Onboarding : Comment accueillir 150 nouveaux arrivants sans qu’ils ne sentent noyés dans la masse ?

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L’hypercroissance appelle l’industrialisation des processus. On ne vous dira pas le contraire, c’est notre fonds de commerce. À ceci près que pour accueillir 150 nouveaux collaborateurs par an, on ne peut pas s’en remettre totalement à l’automatisation.  

Pour adresser ce sujet, nous avons conçu un processus d’onboarding à la fois centré sur l’humain et industrialisable. Voici comment nous procédons.

Avant l’arrivée

Une fois le processus de recrutement terminé, le nouveau collaborateur reçoit un formulaire en ligne pour traiter les aspects administratifs (dossier RH, signature du contrat…) avant son arrivée. 

C’est un sujet de préoccupation en moins lors de sa plongée dans le grand bain. Personne n’aime gérer de la paperasse dès le premier jour.

Le jour J

Le jour de son arrivée, la nouvelle recrue est accueillie par son manager et son équipe pour une première journée d’intégration avec au programme : 

  • Remise d’un Welcome Kit. 
  • Visite des locaux et présentations des équipes sur place.
  • Un déjeuner d’accueil avec l’équipe et son parrain.
  • Un peu d’administratif quand même (oui il en restait) comme la mutuelle et les titres-restaurant.

Le parrainage

Chaque nouveau luccasien se voit attribuer un parrain ou une marraine extérieur à son équipe pour le guider les 3 premiers mois. Son rôle est de transmettre une partie de la culture de Lucca et de répondre à toutes ses questions relatives aux rituels de la maison. 

Le mot du Président

En groupe, les nouveaux arrivants rencontrent Gilles Satgé, le fondateur et CEO de Lucca, qui leur présente l’histoire, l’origine, la mission et les valeurs de l’entreprise. Il parle aussi beaucoup d’informatique et de comptabilité en partie double. 

Les formations métiers

Pour comprendre la place et l’impact de chaque BU dans l’organisation de Lucca, la nouvelle recrue suit un parcours de formation sur 360 Learning. Cette plateforme permet de créer des parcours de formation avec de courtes vidéos de présentation et des quiz. Quand nous étions moins nombreux, ces formations étaient dispensées « en direct » par chaque directeur de BU. Toutefois, quelques irréductibles responsables continuent de consacrer un peu de leur temps aux nouvelles recrues.

Les rallyes métiers

Les rallyes sont des sortes de « vis-ma-vie » où un luccasien présente son savoir-faire et son quotidien. Ces échanges allient l’utile à l’agréable puisqu’ils permettent aux nouveaux luccasiens de découvrir de nouveaux métiers en plus de faire connaissance avec de nouvelles têtes.

Rapport d’étonnement

À la fin de sa période d’essai, chaque nouveau collaborateur est invité à partager son ressenti et ses remarques sur son expérience chez Lucca, que ce soit son intégration, son équipe voire l’organisation de manière plus générale. Ces rapports sont lus par la direction pour faire évoluer nos pratiques et modes de fonctionnement.

Le pot d’arrivée

Tous les nouveaux arrivants bénéficient d’un budget pour organiser leur pot d’arrivée. C’est autant un cadeau pour eux que pour nous.

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