Dématérialisez vos justificatifs de notes de frais

Cleemy vous aide à traquer les facturettes là où elles se cachent : portefeuille, boîte mail, espace client d’un site marchand… Les justificatifs sont dématérialisés et la fonctionnalité OCR les lit automatiquement.

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Criez haro sur la paperasse

  • Reconnaissance de caractères

    Un cliché, 5 secondes, une dépense traitée. Cleemy extrait de vos reçus montants, date, type de charge, taxes et fournisseur.

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  • Dématérialisez sur mobile et ordinateur

    Prenez des photos avec votre mobile, importez des fichiers depuis votre ordinateur ou transférez des emails.

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  • Dématérialisation à valeur probante

    Vos justificatifs sont scellés et archivés conformément aux réglementations fiscales et sociales.

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  • Connecteurs e-commerce et transports

    OUI.sncf, Trainline, Uber, Orange… Cleemy récupère automatiquement les factures de vos collaborateurs.

Cleemy : simple, rapide, efficace, agile !

La mise en place s'est déroulée comme prévue, malgré un timing très serré. Les besoins ont été respectés ainsi que la date de mise en production. Nous sommes très satisfaits de l'outil Cleemy : simplicité, rapidité, agilité, et dématérialisation à valeur probante sont de réels avantages. Nous attendons avec impatience les prochaines évolutions.

Mathieu Senecal, IT Financial project de Talendo Consulting

Éradiquez les reçus de notes de frais.

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Vous êtes curieux ? Une bien belle qualité pour qui veut des notes de frais au cordeau.

La dématérialisation des notes de frais en bref

La dématérialisation des factures est régie par l’article A102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales. En substance, voici ce que ce texte nous apprend :

  • Aucune contrainte s’agissant de l’appareil utilisé pour créer l’image, tant que celle-ci est lisible et fidèle à l’original.
  • Enregistrement au format PDF obligatoire.
  • Apposition d’une signature électronique via un tiers certifié.
  • Stockage les fichiers de manière documentée et sans risque de pertes sur 10 ans.
  • Aucune norme de stockage requise.

L’Urssaf a confirmé par arrêté le 23 mai 2019 que les règles fiscales étaient valables au social

Les justificatifs de notes de frais sont des factures souvent inférieures à 150 €. Elles ont donc un formalisme simplifié (CGI, ann. II, art. 242 nonies A, I-2°).

Les textes sur la dématérialisation s’appliquent donc aussi aux tickets de caisse. Certes, vos collaborateurs ne fourniront pas toujours de factures en bonne et due forme pour les frais plus importants, mais nous n'avons jamais eu vent d'un redressement pour ce motif.

Lecture automatique des justificatifs : une technologie mature

L’extraction des données des justificatifs de frais est réalisée par un algorithme de Deep Learning spécialisé.

Les réponses de l’algorithme sont retranscrites dans le logiciel de note de frais, qui procède à des contrôles de cohérence complémentaires, notamment sur les taxes.

L’algorithme utilisé par Cleemy figure parmi les plus performants du marché et est régulièrement mis à jour. Fin 2020, les précisions de lecture des notes de frais françaises étaient les suivantes :

  • TTC : 95,4 %
  • Date : 98 %
  • Taxes : 93,2 %
  • Nature : 90,1 %

Ces performances sont mesurées sur un échantillon aléatoire de 6 000 justificatifs, contenant notamment des justificatifs qu’on n’oserait pas donner au service comptable : chiffonnés, mal éclairés, avec une mise au point déplorable…

Les utilisateurs qui prennent en photo leurs justificatifs à la sortie du restaurant avec une lumière décente ont rarement besoin de les corriger.

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