Avec le confinement lié à la crise du COVID-19, le télétravail s’est généralisé mais son adoption n’est pas évidente pour tout le monde. S’adapter au management à distance, s’autodiscipliner, ne pas rompre le lien… sont autant d’épreuves auxquelles vos équipes font face et que nous pouvons vous aider à traverser le mieux possible. Le Niko Niko fait partie de notre arsenal.
« Niko Niko » signifie sourire en japonais. C’est le nom d’une méthode de suivi de la motivation des collaborateurs. C’est un outil simple mais efficace que certains des managers de Lucca utilisent depuis des années pour « prendre le pouls » de leur équipe chaque semaine.
2 minutes pour sonder ses équipes chaque jour
Accessible depuis le menu de la « Home Lucca », le Niko Niko se présente sous la forme d’un semainier. Chaque soir, les collaborateurs sont invités à renseigner l’humeur de la journée écoulée, avec 4 options pour nuancer son ressenti.
Les questions sont personnalisables pour s’adapter à la situation du moment. Vous pourrez ainsi modifier la phrase par défaut au profit de questions plus ciblées :
- La nouvelle organisation lié au confinement impacte-t-elle votre moral ?
- La collaboration avec votre équipe se passe-t-elle bien ?
- La charge de travail est-elle compatible avec votre organisation personnelle ?
4 conseils pour une utilisation optimale du Niko Niko
Le Niko NIko est un outil conçu pour les managers. Voici donc quelques conseils issus de notre pratique pour l’utiliser de manière efficace.
Faites des groupes de 10 à 15 personnes.
Vous pouvez configurer les droits de visibilité des réponses de Niko Niko pour les calquer sur vos différents départements. Le fonctionnement du Niko Niko est optimal dans les groupes restreints, ne dépassant pas 10 à 15 personnes. Au-delà, vos managers risquent de se sentir obligés de solliciter un entretien avec chaque collaborateur qui indiquerait avoir passé une mauvaise journée. De même, les collaborateurs pourraient être réticents à s’exprimer devant trop de collègues.
Faites un bilan de la semaine écoulée.
Les points hebdomadaires d’équipe sont l’occasion d’aborder le Niko Niko de la semaine précédente. On s’intéresse alors aux colonnes du tableau : si l’une d’entre elles est rouge, quel a été le problème, et comment peut-on éviter qu’il ne se reproduise ?
C’est de cette manière que débutent les réunions opérationnelles de notre équipe Customer Success. Cela permet aux managers de traiter au fil de l’eau les sujets collectifs bloquants ou sensibles avec leurs collaborateurs.
Intervenez au cas par cas.
Le Niko Niko permet aux managers d’identifier les baisses de régime et de désamorcer bien des situations de crises individuelles : on regarde alors les lignes du Niko Niko. Un collaborateur met trois jours rouges d’affilée ? Planifiez un tête à tête au plus vite pour échanger sur ses difficultés.
Ne conservez pas les réponses individuelles plus de 2 semaines.
Si vos collaborateurs pensent que leurs réponses pourraient être utilisées contre eux, au mieux ils arrêteront d’utiliser l’outil, au pire ils répondront que tout va bien tous les jours.
Le Niko Niko est un moyen pour mieux manager au quotidien, pas un outil pour évaluer les collaborateurs.
Avant de mettre en place le Niko Niko dans vos entreprise, pensez à :
- demander l’accord du manager et de son équipe avant sa mise en place
- tester le Niko Niko sur une équipe restreinte avant de le déployer dans d’autres équipes. NB: le Niko Niko est optimum au sein de petites équipes. Au delà de 15 personnes, le concept fonctionne moins bien.
- présenter officiellement Niko Niko (Kick off) et spécifier que c’est un outil d’échange pour l’équipe et non une méthode de flicage
- le mettre en place dans des équipes qui pratiquent déjà des méthodes de feedback (one to one, …)
- faire en sorte que tout le monde le remplisse (même les managers). Lucca a par exemple programmé des rappels pour que chaque collaborateur y pense
