Comment faisons-nous évoluer Cleemy ?

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Cleemy est un logiciel fréquemment mis à jour : chaque mois, nous développons de nouvelles fonctionnalités ou nous retravaillons celles qui existent déjà. La gestion des notes de frais est, contrairement aux apparences, un domaine extrêmement riche fonctionnellement : ce n’est pas demain la veille que nous aurons épuisé le sujet !

Nous organisons notre travail selon la méthode SCRUM. Traduit dans le langage du commun des mortels, cela veut dire que nous découpons nos travaux en grands blocs de fonctionnalités durant environ un mois, découpés en petits blocs d’une semaine, eux-mêmes composés de petites briques plus ou moins indépendantes. A la fin du développement d’un grand bloc fonctionnel, nous déployons l’évolution chez tous nos clients.

Cela nous permet de construire Cleemy pas à pas et d’être très réactifs aux attentes des utilisateurs. S’il s’avère que la première version d’une fonctionnalité ne couvre pas tous les besoins, nous enchaînons dans les mois qui suivent sur une seconde version, forts des retours du terrain.

Nous avons une feuille de route composée de grandes évolutions (par exemple le module de gestion que nous avons sorti récemment), et accompagnée de petites améliorations (par exemple ajouter une fonctionnalité de tri sur certains tableaux).

Le choix des grandes évolutions auxquelles nous nous attaquons est d’ordre stratégique. Nous déterminons ce qui est le plus pertinent pour faire de Cleemy le logiciel de référence dans la gestion des notes de frais  :

  • en analysant les retours de nos clients : si beaucoup d’entre eux le souhaitent, c’est qu’il y a un réel besoin !
  • en arbitrant entre la durée de développement d’une fonctionnalité majeure et ses effets escomptés : satisfaction client, facilité de déploiement, valeur perçue de cette fonctionnalité pour nos prospects
  • en laissant travailler notre imagination pour inventer des choses complètement nouvelles ou en les faisant d’une manière originale

Une fois que nous avons décidé ce que nous allons faire, nous faisons des maquettes et des spécifications, que nous montrons aux clients qui ont la connaissance la plus approfondie du besoin que l’évolution va couvrir.

Par ailleurs, nous intercalons systématiquement des petites sessions de polissage entre deux grandes évolutions. Voici un exemple de la manière dont nous sélectionnons ces petites évolutions…

Franck Tabary travaille chez notre client Denyall. Il nous a fait parvenir ce ticket de support :

Bonjour,

1. Lorsqu’on classe les dépenses par Nature, les dépenses d’une même nature ne sont pas classées par date. Ce qui rend potentiellement pénible le contrôle des justificatifs papiers avec chaque dépense. Pourriez vous envisager de réfléchir à ce sujet ?

2. Il est actuellement impossible de renommer une note de frais (avant sa validation). Idem, serait-il possible d’ouvrir cette fonctionnalité ?

En tout cas votre outil est génial, et je me ferais un plaisir de vous remonter des remarques.

Voici notre réponse :

Bonjour,

Tout d’abord, merci pour ce retour ! Il est plaisant de voir que l’énergie que nous mettons à faire un produit de qualité trouve écho auprès de ses utilisateurs. C’est d’ailleurs en les écoutant que nous implémentons graduellement toutes les évolutions qui profiteront à tous.

Creusons un peu vos suggestions :

1/ Le double tri est une fonctionnalité qui peut s’implémenter dans les listes, mais n’est pas souvent très intuitive à l’usage . On peut en revanche envisager un double tri « par défaut » (i.e. je choisis le critère de tri principal avec la colonne, puis Cleemy trie systématiquement les entrées ayant la même valeur sur le premier critère selon un autre critère qui n’est pas au choix de l’utilisateur). Vient alors la question du choix de ce second critère !

Quand on trie par nature, c’est souvent pour isoler des frais sans justificatif (par exemple les indemnités kilométriques). Dans ce cas, le montant est peut-être le plus pertinent (i.e. je veux en priorité contrôler les frais de montant élevé) ?

Habituellement, nous conseillons aux contrôleurs qui font le rapprochement à partir des reçus papier de trier par montant, puis de prendre un ticket au hasard : le montant est généralement l’information la plus visible et il est rare d’avoir deux justificatifs au même prix (le cas échéant, la date sert de second point de contrôle). Dans ce cas, la date est un bon candidat comme second critère.

Qu’est-ce que vous en pensez ? Sinon, avez-vous remarqué l’affichage en mode tableau ? Il ventile par date sur les lignes et par nature sur les colonnes. Il n’est pas très pratique pour le contrôle, mais très adapté aux utilisateurs qui font beaucoup de frais.

2/ En effet, le nom de la note de frais est une problématique qui est gérée très simplement dans Cleemy ; nous pourrions envisager de permettre de la renommer. En pratique, comment utiliseriez-vous cette fonctionnalité ? Est-ce pour faire remonter des messages aux approbateurs ? Est-ce qu’une fonctionnalité de « fil de discussion » lié à l’historique de la note de frais serait préférable dans votre cas ?

La réflexion est lancée, des pistes commencent à se dessiner :

Toujours agréable d’avoir un feedback sur une request feature 😉

Les contrôleurs sont une population de personnes « certifiées Excel » historiquement parlant (donc habitués à une ergonomie pas forcément intuitive). Le classement n’est que côté client.
Un exemple d’implémentation ici : http://datatables.net/examples/basic_init/multi_col_sort.html

– Arrivée sur la page, cliquer sur le titre de la colonne « position », permettant de classer par « position »
– Puis en appuyant sur la touche Shift, cliquer plusieurs fois sur la titre de la colonne « First Name », permettant de classer par « First Name », tout en gardant l’ordre initial sur « Position »

Ceci dit, votre remarque est une bonne piste que je vais communiquer aux contrôleurs. En fait, nous n’avions pas Cleemy avant, tout se passait avec Excel et des index, le changement de méthode fait qu’on se cherche encore un peu, pour gagner du temps.
Voici un cas concret pour renommer les notes de frais : j’ai fait ma note de frais de mai, mais je l’ai faite début juin. Du coup, pendant toute la saisie, le mois par défaut du calendrier lors de la saisie d’une dépense était systématiquement « juin ». Aucun problème avec ça mais du coup, psychologiquement, j’ai sauvegardé ma note de frais en la nommant « Juin 2014 » alors qu’en fait j’aurais du la nommer «Mai 2014».

Mais impossible de changer son nom, il m’a fallu communiquer sur ce fait en interne et insister lourdement sur le fait que ma note de frais « Juin 2014 » était en fait celle de Mai. Rebelote en juillet quand j’ai fait ma note de frais de juin, il m’a fallu la nommer « Juin 2014 REEL » et expliquer pourquoi il m’a fallu la nommer comme ça, pour éviter toute erreur côté contrôleur . Bref un mini bordel qui aurait pu être évité si j’avais pu renommer tout simplement ma note de frais juste après l’avoir créée.

Ou alors, pouvoir saisir un « commentaire » annexe à la Note de frais, comme on peut le faire sur les dépenses. Votre suggestion « fil de discussion » lié à l’historique de la note aurait effectivement été pas mal dans ce cas aussi.

Merci pour cet échange.

La demande d’évolution est désormais dans notre feuille de route, nous l’insérerons probablement dans le lot d’évolutions mineures de novembre !

Vincent - Chef de produit Cleemy
Ingénieur Centrale Paris, Vincent a créé en 2009 une entreprise éditrice de logiciels pour le commerce, avant de rejoindre Lucca en avril 2012. Vincent est responsable de Cleemy, notre solution de gestion des notes de frais. Depuis l’été 2015, il s’occupe également du département marketing.

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