Dématérialisez vos justificatifs de notes de frais
Traquez les facturettes là où elles se cachent : portefeuille, boîte mail, espace client d’un site marchand… Les justificatifs sont dématérialisés et la fonctionnalité OCR les lit automatiquement.
Criez haro sur la paperasse
Reconnaissance de caractères
Un cliché, 5 secondes, une dépense traitée. Un cliché et toutes les données présentes sur le justificatif sont automatiquement extraites en quelques secondes : montants, date, type de charge, taxes et fournisseur.
Dématérialisez sur mobile et ordinateur
Prenez des photos avec votre mobile, importez des fichiers depuis votre ordinateur ou transférez des emails.
Dématérialisation à valeur probante
Vos justificatifs sont scellés et archivés conformément aux réglementations fiscales et sociales.
Simple, rapide, efficace, agile !
La mise en place s'est déroulée comme prévue, malgré un timing très serré. Les besoins ont été respectés ainsi que la date de mise en production.Nous sommes très satisfaits des avantages proposés par la solution et attendons avec impatience les prochaines évolutions.
Mathieu Senecal,
IT Financial project de Talendo Consulting
Éradiquez les reçus de notes de frais.
Découvrez les autres fonctionnalités de la solution
Vous êtes curieux ? Une bien belle qualité pour qui veut des notes de frais au cordeau.
La dématérialisation des factures est régie par l’article A102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales. En substance, voici ce que ce texte nous apprend :
- Aucune contrainte s’agissant de l’appareil utilisé pour créer l’image, tant que celle-ci est lisible et fidèle à l’original.
- Enregistrement au format PDF obligatoire.
- Apposition d’une signature électronique via un tiers certifié.
- Stockage les fichiers de manière documentée et sans risque de pertes sur 10 ans.
- Aucune norme de stockage requise.
L’Urssaf a confirmé par arrêté le 23 mai 2019 que les règles fiscales étaient valables au social
Les justificatifs de notes de frais sont des factures souvent inférieures à 150 €. Elles ont donc un formalisme simplifié (CGI, ann. II, art. 242 nonies A, I-2°).
Les textes sur la dématérialisation s’appliquent donc aussi aux tickets de caisse. Certes, vos collaborateurs ne fourniront pas toujours de factures en bonne et due forme pour les frais plus importants, mais nous n'avons jamais eu vent d'un redressement pour ce motif.
L’extraction des données des justificatifs de frais est réalisée par un algorithme de Deep Learning spécialisé.
Les réponses de l’algorithme sont retranscrites dans le logiciel de note de frais, qui procède à des contrôles de cohérence complémentaires, notamment sur les taxes.
L’algorithme utilisé par Lucca Notes de frais figure parmi les plus performants du marché et est régulièrement mis à jour. Fin 2020, les précisions de lecture des notes de frais françaises étaient les suivantes :
- TTC : 95,4 %
- Date : 98 %
- Taxes : 93,2 %
- Nature : 90,1 %
Ces performances sont mesurées sur un échantillon aléatoire de 6 000 justificatifs, contenant notamment des justificatifs qu’on n’oserait pas donner au service comptable : chiffonnés, mal éclairés, avec une mise au point déplorable…
Les utilisateurs qui prennent en photo leurs justificatifs à la sortie du restaurant avec une lumière décente ont rarement besoin de les corriger.