Il existe de nombreuses méthodes pour établir le retour sur investissement d’un logiciel. En voici une, relativement simple, pour calculer le ROI d’un logiciel de gestion des congés.
Avec la méthode du maintien de salaire ou du 1/10e de la rémunération, vous savez précisément combien coûte un jour d’absence. Multipliez ce montant par le nombre de demandes de congés perdues ou non faites chaque année pour évaluer la perte en euro. Si vous y ajoutez le temps passé par le service RH à traiter le processus dans son intégralité, le coût global peut rapidement atteindre plusieurs milliers d’euros. Dans le cas d’une entreprise de 100 collaborateurs, nous avons estimé que ce montant pouvait dépasser les 5 000 €.
Pour connaître le ROI d’un logiciel de gestion des congés, il suffit de retrancher à cette somme le coût de l’abonnement. Ainsi, pour 100 collaborateurs, en partant du principe que le pourcentage de demandes mal gérées baisse d’un point grâce à l'utilisation d’un logiciel de gestion des congés, l'économie annuelle générée s’élèverait à 2 875 €.
Ce calcul ne prend en compte que les gains quantifiables mais il ne faut pas négliger les bénéfices « indirects » de la dématérialisation :
- amélioration de l’expérience collaborateur,
- allègement de la charge côté managers,
- autonomie des équipes,
- meilleure gestion globale du processus.