Logiciel de gestion des achats et de dématérialisation des factures fournisseurs

Les entreprises vont être progressivement obligées d’émettre et recevoir toutes leurs factures au format électronique.

Cleemy Achats se positionne comme un opérateur de dématérialisation et permet d’être en conformité avec la réforme sur la réception des factures électroniques. Vous pourrez coupler la solution au Portail Public de Facturation (PPF) ou à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Vous retrouverez toutes les factures électroniques dans Cleemy Achats, avec une version lisible. La suite de leur traitement restera inchangée.

Pour en savoir plus

Cleemy Achats et la dématérialisation :

OCR
Lorsque la facture n’est pas au format électronique, Cleemy Achats s’appuie sur la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour la lire et la dématérialiser.

Factur-X
Dans le cadre de la réforme, plusieurs formats sont prévus pour les factures électroniques. Ils exposent l’intégralité des données de facture de façon structurée et exploitable par un logiciel. Le format qui sera probablement le plus communément utilisé sera Factur-X, il fournit à la fois un format lisible par un humain et par un logiciel.

La mise en place des engagements de dépenses offre trois avantages :

• Un contrôle préalable à l’achat via un circuit d’approbation.
• Un meilleur traitement des factures, en permettant la comparaison du montant facturé avec celui initialement convenu et approuvé.
• Une identification plus précise des factures non parvenues et autres provisions.

Avec le circuit d’approbation de Cleemy Achats vous pouvez gérer des conditions multiples pour vous adapter à toutes les situations. Il s’appuie sur les informations concernant les utilisateurs, managers ou départements, renseignées sur la plateforme Lucca. Les évolutions effectuées au sein des équipes sont prises en compte automatiquement.

En cas d’écart entre la demande d’engagement de dépense et la facture, Cleemy Achats propose des stratégies de traitement : demande d’avoir auprès du fournisseur ou demande de fonds supplémentaires auprès d’un responsable.

Enfin, Cleemy Achats produit un état des factures à recevoir.

Paiement des factures :
tous les moyens sont bons

Le paiement des fournisseurs peut être une épreuve en soi. Même si cela paraît anodin, régler le montant juste et au bon moment est beaucoup plus simple à dire qu’à faire.

Grâce au compte de paiement Cleemy, le paiement des fournisseurs se fait directement depuis une interface regroupant les factures par date d’échéance. Ce compte, directement géré depuis Cleemy Achats, permet de réaliser toutes les opérations financières courantes. L’ouverture du compte se fait en moins de 20 minutes.

Il est aussi possible de régler les fournisseurs via virement, fichier SEPA téléchargé depuis le logiciel ou avec des cartes virtuelles à usage unique.

Les cartes virtuelles à usage unique

Certains achats requièrent des paiements à la commande. Pour ces situations, il est possible de générer une carte virtuelle à usage unique depuis Cleemy Achats.

Pour en créer une, le collaborateur doit simplement indiquer qu’il en a besoin pour payer le fournisseur lors de la demande d’engagement de dépense. A l’approbation de sa demande, une carte à usage unique sera automatiquement générée et mise à sa disposition. Il pourra l’utiliser en saisissant les informations de la carte directement sur le site du fournisseur.

Celle-ci sera plafonnée au montant de la demande et ne sera utilisable que pour l’achat en question. Achat unique ou abonnement, elle fonctionne dans les deux cas.