Les 7 enseignements tirés de notre premier offsite

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En mai dernier se tenait le 1er offsite de Lucca. Le temps d’une semaine, une partie de l’équipe a posé ses valises à Barcelone pour se concentrer sur un projet, loin des sollicitations quotidiennes.

En 2 ans, les effectifs de Lucca ont plus que doublé. Avec une telle croissance, l’organisation, la communication ou la préservation de la culture d’entreprise deviennent rapidement des sujets qu’il faut traiter. En tant que Chef de produit, il me semble important de prendre du temps en équipe pour garder tout le monde sur le même cap et préserver notre culture.

Change your place to change your perspective 

Nous avons passé une semaine ensemble à se consacrer au développement d’un nouveau produit. Cette expérience, enrichissante sur le plan professionnel, nous a aussi permis de tisser des liens entre nous, de sortir de la routine du bureau où chacun a son casque sur les oreilles.

De cette aventure, nous avons retenu 7 enseignements.

1. Définir l’objectif principal du offsite

Afin que tout le monde soit aligné sur les objectifs, nous avons échangé sur les attentes et les envies de chacun. Nous voulions que l’objectif principal de notre offsite soit de sortir quelque chose de concret, un nouveau produit, tangible. En accord avec la direction, nous avons donc défini le produit sur lequel nous allions travailler : Lucca Faces, une application dont le but est d’apprendre les prénoms de ses collaborateurs sous forme de quiz gamifié.

« L’offsite a permis, par son aspect remote et exceptionnel, de se couper des problématiques quotidiennes et ainsi d’offrir un environnement propice à la création. L’objectif de rendu était réaliste mais suffisamment exigeant pour créer une émulation stimulante pour l’équipe sur place. »
Sandy, intégrateur & UI designer

2. Réunir les compétences nécessaires

Au sein de l’équipe, personne ne possède les compétences UX (Expérience utilisateur). Nous avons donc défini qui seraient les « invités hors équipe », indispensables à la réalisation de ce projet. C’est ainsi que Sandy, intégrateur et membre de l’équipe UX, a rejoint le projet.

3. Définir le temps pour atteindre cet objectif

Anticiper et impliquer chacun dans le choix des dates est fondamental. Demander à toute son équipe de partir loin de ses proches nécessite de leur laisser le temps de s’organiser. Ainsi, chacun pourra pleinement se concentrer sur l’objectif. Ces paramètres pris en compte, nous avons choisi de partir 5 jours, du lundi au vendredi.

4. Communiquer auprès des autres équipes

Un projet en offsite peut ne pas être compris de tous et susciter certaines jalousies. Il est donc important d’être transparent sur l’objectif et le contenu du offsite : destination, personnes, hébergement, résultats attendus.

La communication pendant le offsite est tout aussi importante. Chaque jour, nous avons partagé notre avancement avec le reste des Luccasiens.

5. Définir la mesure du succès

Le succès du projet doit être conditionné en grande partie par l’atteinte de l’objectif fixé. Nous voulions rentrer avec un produit fini, montrer quelque chose de concret et en être fiers.

« Durant cet offsite, nous avons pu nous concentrer à fond sur un seul et même projet pendant une semaine complète. Un startup weekend allongé en quelque sorte, mais avec un projet qui fonctionne à la fin ! L’ambiance de travail était bonne : c’était une superbe expérience pour notre équipe. »
Bastien, ingénieur R&D.

6. Ne pas négliger la logistique : le temps sur place doit être consacré à l’exécution

La préparation et le travail en amont sont indispensables au bon déroulement du offsite et à l’atteinte de l’objectif. Ce temps consacré à l’organisation ne doit pas être sous estimé. Il faut s’assurer que l’équipe aura tout le nécessaire pour se concentrer sur l’objectif.

15 jours ont été nécessaires pour préparer notre offsite (logement, avion, taxi, carte de métro, coworking, wifi, café,… )

Concernant le logement, nous avons choisi un appartement Airbnb. L’esprit communautaire était important pour nous. En revanche, pour ne pas mélanger les moments de la journée avec la convivialité du soir, nous avons réservé des espaces de coworking. Outre la qualité du réseau internet et des équipements proposés, cela nous a permis de rencontrer des personnes de l’écosystème local.

Petit détail non négligeable, attention aux jours fériés dans le pays de destination. Nous sommes partis le lundi de Pentecôte qui est un jour non travaillé en Espagne. L’espace de coworking prévu était fermé…

Pour que tout le monde soit opérationnel, nous avions réglé tous les détails techniques avant le départ y compris les horaires de travail. Chaque jour nous avons fait un point sur les tâches réalisées la veille, fixé de nouveaux objectifs et levé les points de blocage.

7. Laisser du temps pour les échanges : Work Hard, Eat Hard, Play Hard

Même si l’on voit son équipe tous les jours, c’est très souvent avec un casque sur les oreilles et la tête dans le guidon. Partir en offsite et partager du temps libre ensemble nous a permis de mieux nous connaître et d’être plus soudés. Au delà des repas que nous prenions toujours ensemble, nous visitions chaque fin d’après-midi, un quartier de la ville.

« Super expérience qui permet de changer du quotidien et de la routine. On a conscience qu’on a de la chance d’être là donc on se donne à fond pour sortir un truc bien. Et c’est top pour la cohésion d’équipe et discuter de sujets qu’on n’a pas toujours le temps d’aborder au bureau. »
Orion, ingénieur R&D.

Le contexte différent et moins formel fait ressortir d’autres aspects des personnalités de chacun et rend les interactions plus riches.

A l’issue de ces 5 jours, nous sommes rentrés avec une application en production, une équipe plus engagée et plus productive, preuve que le offsite est un investissement rentable pour l’entreprise.

 

Thomas - Chef de produit Lucca
Diplômé de l’IESEG School of Management, Thomas suit la formation du Wagon après deux années en web analyse et gestion de projets digitaux. Il arrive chez Lucca en février 2016 en tant que chef de produit pour l’optimisation de l’admin Lucca.

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