Logiciel de gestion des notes de frais

Le suivi des dépenses sans fausse note… de frais

Maîtrisez le montant des frais, jetez vos justificatifs, basculez le tout en comptabilité et en paie. Rendez vos comptables enfin heureux.

Découvrez les fonctionnalités
Cleemy notes de frais, logiciel de gestion de notes de frais
automatisez la saisie des notes de frais

Automatisez la saisie

Dématérialisez et collectez automatiquement vos justificatifs papier. Les notes de frais sont crées et les pièces sont légalement archivées.

approuvez les demandes de frais

Approuvez les demandes

Cleemy Notes de frais applique à la lettre vos règles d’engagement, selon le profil de vos collaborateurs et alerte qui de droit en cas de dépassement des plafonds.

repprochez et comptabilisez les dépenses

Rapprochez et comptabilisez

Synchronisez vos cartes de paiement, Cleemy Notes de frais rapproche la transaction avec le justificatif de la dépense. Il ne vous reste plus qu’à passer les écritures en comptabilité et en paie.

Une gestion de fer dans une interface de velours

Interface de Cleemy, application mobile, logiciel de notes de frais

Capturez les justificatifs au fil de l’eau

Prenez une photo depuis l’application mobile ou téléchargez un scan, Cleemy lit le justificatif, crée la dépense et archive la facture.

Interface de Cleemy, vue dépenses, logiciel de notes de frais

Choisissez votre moyen de paiement

Réglez définitivement la question du paiement des notes de frais et des avances avec les cartes bancaires Cleemy. Si vous disposez déjà de cartes, nous agrégeons aussi les relevés de nombreuses banques.

Interface de Cleemy, vue approbation, logiciel de notes de frais

Sollicitez les bons décideurs aux bons moments

Configurez le circuit d’approbation à votre guise. Cleemy achemine chaque dépense aux personnes les plus à même de statuer sur leur pertinence.

Interface de Cleemy, vue contrôle, logiciel de notes de frais

Définissez les règles du jeu

Avec des règles d’engagement claires et un système d’alertes acéré, aucune dépense anormale ne peut échapper aux approbateurs des notes de frais grâce aux alertes.

Interface de Cleemy, vue exports, logiciel de notes de frais

Au commencement était l’écriture… comptable

Synchronisez votre logiciel de notes de frais Cleemy avec votre comptabilité : ils parlent fondamentalement le même langage. Cleemy n’oublie pas la DSN et sait aussi dialoguer avec votre paie.

« Cleemy : nous ne reviendrons pas en arrière !
Nous utilisons l'application Cleemy pour gérer les notes de frais. L’outil emporte l'adhésion de l'ensemble de nos salariés. Pour les équipes compta, l'outil est un vrai plus et apporte une grande réactivité. »

– Maxime Choisnet, Groupe Gambetta Immobilier

Groupe Gambetta

Une saine gestion des notes de frais s’appuie sur l’innovation technologique, mais ne s’en contente pas

Les technologies d’automatisation sont aujourd’hui matures et largement disponibles. L’expertise métier reste en revanche indispensable.

Cleemy est utilisé par des entreprises, des associations et des groupes internationaux de secteurs d’activité variés, allant d’une dizaine à plusieurs milliers de collaborateurs. Cette richesse nous permet de faire évoluer continuellement le logiciel, vous incitant ainsi à adopter les meilleures pratiques de gestion.

En revanche, nous donnons le « LA » sur l’expérience utilisateur pour que vos collaborateurs soient efficaces en faisant leur note de frais et votre personnel administratif détendu en les traitant. Nous sommes garants de la rigueur comptable et de l’intégrité conceptuelle du logiciel : Cleemy ne s’est pas construit en empilant des développements demandés par nos plus gros clients.

innovation technologique et logiciel de notes de frais
Deezer Sigfox SPIE Kyocera Rakuten Hansgrohe denyall Fives
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Dites-moi… Ne seriez-vous pas en train de comparer plusieurs logiciels de gestion des notes de frais ?
Téléchargez notre kit d’aide au choix et gagnez du temps : fiche produit, grille tarifaire, canevas de comparaisons et autres ressources utiles.

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Création d'une dépense sur cleemy notes de frais

Un logiciel qui se charge de la corvée des notes de frais à votre place

Vos collaborateurs saisissent leurs dépenses à tout instant grâce à l' application mobile ou confortablement installés devant leur ordinateur… L'OCR de Cleemy lit le justificatif et crée la dépense. L’original peut être jeté sans craindre les foudres de l’administration grâce aux archives à valeur probante.

Cleemy se synchronise avec les principaux sites marchands et sociétés de transport pour récupérer automatiquement les factures numériques.

Cleemy c’est aussi des cartes bancaires que vous pouvez fournir à votre horde nomade de commerciaux, consultants ou techniciens pour qu’ils règlent leurs frais. Les justificatifs sont automatiquement rapprochés avec les dépenses qu’ils effectuent.

Avec Cleemy Notes de frais, les règles sont transparentes et chaque dépense est justifiée

Plafonds, alertes, forfaits… Vos règles d’engagement sont appliquées automatiquement et peuvent varier selon le profil des collaborateurs.

L’expérience utilisateur ne se limite pas aux seuls déclarants de frais. Les managers et les contrôleurs bénéficient d’interfaces dédiées à leur fonction qui les aident à statuer rapidement sur les notes de frais.

Les managers sauront où se pencher en priorité grâce au système d’alertes du logiciel Cleemy, qui met en avant les notes de frais comportant des anomalies telles que des doublons. Ils pourront refuser des lignes précises sur la note de frais et approuver le reste. Ensuite, c’est à vos comptables ou RH de jouer, avec une interface pensée pour contrôler de nombreuses notes de frais à la fois.

Liste des dépenses à déclarer
Liste des natures de dépenses

Gérez les dépenses de vos salariés aussi justement que vos factures fournisseurs

Les écritures en partie double sont une forme d’art à nos yeux. Cleemy est conçu selon un modèle comptable, ce qui le rend capable de dialoguer aisément avec les ERP et logiciels de comptabilité, sans oublier la paie.

Toutes les natures de dépenses (transports, indemnités kilométriques, hôtel, repas…) sont gérées par le logiciel Cleemy. Les dépenses peuvent être imputées analytiquement, sur autant de plans que nécessaire et toutes les subtilités de la récupération de la TVA de vos notes de frais sont automatiquement gérées.

Les moyens de paiement sont souvent ignorés dans la gestion des notes de frais. Nous sommes pour notre part convaincus qu’ils sont autant indispensables que les factures pour bien traiter la question. Vous pouvez souscrire à nos cartes bancaires ou synchroniser celles de votre banque actuelle.

Comment se déroule un match de tennis entre comptables ?

Toujours en partie double.

Quels critères prendre en compte pour choisir un logiciel de notes de frais ?

Acteurs du marché des logiciels de notes de frais et ROI de l’automatisation

Comment comparer les différents logiciels de notes de frais du marché ?

Notre conseil : limitez votre sélection d’outils à 3 ou 4 pour ne pas complexifier inutilement l’exercice. Pour vous faire gagner du temps, nous vous avons pré-mâché le travail dans le tableau ci-dessous.

Besoin Les solutions adaptées Le plus de Cleemy
Garantir la traçabilité des dépenses.

Cleemy, Spendesk, Expensya, Pleo et Jenji proposent des cartes de paiement intégrées.

Les transactions réalisées par carte bancaire sont synchronisées avec l’outil.

Si vous avez déjà des cartes société ou affaires avec votre banque traditionnelle, nous sommes capables de les intégrer grâce à notre partenaire Budget Insight.
Vous assurer que votre politique de frais est bien appliquée.

Configuration personnalisable de vos règles : N2F, Expensya, Cleemy.

Possibilités de personnalisation étendues : Concur et Notilus.

Ces logiciels appliquent automatiquement vos règles de gestion et vous alertent en cas d’erreur de saisie ou de dépassement de plafond autorisé.

Intégrée au SIRH Lucca, Cleemy se synchronise avec Timmi Absences pour un contrôle supplémentaire des dépenses (congés ou jour férié, déduction des déjeuners des titres-restaurants…)

Son interface est personnalisable tout en restant simple d’utilisation.

Offrir une expérience collaborateur fluide afin d’encourager le traitement des notes de frais au fil de l’eau.

Cleemy, N2F, Expensya, Jenji ou encore Pleo.

La saisie sur application mobile réduit la pénibilité de l’exercice.

On ne va pas vous mentir, nos concurrents offrent tous la saisie automatique et la configuration d’alertes en cas de retard sur les déclarations. A vous de choisir l’application qui vous semble la plus ergonomique.

Son interface est personnalisable tout en restant simple d’utilisation.

Permettre aux collaborateurs de réserver leurs voyages en toute autonomie. N2F, Notilus, Concur. Le travel management ne fait pas partie de notre offre de service.