L’impact de la DSN sur le suivi de la maladie dans Figgo

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— Allo Stéphane ? Je suis malade ce matin et je ne peux pas venir travailler. Je vais chez le médecin et je te tiens informé.
— Ok, c’est noté.

C’est souvent ainsi que le suivi de l’absence maladie débute. Il ne s’achèvera qu’une fois l’absence saisie en paie et déclarée aux organismes sociaux, comme le requiert désormais la DSN (déclaration sociale nominative).

Les managers sont en première ligne,  ils sont rapidement au courant de ce type d’absence. L’enjeu est de la faire remonter aux responsables administratifs.

La circulation des informations doit s’accélérer

Les entreprises ont souvent des lacunes pour remonter ces absences correctement. Quand il le peut, le manager appelle ou envoie un mail au service paie, où l’on saisit l’absence dans un fichier de suivi créé sous Excel. À la fin du mois, le gestionnaire de paie s’assure d’avoir réceptionné tous les arrêts de travail correspondant aux absences notées dans le fichier…

En cas de subrogation, la DSN impose de déclarer les arrêts de travail mensuellement. Sinon, la déclaration doit être réalisée dans les 5 jours suivants l’événement.

La DSN contraint donc les responsables administratifs à modifier leur cycle de travail et à opter pour des processus plus performants et mieux automatisés que des fichiers Excel.

Un suivi centralisé

Pour nos clients Figgo, nous avons voulu proposer un moyen simple de répondre aux nouvelles exigences imposées par la DSN. Pour cela, nous avons travaillé avec une dizaine de nos utilisateurs et défini le processus suivant :

  • Le manager déclare en ligne l’absence de son collaborateur : le planning des équipes est directement à jour et le suivi de l’arrêt démarre.
  • Le gestionnaire voit directement sur son tableau de bord les absences en attente de justificatif ; celles saisies depuis plus de 48h sont mises en avant — ces 48h correspondent au délai imparti aux collaborateurs pour transmettre leurs arrêts de travail à leur employeur.
  • Le gestionnaire requalifie l’absence en arrêt de travail à la réception du justificatif. Il peut également requalifier l’absence en congé sans solde ou en RTT si aucun justificatif ne lui est fourni.
  • Le tableau de bord informe le gestionnaire des arrêts de travail à exporter vers la paie pour réaliser la DSN dans les temps impartis.

Définir une procédure claire est essentiel pour assurer un suivi exhaustif des absences.

Un développement où l’on dialogue avec nos clients

Pour notre équipe R&D, la phase de réalisation a combiné :

  • Des interviews des gestionnaires de paie de nos clients pour connaître leurs procédures internes.
  • Des sessions UX Testing pour valider nos maquettes et s’assurer de la simplicité et de la rapidité d’utilisation de nos interfaces.

Nous avons réalisé 2 sessions de tests espacées de 2 semaines, pour avoir le temps d’apporter les améliorations suggérées par un premier groupe de testeurs. La seconde session a permis de valider que ces changements étaient bien pertinents.

Nous avons ainsi pu mettre à disposition ce module de gestion des arrêts de travail à tous nos clients dès le 30 avril 2015. Nos clients nous ont remonté qu’ils appréciaient particulièrement :

  • La décentralisation du début du suivi au niveau des managers, tout en garantissant un suivi exhaustif des absences.
  • Les gains de temps lors du déversement des arrêts de travail dans le logiciel de paie grâce à l’export.

C’est en impliquant des utilisateurs finaux tout au long la conception que nous avons pu d’emblée produire une solution réellement adaptée.

Tristan - Chef de produit Figgo
Diplômé de l’INSA Lyon et titulaire d’un Master spécialisé en Marketing et Communication de l’ESCP Europe, Tristan commence sa carrière dans la publicité comme chef de projet web. Mais il se rend vite compte qu’il est plus ingénieur que publicitaire. Il rejoint Lucca en octobre 2012 comme consultant. Aujourd’hui, il est responsable des opérations.

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