Indemnités kilométriques et approbation par projet

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Le 19 mai, nous avons livré deux évolutions importantes sur Cleemy :

  • La gestion des aller-retours et des trajets en plusieurs étapes pour les frais kilométriques
  • De nouvelles options de configuration des circuits d’approbation des notes de frais, permettant notamment de les faire valider par des responsables analytiques, tels que des chefs de projet ou des responsables budgétaires.

Une belle trajectoire pour les frais kilométriques

Tant sur l’application mobile que sur la version ordinateur, Cleemy permet désormais de créer des trajets comportant plusieurs étapes et d’enregistrer des aller-retours en une seule saisie.

Nous avons conçu cette fonctionnalité pour faciliter la vie des collaborateurs itinérants, qui visitent plusieurs clients dans la même journée, avant de retourner au bercail. C’est également utile si vous n’avez pas emprunté la route suggérée automatiquement par Cleemy, typiquement lorsque vous êtes passé par la Nationale mais que le trajet le plus rapide emprunte l’autoroute.

Par défaut, les trajets comportent deux étapes, que vous pouvez renseigner en relevant votre position GPS ou en saisissant une adresse. Le bouton “Ajouter une étape” insère un nouveau point de passage (dans la limite de 5 par trajet) et il vous suffit de glisser-déposer les étapes avec les icônes à gauche du champ pour les réordonner.

Autre nouveauté, un bouton “Aller-retour” (qui change de nom en “Fermer la boucle” lorsque vous avez avec 3 étapes ou plus) va dire à Cleemy de calculer la distance parcourue pour retourner à votre point de départ. Il ne s’agit naturellement pas d’une bête multiplication par deux de la distance, mais bien de la distance réelle.

L’approbation des notes de frais n’est pas nécessairement hiérarchique

Il est désormais possible de configurer le circuit d’approbation des notes de frais pour qu’il soumette les dépenses à l’approbation des responsables de projets, de cost centers ou de tout autre critère analytique. Par exemple, si vous faites une distinction entre les frais afférents aux formations et ceux relatifs à des missions, vous pouvez configurer le workflow de validation pour qu’il comporte deux parties.

 

Dans la première, vous définissez optionnellement des règles de découpage des notes de frais, sur deux types de critères :

  • Regrouper les frais par mois ; si oui, doit-on utiliser comme date comptable celle de création de la note de frais ou celle de la dépense la plus récente
  • Éclater les dépenses selon leur imputation sur un axe analytique donné : par exemple, on peut décider de regrouper les dépenses par projet (ou par chef de projet) lorsqu’un collaborateur a travaillé pour plusieurs responsables. Les dépenses non imputées sur cet analytique sont regroupées dans une note de frais distincte.

La seconde partie consiste à paramétrer les étapes du circuit de validation, en définissant qui doit être l’approbateur de chaque étape, en le nommant spécifiquement ou en le rendant contextuel à l’utilisateur (manager, N+2, etc.) ou, c’est là la nouveauté, contextuel aux dépenses.

Il faut naturellement avoir activé le découpage des frais par imputation analytique afin de pouvoir utiliser le responsable de l’imputation au sein d’un workflow.

Vincent - Chef de produit Cleemy
Ingénieur Centrale Paris, Vincent a créé en 2009 une entreprise éditrice de logiciels pour le commerce, avant de rejoindre Lucca en avril 2012. Vincent est responsable de Cleemy, notre solution de gestion des notes de frais. Depuis l’été 2015, il s’occupe également du département marketing.