Que cela soit pour Vera (équipe Channels) ou Maria (équipe International), les premières semaines chez Lucca vont être des plus singulières. En effet, elles vont les passer 100% en télétravail suite aux mesures de confinement. Dans de telles circonstances, comment gérer à distance le onboarding des nouvelles recrues ?
Augmenter la fréquence des suivis personnalisés
Dès le premier jour de confinement, l’équipe RH de Lucca s’est mobilisée pour suivre les nouveaux arrivants. Chaque collaborateur a ainsi un référent RH attitré, avec lequel il fait un point hebdomadaire pour évoquer la formation interne, les rituels de l’entreprise ou l’intégration dans l’équipe.
Si les formations à distance se passent jusqu’ici sans accroc grâce aux outils de visioconférence ou aux supports créés en interne (certifications, webinaires internes, rallye…), l’appropriation de la culture d’entreprise est plus compliquée. “Nous invitons les nouveaux arrivants à faire des cafés en visioconférence avec des collègues issus d’équipes différentes de la leur. Cependant, nous sommes conscients que cela ne sera pas suffisant. Nous réfléchissons actuellement à la création d’un programme d’intégration post-confinement spécifiquement pour ces collaborateurs.” précise Manon, DRH de Lucca.
Accompagner les managers au changement des méthodes de travail
Les nouvelles recrues ne sont pas les seules à être accompagnées, l’entreprise a mis en place un rendez-vous avec tous les managers chaque jour à 17h, pour les aider à gérer ce changement d’organisation. On y partage les points à transmettre aux équipes, des bonnes pratiques, les inquiétudes ou des besoins techniques.
Au sein du département Channels, c’est plus de la moitié de l’équipe qui vient tout juste d’intégrer l’entreprise. Julia, leur manager, a dû inventer ses propres méthodes. Elle organise ainsi quotidiennement 30 minutes de visioconférence avec ses nouvelles recrues, au cours de laquelle elle pose 3 questions : qu’as tu appris de nouveau sur Lucca depuis hier ? Qu’as tu appris de nouveau sur l’un de tes collègues ? et une question plus personnelle qu’elle change tous les jours à l’image de “Quelle est ta boisson favorite?” pour permettre à l’équipe de créer des liens informels. Elle s’assure également que chaque recrue ait des interactions avec le reste de l’équipe et sait ce qu’elle a à faire.
Adapter les rituels existants au télétravail
Pour Guillaume, Product Owner Poplee, c’est toute l’entreprise qu’il faut de nouveau “onboarder”. Il est nécessaire de créer des méthodes appropriées au contexte du télétravail et d’adapter des rituels existants. “Nous avons transposé en visioconférence nos points d’équipe quotidiens : nous y partageons ce qu’on a fait la veille, ce qu’on a prévu de faire dans la journée ou encore les freins que l’on rencontre.”
Ces rendez-vous quotidiens sont aussi l’occasion pour les managers de suivre l’évolution des conditions de travail de leurs équipes (baisse de charge, anxiété…) et de transmettre en toute transparence les informations liées au contexte global de l’entreprise et à ses impacts sur les équipes.
