L’évangélisation des futurs utilisateurs d’un outil RH, et plus spécifiquement des managers et de leurs équipes, est trop souvent sous-estimée. Pourtant, sans eux, c’est tout le projet de mise en place qui peut échouer. A quoi servirait cet outil s’il n’est pas utilisé. Cela semble exagéré, mais le cas se produit plus souvent qu’on ne le pense.
En effet, ce type d’outil permet de décentraliser la saisies des données auprès des salariés. Ce sont eux qui posent leurs congés, déclarent leurs notes de frais, leurs temps, mettent à jour leurs informations administratives. Les managers ont quant à eux un rôle de contrôle et d’approbateur.
Pour vendre votre projet en interne vous devez donc faire accepter l’arrivée et l’utilisation de ce nouvel outil RH, sans qu’il ne soit perçu comme une corvée, voire un moyen de « flicage » par les collaborateurs et leurs managers.
C’est pourquoi, les DRH ont tout intérêt à maîtriser quelques notions IT pour les convaincre de s’impliquer dans le projet. Voici les principaux points qu’un directeur ou responsable des systèmes d’information regardera avec la plus grande attention dans le cadre de la mise en place d’un outil en mode SaaS.
L’UX, premier critère de choix d’un outil RH pour séduire les collaborateurs
Les tâches administratives ne font pas partie de la fiche de poste des collaborateurs et des managers. Pour qu’ils y passent le moins de temps possible et qu’ils n’y soient pas réfractaires, vous aurez besoin d’un outil « qui sait se faire oublier ».
Le travail d’un salarié est entrecoupé de nombreuses tâches administratives à réaliser. Que cela soit à l’occasion de son arrivée dans l’entreprise ou encore de la saisie de ses temps de travail, l’outil RH envoie automatiquement des notifications et des alertes aux personnes concernées :
- les tâches à réaliser sont détaillées,
- les dates butoirs sont signalées,
- des rappels sont envoyés aux retardataires.
Collaborateurs et managers n’ont plus qu’à se laisser guider par le logiciel pour respecter le calendrier et les règles de l’entreprise.
L’ergonomie et le confort d’utilisation sont clés dans l’acceptation de l’outil RH par les collaborateurs. Un bon logiciel se dispense de formation. Renseigner ou contrôler une donnée RH devient une routine indolore dans le flux de travail des salariés. Ils sont donc plus impliqués dans cette démarche et moins réfractaires au changement.
Rendre les collaborateurs et les managers complètement autonomes
Politique de dépenses, soldes de congés, vue du planning des équipes… Accéder à ces informations en temps réel permet aux collaborateurs et managers d’être complètement autonomes dans la gestion administrative et RH.
Les droits des salariés et les règles internes sont accessibles à tous, à tout moment. Un collaborateur peut ainsi connaître immédiatement le solde de ses congés ou le montant du plafond des dépenses lors de ses déplacements. Quant à son manager, il n’a plus besoin de l’aide du service RH pour organiser les départs en congés de son équipe, ni de soumettre au service comptable le montant des dépenses pour valider une note de frais. Un vrai gain de temps et de productivité.
Une page d’accueil personnalisée pour centraliser toutes les informations utiles au salarié
L’outil RH que vous mettrez en place est avant tout le leur. Fini la corvée de devoir rechercher tel formulaire sur tel serveur de l’entreprise, ou de faire de la spéléologie dans sa boîte mail pour retrouver une pièce jointe ou une information. Vos collaborateurs doivent pouvoir consulter leur situation quand ils le souhaitent :
- entretien d’évaluation en cours,
- encours de remboursement de notes de frais,
- nombre de jours de congés disponibles,
- fiche de paie à disposition dans le coffre-fort…
Les managers ont quant à eux une complète visibilité sur les actions de leurs équipes :
- pourcentage d’atteinte des objectifs annuels,
- notes de frais,
- demandes de congés à valider,
- suivi des activités…
Soigner ses messages, démontrer les bénéfices de l’outil RH sélectionné, accompagner et répondre aux questions que ce changement suscite est la clé d’un accueil réussi, que l’on soit décisionnaire ou utilisateur final. Cependant, n’utilisez pas les mêmes arguments auprès de tous les collaborateurs. En effet, allez droit au but avec la direction générale et mettez en valeur les bienfaits en terme de performance des équipes. Dans un autre registre, valorisez les exports personnalisés et la réduction des erreurs en paie auprès de votre direction financière. Enfin, renseignez-vous sur la sécurité des données des éditeurs de solutions et les différents moyens d’intégrer un tel outil dans votre système d’information actuel pour rassurer votre DSI.