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Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH), Système de Gestion des Ressources Humaines (SGRH), logiciel de Gestion du Capital Humain (GCH), logiciel RH, système de ressources humaines… Tous ces termes et acronymes ne concernent qu’un seul domaine : celui de l’automatisation des tâches liées aux processus de gestion des Ressources Humaines. Cependant, si ces solutions RH s’intéressent toutes au même sujet, leurs manières de fonctionner et leurs champs d’actions peuvent être très différents.
Certains automatisent uniquement le suivi administratif RH. D’autres vont au-delà de la gestion des tâches quotidiennes et deviennent des outils stratégiques d’aide à la décision et de gestion de la performance des équipes.
Les outils RH adressent quatre domaines d’actions : la rémunération, le suivi administratif, la gestion du personnel et la gestion des talents. Certains logiciels RH ont une couverture fonctionnelle suffisamment large pour gérer ces quatres domaines à la fois. D’autres, comme les logiciels Lucca, sont dédiés à l’automatisation d’un seul processus. Leur force réside dans leur capacité à s’intégrer parfaitement avec n’importe quel système d’information ouvert.
Lorsqu’on souhaite s’investir dans un projet d’équipement de logiciels RH, les problématiques budgétaire et d’investissement des différents acteurs arrivent rapidement.
Salariés ou directions, il est nécessaire de les convaincre de s’impliquer dans le projet pour pouvoir le mener à bien. Pour cela, il est essentiel de maîtriser son sujet sur le bout des doigts. Que ce soit au niveau du suivi de projet ou encore du vocabulaire technique.
En ce sens, nous avons défini les différents termes à connaître pour convaincre son entreprise de s’investir dans un projet d’équipement de logiciels RH.
Appelé « Core RH », ce type de solutions RH répond aux besoins de toutes les entreprises. Elles permettent de structurer le dossier RH des salariés et d’en faciliter la gestion, en automatisant les tâches administratives liées à la centralisation et à la mise à jour des données salariés (adresse postale, numéro de sécurité sociale, poste occupé, date de début de contrat…).
Il peut également proposer un portail d’accès aux informations RH, permettant aux collaborateurs de modifier eux-mêmes leurs données. Pour les entreprises dont les effectifs sont en croissance, les solutions d’onboarding automatisent toutes les tâches administratives nécessaires à l’accueil des nouvelles recrues.
Ces solutions RH s’adressent aux entreprises ayant atteint une certaine taille, en pleine croissance et dont les enjeux portent à la fois sur la performance, le recrutement et la fidélisation des talents. Ils offrent une vue des compétences disponibles dans l’entreprise, permettent d’identifier les hauts potentiels et facilitent la mise en place d’actions correctives : recrutement de profils spécifiques, plan de formations, etc.
Les solutions de gestion des entretiens RH appartiennent à cette catégorie de logiciels. Ce type d’outil qui simplifie la préparation de ses entretiens annuels et le suivi des objectifs, permet au service RH de mesurer la performance des équipes et de repérer les managers de demain.
Ces outils vont plus loin que les solutions de suivi admnistratif. Ils gèrent les plannings d’équipe, le suivi des temps et des activités, les demandes de congés…
La gestion des congés et absences est généralement le premier processus qu’une entreprise cherche à dématérialiser lorsqu’elle atteint une taille critique, ne lui permettant plus de gérer ses données manuellement. Elle peut aussi se tourner vers des solutions d’automatisation pour répondre à des obligations légales comme une solution de gestion des temps et des activités par exemple.
Au delà des différences fonctionnelles, les logiciels RH sont divisés en deux grandes catégories : la catégorie solution rh SaaS et les logiciels, dits « en mode licence » (c’est à dire installés sur les serveurs de l’entreprise). Les différences reposent sur leur mode de commercialisation, leur maintenance et leur usage.
Une solution RH SaaS est une application accessible en ligne via un navigateur internet. La facturation se fait sous forme d’abonnement mensuel et inclut les mises à jour et les corrections de bugs. L’application, tout comme les données qu’elle contient, sont hébergées sur des serveurs externes à l’entreprise.
Il n’est donc pas possible de réaliser de développements spécifiques pour personnaliser le logiciel en fonction de ses besoins. C’est à l’entreprise d’adapter ses pratiques à l’outil.
Les logiciels commercialisés en mode licence, egalement appelés “on premise” nécessitent quant à eux une installation sur les serveurs physiques de l’entreprise. Cette dernière en devient propriétaire. Ceci implique nécessairement de disposer d’une DSI pour prendre en charge le maintien du système informatique. Toutefois, cela contraint aussi l’entreprise à une forte dépendance vis-à-vis du prestataire de services qui a réalisé le déploiement.
En effet, en plus du prix d’achat des licences, l’entreprise doit s’acquitter de coûts supplémentaires liés à la maintenance des logiciels : mise à jour, modification de paramétrage, renouvellement de licences, etc.
