Une gestion des notes de frais aiguisée avec le logiciel Cleemy
Alliez rigueur et satisfaction des collaborateurs avec le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy.
Maîtrisez les dépenses de vos collaborateurs
avec la solution de gestion des notes de frais des logiciels RH Lucca :
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Automatisez la saisie
Dématérialisez et collectez automatiquement vos justificatifs papier. Cleemy crée les notes de frais et en archive légalement les pièces.
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Approuvez les demandes
Cleemy applique à la lettre vos règles d’engagement, selon le profil de vos collaborateurs et alerte qui de droit en cas de dépassement des plafonds.
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Rapprochez et comptabilisez
Synchronisez vos cartes de paiement, Cleemy rapproche la transaction avec le justificatif de la dépense. Il ne vous reste plus qu’à passer les écritures en comptabilité et en paie.
Cleemy, une gestion de fer dans une interface de velours
Capturez les justificatifs au fil de l’eau
Prenez une photo depuis l’application mobile ou téléchargez un scan, Cleemy lit le justificatif, crée la dépense et archive la facture.
Les factures viennent à vous
Connectez Cleemy avec les principaux sites e-commerce : les factures numériques sont automatiquement récupérées.
Choisissez votre moyen de paiement
Réglez définitivement la question du paiement des notes de frais et des avances avec les cartes bancaires Cleemy. Si vous disposez déjà de cartes, nous agrégeons aussi les relevés de nombreuses banques.
Sollicitez les bons décideurs aux bons moments
Configurez le circuit d’approbation à votre guise. Cleemy achemine chaque dépense aux personnes les plus à même de statuer sur leur pertinence.
Définissez les règles du jeu
Avec des règles d’engagement claires et un système d’alertes acéré, aucune dépense anormale ne peut échapper aux approbateurs des notes de frais grâce aux alertes.
Au commencement était l’écriture… comptable
Synchronisez votre logiciel de notes de frais Cleemy avec votre comptabilité : ils parlent fondamentalement le même langage. Cleemy n’oublie pas la DSN et sait aussi dialoguer avec votre paie.
Deezer, Sigfox, Spie, Kyocera, Rakuten, Hansgrohe, Denyall, Fives
Une saine gestion des notes de frais s’appuie sur l’innovation technologique, mais ne s’en contente pas
Les technologies d’automatisation sont aujourd’hui matures et largement disponibles. L’expertise métier reste en revanche indispensable.
Cleemy est utilisé par des entreprises, des associations et des groupes internationaux de secteurs d’activité variés, allant d’une dizaine à plusieurs milliers de collaborateurs. Cette richesse nous permet de faire évoluer continuellement le logiciel, vous incitant ainsi à adopter les meilleures pratiques de gestion.
En revanche, nous donnons le « LA » sur l’expérience utilisateur pour que vos collaborateurs soient efficaces en faisant leur note de frais et votre personnel administratif détendu en les traitant. Nous sommes garants de la rigueur comptable et de l’intégrité conceptuelle du logiciel : Cleemy ne s’est pas construit en empilant des développements demandés par nos plus gros clients.
Un logiciel qui se charge de la corvée des notes de frais à votre place
Vos collaborateurs saisissent leurs dépenses à tout instant grâce à l'application mobile ou confortablement installés devant leur ordinateur… L'OCR de Cleemy lit le justificatif et crée la dépense. L’original peut être jeté sans craindre les foudres de l’administration grâce aux archives à valeur probante.
Cleemy se synchronise avec les principaux sites marchands et sociétés de transport pour récupérer automatiquement les factures numériques.
Cleemy c’est aussi des cartes bancaires que vous pouvez fournir à votre horde nomade de commerciaux, consultants ou techniciens pour qu’ils règlent leurs frais. Les justificatifs sont automatiquement rapprochés avec les dépenses qu’ils effectuent.
En savoir plus sur les cartes AnytimeAvec Cleemy, les règles sont transparentes et chaque dépense est justifiée
Plafonds, alertes, forfaits… Vos règles d’engagement sont appliquées automatiquement et peuvent varier selon le profil des collaborateurs.
L’expérience utilisateur ne se limite pas aux seuls déclarants de frais. Les managers et les contrôleurs bénéficient d’interfaces dédiées à leur fonction qui les aident à statuer rapidement sur les notes de frais.
Les managers sauront où se pencher en priorité grâce au système d’alertes du logiciel Cleemy, qui met en avant les notes de frais comportant des anomalies telles que des doublons. Ils pourront refuser des lignes précises sur la note de frais et approuver le reste. Ensuite, c’est à vos comptables ou RH de jouer, avec une interface pensée pour contrôler de nombreuses notes de frais à la fois.
Gérez les dépenses de vos salariés aussi justement que vos factures fournisseurs
Les écritures en partie double sont une forme d’art à nos yeux. Cleemy est conçu selon un modèle comptable, ce qui le rend capable de dialoguer aisément avec les ERP et logiciels de comptabilité, sans oublier la paie.
Toutes les natures de dépenses (transports, indemnités kilométriques, hôtel, repas…) sont gérées par le logiciel Cleemy. Les dépenses peuvent être imputées analytiquement, sur autant de plans que nécessaire et toutes les subtilités de la récupération de la TVA de vos notes de frais sont automatiquement gérées.
Les moyens de paiement sont souvent ignorés dans la gestion des notes de frais. Nous sommes pour notre part convaincus qu’ils sont autant indispensables que les factures pour bien traiter la question. Vous pouvez souscrire à nos cartes bancaires ou synchroniser celles de votre banque actuelle.
Comment se déroule un match de tennis entre comptables ?
Toujours en partie double.
Quels critères prendre en compte pour choisir un logiciel de notes de frais ?
Malgré votre long travail de recherche, il est fort probable que vous hésitiez encore entre plusieurs logiciels de gestion des notes de frais. Hormis quelques gadgets technologiques, la couverture fonctionnelle des solutions est sensiblement la même. Pour vous éclairer sur le sujet, voici ce que vous êtes en droit d’attendre de la part d’un logiciel de notes de frais.
Pour réellement gagner du temps sur la gestion des notes de frais, la solution choisie devra automatiser une bonne partie des opérations de contrôle des dépenses déclarées, à savoir :
| Opérations de contrôles | Fonctionnalités |
|---|---|
| Contrôle de l’application de la politique de frais | Implémentation de vos règles de plafonnement en fonction des profils de collaborateurs |
| Contrôle de la TVA sur les notes de frais | Récupération automatique de la TVA déductible sur vos notes de frais |
| Contrôle des indemnités kilométriques | Calcul automatique du montant remboursable en fonction du barème kilométrique (et de ses variations) |
| Contrôle et régularisation de la distribution des titres restaurant | Synchronisation avec les notes de frais et les invitations déclarées dans le logiciel pour le calcul des titres-restaurants |
Un logiciel de notes de frais pensé pour tous les utilisateurs
La gestion des notes de frais est une tâche aussi pénible que chronophage surtout pour les déclarants.
L’ergonomie et la prise en main du logiciel, autrement dit l’expérience utilisateur doit, de fait, être un critère de sélection majeur. Un logiciel agréable à utiliser propose une application mobile, la plupart des dépenses ayant lieu lors de déplacements professionnels. Il doit permettre de saisir rapidement les dépenses et son interface doit être intuitive. Toutefois, la simplicité d’usage est un argument avancé par tous les éditeurs, sans exception. Pour vous assurer que c’est réellement le cas, faites le tester par vos commerciaux et autres populations nomades.
Un logiciel permettant la dématérialisation des justificatifs de notes de frais
L’État autorise, depuis mars 2017, la dématérialisation des justificatifs papier sous condition de respecter un certain nombre de contraintes techniques. Les justificatifs étant des factures, ils sont naturellement concernés. Un logiciel de gestion des notes de frais doit donc vous proposer une fonctionnalité d'archivage à valeur probante.
Loin d’être uniquement une obligation, la dématérialisation offre des avantages non négligeables :
- Contrairement au support papier, les justificatifs ne s’altèrent pas avec le temps.
- Un justificatif numérisé est plus simple à contrôler lorsqu’il est directement rattaché à la dépense.
Une solution suffisamment flexible pour être paramétrée en toute autonomie
Il est nécessaire que vous ayez la main sur les opérations d’administration courantes comme la gestion des axes analytiques. Le logiciel retenu devra vous permettre de paramétrer vous-même le plus d’éléments possibles.
Au fur et à mesure du développement de votre entreprise, vous allez sûrement devoir faire des ajustements de paramétrage en modifiant vos règles d’engagement de dépenses par exemple ou en autorisant de nouvelles natures de frais. Il serait dommage de systématiquement faire appel au support technique chaque fois que vous aurez besoin d’ajuster une variable. Vérifiez donc que ces modifications soient facilement réalisables et ne vous soient pas facturées en sus de la part de votre prestataire ou de votre éditeur.