Logiciel de gestion des notes de frais

Le suivi des dépenses sans fausse note… de frais

Maîtrisez le montant des frais, jetez vos justificatifs, basculez le tout en comptabilité et en paie. Rendez vos comptables enfin heureux.

Découvrez les fonctionnalités

Cleemy notes de frais, logiciel de gestion de notes de frais

Automatisez la saisie

Dématérialisez et collectez automatiquement vos justificatifs papier. Les notes de frais sont crées et les pièces sont légalement archivées.

Approuvez les demandes

Cleemy Notes de frais applique à la lettre vos règles d’engagement, selon le profil de vos collaborateurs et alerte qui de droit en cas de dépassement des plafonds.

repprochez et comptabilisez les dépenses

Rapprochez et comptabilisez

Synchronisez vos cartes de paiement, Cleemy Notes de frais rapproche la transaction avec le justificatif de la dépense. Il ne vous reste plus qu’à passer les écritures en comptabilité et en paie.

Une gestion de fer dans une interface de velours

Capturez les justificatifs au fil de l’eau

Prenez une photo depuis l’application mobile ou téléchargez un scan, Cleemy lit le justificatif, crée la dépense et archive la facture.

Choisissez votre moyen de paiement

Réglez définitivement la question du paiement des notes de frais et des avances avec les cartes bancaires Cleemy. Si vous disposez déjà de cartes, nous agrégeons aussi les relevés de nombreuses banques.

Sollicitez les bons décideurs aux bons moments

Configurez le circuit d’approbation à votre guise. Cleemy achemine chaque dépense aux personnes les plus à même de statuer sur leur pertinence.

Définissez les règles du jeu

Avec des règles d’engagement claires et un système d’alertes acéré, aucune dépense anormale ne peut échapper aux approbateurs des notes de frais grâce aux alertes.

Au commencement était l’écriture… comptable

Synchronisez votre logiciel de notes de frais Cleemy avec votre comptabilité : ils parlent fondamentalement le même langage. Cleemy n’oublie pas la DSN et sait aussi dialoguer avec votre paie.

Application Paiement Approbation Contrôle Exports

« Cleemy : nous ne reviendrons pas en arrière !
Nous utilisons l'application Cleemy pour gérer les notes de frais. L’outil emporte l'adhésion de l'ensemble de nos salariés. Pour les équipes compta, l'outil est un vrai plus et apporte une grande réactivité. »

– Maxime Choisnet, Groupe Gambetta Immobilier

Une saine gestion des notes de frais s’appuie sur l’innovation technologique, mais ne s’en contente pas

Les technologies d’automatisation sont aujourd’hui matures et largement disponibles. L’expertise métier reste en revanche indispensable.

Cleemy est utilisé par des entreprises, des associations et des groupes internationaux de secteurs d’activité variés, allant d’une dizaine à plusieurs milliers de collaborateurs. Cette richesse nous permet de faire évoluer continuellement le logiciel, vous incitant ainsi à adopter les meilleures pratiques de gestion.

En revanche, nous donnons le « LA » sur l’expérience utilisateur pour que vos collaborateurs soient efficaces en faisant leur note de frais et votre personnel administratif détendu en les traitant. Nous sommes garants de la rigueur comptable et de l’intégrité conceptuelle du logiciel : Cleemy ne s’est pas construit en empilant des développements demandés par nos plus gros clients.

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innovation technologique et logiciel de notes de frais

Dites-moi… Ne seriez-vous pas en train de comparer plusieurs logiciels de gestion des notes de frais ?

Téléchargez notre kit d’aide au choix et gagnez du temps : fiche produit, grille tarifaire, canevas de comparaisons et autres ressources utiles.

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Création d'une dépense sur cleemy notes de frais

Un logiciel qui se charge de la corvée des notes de frais à votre place

Vos collaborateurs saisissent leurs dépenses à tout instant grâce à l' application mobile ou confortablement installés devant leur ordinateur… L'OCR de Cleemy lit le justificatif et crée la dépense. L’original peut être jeté sans craindre les foudres de l’administration grâce aux archives à valeur probante.

Cleemy se synchronise avec les principaux sites marchands et sociétés de transport pour récupérer automatiquement les factures numériques.

Cleemy c’est aussi des cartes bancaires que vous pouvez fournir à votre horde nomade de commerciaux, consultants ou techniciens pour qu’ils règlent leurs frais. Les justificatifs sont automatiquement rapprochés avec les dépenses qu’ils effectuent.

Avec Cleemy Notes de frais, les règles sont transparentes et chaque dépense est justifiée

Plafonds, alertes, forfaits… Vos règles d’engagement sont appliquées automatiquement et peuvent varier selon le profil des collaborateurs.

L’expérience utilisateur ne se limite pas aux seuls déclarants de frais. Les managers et les contrôleurs bénéficient d’interfaces dédiées à leur fonction qui les aident à statuer rapidement sur les notes de frais.

Les managers sauront où se pencher en priorité grâce au système d’alertes du logiciel Cleemy, qui met en avant les notes de frais comportant des anomalies telles que des doublons. Ils pourront refuser des lignes précises sur la note de frais et approuver le reste. Ensuite, c’est à vos comptables ou RH de jouer, avec une interface pensée pour contrôler de nombreuses notes de frais à la fois.

Gérez les dépenses de vos salariés aussi justement que vos factures fournisseurs

Les écritures en partie double sont une forme d’art à nos yeux. Cleemy est conçu selon un modèle comptable, ce qui le rend capable de dialoguer aisément avec les ERP et logiciels de comptabilité, sans oublier la paie.

Toutes les natures de dépenses (transports, indemnités kilométriques, hôtel, repas…) sont gérées par le logiciel Cleemy. Les dépenses peuvent être imputées analytiquement, sur autant de plans que nécessaire et toutes les subtilités de la récupération de la TVA de vos notes de frais sont automatiquement gérées.

Les moyens de paiement sont souvent ignorés dans la gestion des notes de frais. Nous sommes pour notre part convaincus qu’ils sont autant indispensables que les factures pour bien traiter la question. Vous pouvez souscrire à nos cartes bancaires ou synchroniser celles de votre banque actuelle.

Comment se déroule un match de tennis entre comptables ?

Toujours en partie double.

Venez jouer avec Cleemy

Quels critères prendre en compte pour choisir un logiciel de notes de frais ?

Un logiciel qui automatise les opérations de contrôle

Malgré votre long travail de recherche, il est fort probable que vous hésitiez encore entre plusieurs logiciels de gestion des notes de frais. Hormis quelques gadgets technologiques, la couverture fonctionnelle des solutions est sensiblement la même. Pour vous éclairer sur le sujet, voici ce que vous êtes en droit d’attendre de la part d’un logiciel de notes de frais.

Pour réellement gagner du temps sur la gestion des notes de frais, la solution choisie devra automatiser une bonne partie des opérations de contrôle des dépenses déclarées, à savoir :

Opérations de contrôles	Fonctionnalités
Contrôle de l’application de la politique de frais	Implémentation de vos règles de plafonnement en fonction des profils de collaborateurs
Contrôle de la TVA sur les notes de frais	Récupération automatique de la TVA déductible sur vos notes de frais
Contrôle des indemnités kilométriques	Calcul automatique du montant remboursable en fonction du barème kilométrique (et de ses variations)
Contrôle et régularisation de la distribution des titres restaurant	Synchronisation avec les notes de frais et les invitations déclarées dans le logiciel pour le calcul des titres-restaurants

Un logiciel de notes de frais pensé pour tous les utilisateurs

La gestion des notes de frais est une tâche aussi pénible que chronophage surtout pour les déclarants.

L’ergonomie et la prise en main du logiciel, autrement dit l’expérience utilisateur doit, de fait, être un critère de sélection majeur. Un logiciel agréable à utiliser propose une application mobile, la plupart des dépenses ayant lieu lors de déplacements professionnels. Il doit permettre de saisir rapidement les dépenses et son interface doit être intuitive. Toutefois, la simplicité d’usage est un argument avancé par tous les éditeurs, sans exception. Pour vous assurer que c’est réellement le cas, faites le tester par vos commerciaux et autres populations nomades.

Un logiciel permettant la dématérialisation des justificatifs de notes de frais

L’État autorise, depuis mars 2017, la dématérialisation des justificatifs papier sous condition de respecter un certain nombre de contraintes techniques. Les justificatifs étant des factures, ils sont naturellement concernés. Un logiciel de gestion des notes de frais doit donc vous proposer une fonctionnalité d'archivage à valeur probante.

Loin d’être uniquement une obligation, la dématérialisation offre des avantages non négligeables :

Contrairement au support papier, les justificatifs ne s’altèrent pas avec le temps.
Un justificatif numérisé est plus simple à contrôler lorsqu’il est directement rattaché à la dépense.

Une solution suffisamment flexible pour être paramétrée en toute autonomie

Il est nécessaire que vous ayez la main sur les opérations d’administration courantes comme la gestion des axes analytiques. Le logiciel retenu devra vous permettre de paramétrer vous-même le plus d’éléments possibles.

Au fur et à mesure du développement de votre entreprise, vous allez sûrement devoir faire des ajustements de paramétrage en modifiant vos règles d’engagement de dépenses par exemple ou en autorisant de nouvelles natures de frais. Il serait dommage de systématiquement faire appel au support technique chaque fois que vous aurez besoin d’ajuster une variable. Vérifiez donc que ces modifications soient facilement réalisables et ne vous soient pas facturées en sus de la part de votre prestataire ou de votre éditeur.

Acteurs du marché des logiciels de notes de frais et ROI de l’automatisation

Vous êtes en quête du meilleur logiciel de notes de frais ?

La couverture fonctionnelle est certes un critère prépondérant de votre cahier des charges, mais elle ne doit pas supplanter l'ergonomie de l’outil. C’est bien souvent sa facilité d’utilisation qui assure son adoption en interne. La majorité des éditeurs vous propose de tester leurs solutions gratuitement. Profitez-en pour explorer toutes les fonctionnalités en vous mettant aussi dans le rôle d'un salarié ou d'un manager.

Quel est le ROI d’un logiciel de gestion de notes de frais ?

D’après une étude de HRS et la fondation GBTA, un comptable passe en moyenne 20 minutes à traiter une note de frais et une erreur de saisie entraîne 18 minutes de traitement supplémentaires.

De notre côté, nous avons analysé un échantillon de 25 millions d'euros de notes de frais déclarées par 1 300 de nos clients. Avec Cleemy Notes de frais :

un employé met en moyenne 7 minutes pour déclarer ses dépenses mensuelles ;
un manager prend moins de 3 minutes pour analyser une note de frais avant de la valider ;
le temps de traitement d’une note de frais par le service comptable est estimé à moins de 4 minutes.

Sur la base de ces données, il vous suffit de calculer le temps à gagner en euros en passant à une gestion automatisée des notes de frais.

Multipliez le nombre de déclarations annuelles par le temps passé à traiter une note de frais manuellement, ramenez ce résultat en heures puis multipliez-le par le taux horaire d'un salaire comptable (26 euros en moyenne). Faites le même calcul avec un temps de traitement automatisé estimé à 4 minutes et comparez les résultats. Vous obtiendrez l'économie annuelle que peut réaliser le service financier.

A noter que ce calcul ne tient pas compte des erreurs de saisie ou des fraudes des déclarants qui passent inaperçues. Un logiciel vous permet de configurer vos règles de gestion et vous alerte en cas d’anomalie ou de dépassement des plafonds.

Que penser des logiciels gratuits ?

La plupart des applications gratuites de notes de frais limitent le nombre de numérisations et d’utilisateurs. Ces logiciels conviennent donc surtout aux auto-entrepreneurs ou aux petites entreprises. Elles offrent par ailleurs un nombre limité de fonctionnalités. Elles se contentent de faciliter la saisie côté collaborateurs mais n’optimisent pas le temps de traitement comptable :

un outil non synchronisé avec votre comptabilité ne vous épargnera pas la saisie comptable et sera source d’erreurs et de retard sur les remboursements ;
l’impossibilité de configurer la solution en fonction de vos règles de gestion vous obligera à contrôler manuellement les notes de frais.

Comment comparer les différents logiciels de notes de frais du marché ?

Notre conseil : limitez votre sélection d’outils à 3 ou 4 pour ne pas complexifier inutilement l’exercice. Pour vous faire gagner du temps, nous vous avons pré-mâché le travail dans le tableau ci-dessous.

Besoin	Les solutions adaptées	Le plus de Cleemy
Garantir la traçabilité des dépenses.	Cleemy, Spendesk, Expensya, Pleo et Jenji proposent des cartes de paiement intégrées. Les transactions réalisées par carte bancaire sont synchronisées avec l’outil.	Si vous avez déjà des cartes société ou affaires avec votre banque traditionnelle, nous sommes capables de les intégrer grâce à notre partenaire Budget Insight.
Vous assurer que votre politique de frais est bien appliquée.	Configuration personnalisable de vos règles : N2F, Expensya, Cleemy. Possibilités de personnalisation étendues : Concur et Notilus. Ces logiciels appliquent automatiquement vos règles de gestion et vous alertent en cas d’erreur de saisie ou de dépassement de plafond autorisé.	Intégrée au SIRH Lucca, Cleemy se synchronise avec Timmi Absences pour un contrôle supplémentaire des dépenses (congés ou jour férié, déduction des déjeuners des titres-restaurants…) Son interface est personnalisable tout en restant simple d’utilisation.
Offrir une expérience collaborateur fluide afin d’encourager le traitement des notes de frais au fil de l’eau.	Cleemy, N2F, Expensya, Jenji ou encore Pleo. La saisie sur application mobile réduit la pénibilité de l’exercice.	On ne va pas vous mentir, nos concurrents offrent tous la saisie automatique et la configuration d’alertes en cas de retard sur les déclarations. A vous de choisir l’application qui vous semble la plus ergonomique. Son interface est personnalisable tout en restant simple d’utilisation.
Permettre aux collaborateurs de réserver leurs voyages en toute autonomie.	N2F, Notilus, Concur.	Le travel management ne fait pas partie de notre offre de service.