 4 mani\u00e8res de proc\u00e9der.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ebcbac8 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"ebcbac8\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h3 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Isoler les d\u00e9penses irr\u00e9guli\u00e8res<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-bda5aa1 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"bda5aa1\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400\">V\u00e9rifiez en priorit\u00e9 les d\u00e9penses qui d\u00e9passent largement vos r\u00e8gles d\u2019engagement : les d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es le week-end ou lors d\u2019un jour f\u00e9ri\u00e9, une d\u00e9pense r\u00e9alis\u00e9e il y a tr\u00e8s longtemps\u2026<\/span><\/p><p><span style=\"font-weight: 400\">Le m\u00e9canisme d\u2019alerte d\u2019un logiciel de gestion des notes de frais peut grandement simplifier cette action.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-b848a01 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"b848a01\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h3 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">S\u2019attarder sur les notes de frais avec les montants les plus \u00e9lev\u00e9s<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-e92a285 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"e92a285\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400\">On a mesur\u00e9 que 73% du montant total des notes de frais se concentrent sur 22% des collaborateurs. En vous concentrant sur le quart des notes de frais avec les montants les plus \u00e9lev\u00e9s, vous identifiez ainsi les fraudes les plus impactantes pour votre soci\u00e9t\u00e9.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-639e9d7 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"639e9d7\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h3 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Contr\u00f4ler syst\u00e9matiquement les d\u00e9penses des nouveaux collaborateurs<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-1090fb3 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"1090fb3\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400\">Contr\u00f4ler syst\u00e9matiquement les d\u00e9penses des nouveaux collaborateurs vous permettra de leur inculquer de bonnes habitudes.<\/span><\/p><p><span style=\"font-weight: 400\">Vous pourrez les sensibiliser \u00e0 la politique de frais de votre entreprise et \u00e0 l\u2019importance d\u2019\u00e9tablir des notes de frais propres, c\u2019est \u00e0 dire :\u00a0<\/span><\/p><ul><li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">bien renseigner sa tva,\u00a0<\/span><\/li><li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">d\u00e9finir le bon centre de co\u00fbt,\u00a0<\/span><\/li><li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">joindre un justificatif,\u00a0<\/span><\/li><li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">ne pas confondre re\u00e7u CB et justificatif de paiement.<\/span><\/li><\/ul><p><span style=\"font-weight: 400\">Une bonne fa\u00e7on de faire est de refuser les d\u00e9penses en cas d\u2019erreurs de saisie, pour que les collaborateurs les corrigent et les d\u00e9clarent \u00e0 nouveau.\u00a0<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-323dc63 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"323dc63\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h3 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Proc\u00e9der \u00e0 des v\u00e9rifications al\u00e9atoires\n<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-1490bff elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"1490bff\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400\">L\u2019exp\u00e9rience nous a montr\u00e9 que mettre en place un contr\u00f4le tatillon des notes de frais est contre-productif. Le temps que vous passez \u00e0 contr\u00f4ler co\u00fbte souvent bien plus cher que les fraudes et erreurs que vous pouvez intercepter.\u00a0<\/span><\/p><p><span style=\"font-weight: 400\">Optez plut\u00f4t pour une v\u00e9rification al\u00e9atoire d\u2019un cinqui\u00e8me des notes de frais qui sont d\u00e9clar\u00e9es chaque mois. En proc\u00e9dant ainsi, vous aurez contr\u00f4l\u00e9 \u00e0 la fin de l\u2019ann\u00e9e 75% de vos collaborateurs (pour peu qu\u2019ils fassent en moyenne 6 notes de frais par an).<\/span><\/p><p><span style=\"font-weight: 400\">En r\u00e9sum\u00e9, pour r\u00e9duire vos co\u00fbts de gestion des notes de frais :<\/span><\/p><ul><li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">pas plus de 2 niveaux de contr\u00f4le,<\/span><\/li><li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">automatisez les saisies des d\u00e9penses et optez pour un traitement au fil de l\u2019eau,<\/span><\/li><li><span style=\"font-weight: 400\">privil\u00e9giez des contr\u00f4les par \u00e9chantillonnage.<\/span><\/li><\/ul><p>Une bonne gestion des d\u00e9penses professionnelles passe \u00e9galement par la d\u00e9finition d\u2019une <a href=\"https:\/\/www.lucca.fr\/magazine\/finances\/notes-de-frais\/definir-politique-de-frais\">politique de frais<\/a> claire. En ayant connaissance des r\u00e8gles de la maison, vos salari\u00e9s auront davantage tendance \u00e0 faire attention et se sentiront responsables des frais engag\u00e9s au nom de l\u2019entreprise.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-6673ec67 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"6673ec67\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\" data-settings=\"{&quot;background_background&quot;:&quot;classic&quot;}\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-wide\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-66 elementor-top-column elementor-element elementor-element-1dddcc98\" data-id=\"1dddcc98\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-1ac36c66 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"1ac36c66\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<p class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Guide pratique : d\u00e9couvrez nos 10 conseils pour mieux g\u00e9rer les notes de frais<\/p>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-33 elementor-top-column elementor-element elementor-element-bb1a20\" data-id=\"bb1a20\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-441163cc elementor-align-right elementor-mobile-align-left elementor-widget elementor-widget-button\" data-id=\"441163cc\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"button.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-button-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<a class=\"elementor-button elementor-button-link elementor-size-sm\" href=\"https:\/\/contact.luccasoftware.com\/fr-asset-finances\/guide-gestion-ndf?utm_source=laboitepratique&utm_medium=magazine&utm_term=reduirecoutsndf&utm_content=guide10conseilsndf\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow\">\n\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-content-wrapper\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-text\">Optimiser votre gestion des d\u00e9penses<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En tant qu\u2019\u00e9diteur de logiciels RH, nous avons vu passer des milliers de notes de frais. 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