Guide contrôle – Notes de frais

Notes de frais

Le guide pour être conforme et prêt en cas de contrôle Urssaf

Sommaire

Préjugé

“La gestion de mes notes de frais est dématérialisée, elles sont donc automatiquement conformes et je n’ai rien à craindre en cas de contrôle.”

Vous n’êtes pas le seul à le penser, rassurez-vous. C’est une idée reçue encore très répandue. En réalité, l’automatisation ne suffit pas à garantir la conformité des dépenses professionnelles engagées.

En cas de contrôle, l’Urssaf – l’organisme chargé de collecter les cotisations sociales et de vérifier leur bonne application – n’examine pas vos outils, mais vos pratiques. Son objectif : s’assurer que chaque frais respecte des critères stricts de forme, de fond et d’archivage. 

 

Alors, comment sécuriser durablement vos pratiques de gestion des frais professionnels et éviter qu’elles ne vous coûtent cher en cas de contrôle ?

Dans ce guide, vous trouverez :

  • les règles essentielles à connaître pour garantir la conformité de vos notes de frais ;

  • les bonnes pratiques pour préparer sereinement un contrôle Urssaf ;

  • les conseils de 2 spécialistes :

    • Philippe Colson, DAF chez Lucca ;

    • Mehdi Saoud, DAF chez LiveMentor. 

philippe-colson
Philippe Colson
Mehdi Saoud

Les 8 règles d'or à connaître pour garantir la conformité de vos notes de frais

Même en étant de bonne foi, de nombreuses entreprises font l’objet d’un redressement au titre de leurs frais professionnels. Pourquoi ? Parce qu’elles sous-estiment ou méconnaissent certaines règles fondamentales que l’Urssaf vérifie systématiquement.

Ces 8 règles d’or condensent les principales attentes de l’Urssaf en matière de notes de frais. Chacune répond à une erreur fréquente que l’administration est susceptible de sanctionner.

1

Formaliser une politique de frais claire et partagée

Erreur courante : l’entreprise ne dispose pas de politique de frais formalisée. Les collaborateurs ne savent pas ce qu’ils peuvent déclarer, ni selon quelles règles.

  • En cas de contrôle, elle est incapable de démontrer que les remboursements sont réalisés sur une base claire et opposable.

Ce qu’attend l’Urssaf : même si aucune obligation légale stricte n’impose ce formalisme, l’Urssaf recommande vivement d’adopter une politique écrite. En effet, l’entreprise doit être en mesure de prouver que ses règles internes sont claires, transparentes et appliquées de manière constante, qu’elle utilise un outil ou non.

Bonne pratique : rédiger une politique de frais complète, accessible à tous les collaborateurs et mise à jour au moins une fois par an. Ce document doit notamment préciser :

  • les catégories de dépenses prises en charge : repas, transport, hébergement, indemnités kilométriques, fournitures… ;
  • les plafonds appliqués pour chaque type de dépense (y compris les plafonds Urssaf) ;
  • les justificatifs requis (nature des pièces acceptées, mentions obligatoires, format attendu…) ;
  • les délais impartis aux salariés pour déposer leurs notes de frais ;
  • le circuit de validation (qui valide, dans quels cas, avec quelle traçabilité) ;
  • les cas particuliers ou restrictions (repas avec conjoint, frais mixtes perso/pro, plafonds différenciés par type de poste…).

2

Conserver des justificatifs clairs et opposables

Erreur courante : l’entreprise rembourse des frais sur la base de reçus de carte bancaire, de documents incomplets ou illisibles.

  • En cas de contrôle, l’absence de justificatifs valides et exploitables empêche toute justification des remboursements effectués, ce qui peut entraîner des redressements.

Ce qu’attend l’Urssaf : conformément à l’article L243-7 du Code de la sécurité sociale et à sa doctrine, chaque dépense doit être justifiée par une pièce probante conforme, conservée dans des conditions assurant son opposabilité.

Cela signifie que le justificatif doit respecter plusieurs critères essentiels :

  • lisibilité : le document doit être clair et facile à comprendre ;
  • authenticité : il doit prouver qu’il provient bien de l’émetteur déclaré ;
  • intégrité : il ne doit pas avoir été modifié après son émission ;
  • accessibilité : il doit pouvoir être présenté rapidement lors d’un contrôle.

Par ailleurs, la conservation des justificatifs doit être assurée pendant 10 ans, selon les articles L102 B du Livre des procédures fiscales et L123-22 du Code de commerce.

Bonne pratique : formaliser un processus rigoureux pour garantir la conformité des justificatifs. Cela implique plusieurs actions concrètes :

  • exiger systématiquement une pièce probante complète (facture nominative, ticket détaillé) pour chaque dépense ;​
  • organiser un archivage structuré, en privilégiant le numérique lorsqu’il est possible et pertinent au regard de votre organisation.
En version numérique
  • s’assurer que les justificatifs sont archivés en format PDF ou PDF-A, horodatés et accompagnés d’une signature électronique ; 
  • définir des règles de dépôt claires (formats acceptés, mentions obligatoires, lisibilité) et les rappeler dans les écrans de saisie ;
  • mettre en place des contrôles automatisés ou des alertes (ex. : message en cas de fichier vide ou flou) pour garantir la complétude des justificatifs dès leur dépôt. 

En version papier
  • conserver les justificatifs originaux pendant 10 ans, classés par période (mois, trimestre ou année) et par typologie de dépense (repas, déplacement, hébergement…) dans des dossiers identifiés. Ces documents doivent être :
    • protégés de toute altération (pas de surlignage, pas de modification manuelle sur les pièces) ;
    • archivés dans un local sécurisé (pièce fermée à clé, ou armoire à documents verrouillée) ;
    • facilement accessibles en cas de contrôle, avec un système de classement permettant de retrouver rapidement un justificatif sur demande.

3

Prouver le caractère professionnel de la dépense

Erreur courante : l’entreprise rembourse une dépense conforme sur le plan formel, mais sans justification claire de son caractère professionnel.

  • En cas de contrôle, l’absence de ces précisions empêche de démontrer que la dépense a bien été engagée dans l’intérêt de l’entreprise. Elle risque alors d’être requalifiée en avantage en nature.

Ce qu’attend l’Urssaf : en application de l’article L242-1 du Code de la sécurité sociale, seule une dépense engagée dans l’intérêt direct de l’entreprise peut être exonérée de cotisations. Chaque dépense doit donc comporter des informations permettant d’établir ce lien professionnel.

Bonne pratique : intégrer dans son processus papier ou vérifier que son outil de gestion dispose d’un champ obligatoire dédié pour renseigner le caractère professionnel de chaque dépense. Ce champ peut inclure notamment :  

  • le motif : l’action concrète à l’origine de la dépense. Par exemple : « déjeuner d’affaires » ;
  • le contexte professionnel : la situation ou l’objectif dans lequel s’inscrit la dépense. Par exemple : « négociation d’un nouveau contrat » ou « suivi trimestriel avec un client » ;
  • les personnes concernées : pour les repas d’affaires, l’administration fiscale exige d’indiquer la liste des personnes invitées, leur qualité et l’organisme auquel elles appartiennent (ex. : « Mme Dupont, cliente, Société ABC » ; « M. Martin, responsable commercial, Société XYZ »). L’absence de ces informations peut entraîner le rejet de la dépense lors d’un contrôle fiscal.

4

Respecter les règles propres au mode de remboursement choisi

Erreur courante : l’entreprise rembourse des frais sans appliquer les règles spécifiques liées à son mode de remboursement (réel ou forfaitaire).

  • En cas de contrôle, cette confusion peut entraîner un redressement, même si les dépenses ont bien été engagées dans un cadre professionnel.

Ce qu’attend l’Urssaf : que l’entreprise applique les règles adaptées à chaque mode :

Bonne pratique : adapter les contrôles selon le mode de remboursement choisi et les outils à disposition. 

Pour le remboursement au réel
  • Avec un outil de gestion :
    • vérifier que l’outil permet de rendre obligatoires les champs motif, montant, justificatif ;
    • activer des alertes en cas de pièce manquante, illisible ou non conforme (ex : fichier vide ou sans TVA comme un reçu de carte bancaire) ;
    • s’assurer que les validations sont tracées automatiquement (nom du valideur, date, statut) ;
    • ajouter des messages d’aide dans les écrans de saisie pour rappeler les éléments attendus (ex : joindre une facture avec date, montant TTC…).
  • Sans outil de gestion :
    • créer un modèle de note de frais (papier ou Excel) avec les mentions requises (nom, date, objet…) ;
    • exiger la présence d’un justificatif complet pour chaque dépense (facture ou ticket avec nom du commerçant, date, détail des prestations…) ;
    • tracer les validations manuellement, en exigeant une signature et la mention “validé » ainsi que le nom du valideur ;
    • organiser un classement structuré des justificatifs (par mois, par salarié, et par type de dépense). 

Pour le remboursement forfaitaire
  • Avec un outil de gestion :
    • vérifier que l’outil intègre les plafonds Urssaf à jour ;
    • configurer des alertes ou blocages automatiques en cas de dépassement ;
    • mettre en place un circuit de validation spécifique pour toute situation exceptionnelle ;
    • afficher un rappel des plafonds applicables et des conditions d’exonération dans les écrans de saisie.
  • Sans outil de gestion :
    • inscrire les plafonds à jour dans la politique de frais (PDF, intranet RH, Drive partagé) et la partager aux collaborateurs ;
    • former les managers à repérer les dépassements et à appliquer un contrôle renforcé en cas de situation hors barème ;
    • maintenir la responsabilité de la conformité au niveau RH, finance ou management, ne pas la faire reposer uniquement sur les collaborateurs. 

5

Encadrer rigoureusement les indemnités kilométriques

Erreur courante : l’entreprise applique un barème inadapté, surévalue les kilomètres, ou rembourse des trajets sans vérifier les justificatifs nécessaires. ​

  • En cas de contrôle, elle est incapable de prouver que les remboursements correspondent à des trajets professionnels réels, effectués avec un véhicule personnel déclaré.

Ce qu’attend l’Urssaf : seules les indemnités kilométriques versées dans la limite du barème fiscal sont exonérées de cotisations. Et pour chaque remboursement, l’Urssaf vérifie que l’entreprise est en mesure de produire :

  • la carte grise du véhicule utilisé (au nom du salarié ou du conjoint) ;
  • le détail précis du trajet (lieu de départ, lieu d’arrivée, distance parcourue, motif professionnel) ;
  • la cohérence entre les kilomètres remboursés et la distance réellement parcourue.

Bonne pratique : instaurer un processus minutieux pour sécuriser le traitement des indemnités kilométriques. Pour y parvenir, veillez à :

  • demander systématiquement une déclaration de frais kilométriques détaillée pour chaque trajet (motif, lieux, distance) ;
  • exiger la production annuelle de la carte grise pour valider l’éligibilité du véhicule utilisé ;
  • prévoir un contrôle ponctuel des distances déclarées (via un outil type Google Maps ou autre) ;
  • sensibiliser les salariés concernés et leurs managers sur les règles applicables et les risques liés à une déclaration approximative.

6

Mettre en place un circuit de validation traçable

Erreur courante : l’entreprise valide les notes de frais de manière informelle, par validation orale ou simple mail envoyé.

  • En cas de contrôle, elle est incapable de prouver qu’un contrôle hiérarchique effectif et documenté a bien été exercé.

Ce qu’attend l’Urssaf : chaque remboursement doit avoir fait l’objet d’un contrôle préalable, formalisé et traçable, attestant que les règles internes ont bien été respectées. Ce contrôle doit démontrer que le valideur identifié a vérifié :

  • la conformité de la dépense à la politique de frais ;
  • la validité du justificatif ;
  • le caractère professionnel avéré de la dépense ;
  • le respect des plafonds applicables.

Bonne pratique : structurer un circuit de validation pour prouver qu’un contrôle effectif a bien été mené avant chaque remboursement. Concrètement, cela implique de :

  • désigner explicitement les valideurs habilités pour chaque typologie de frais (N+1, direction, DAF…), et les informer de leurs responsabilités. L’idéal : combiner un regard opérationnel (côté manager), pour vérifier que la dépense est légitime dans le cadre des missions, et un regard administratif (côté comptabilité), pour s’assurer que la pièce est valide et conforme aux règles Urssaf ;
  • avec un outil de gestion : s’assurer qu’il permette de configurer des circuits de validation avec horodatage automatique et historisation des validations (nom du valideur, date, statut) ;
  • sans outil de gestion : privilégier un circuit écrit formalisé, comportant une signature ou une validation explicite sur le document ;
  • dans les cas sensibles (frais élevés, dépenses exceptionnelles), prévoir une double validation systématique (ex : manager et DAF).

7

Appliquer le même formalisme aux dirigeants

Erreur courante : l’entreprise rembourse les frais des dirigeants sans appliquer le même niveau d’exigence documentaire et de validation que pour les autres collaborateurs. ​

  • En cas de contrôle, ce manque de diligence est sanctionné, car il crée un traitement inéquitable des dépenses.

Ce qu’attend l’Urssaf : aucune disposition légale ou pratique ne justifie que les dirigeants soient exemptés des règles de conformité applicables aux autres salariés. Le même formalisme doit leur être appliqué en matière de justificatifs, de plafonds, de validation et d’archivage.

Bonne pratique : garantir un traitement irréprochable des frais des dirigeants. Cela suppose notamment de :

  • inclure explicitement les dirigeants dans la politique de frais, en prévoyant des règles claires, proportionnées à leurs fonctions. Certaines spécificités peuvent être admises (ex : plafond repas plus élevé pour un PDG lors d’un déjeuner avec des actionnaires), tant que les montants restent raisonnables, justifiés et documentés ;
  • mettre en place un circuit de validation clair, au même titre que pour les autres collaborateurs, avec une validation croisée par un autre dirigeant, ou a minima par le DAF ;
  • sensibiliser les dirigeants eux-mêmes à l’importance de respecter ce formalisme. En cas de contrôle, leur comportement fait souvent office de référence pour évaluer le sérieux des pratiques internes.

8

Éviter le cumul entre le remboursement de frais de déjeuner et titres-restaurant

Erreur courante : un salarié reçoit un titre-restaurant pour un jour où un déjeuner lui a déjà été remboursé par l’entreprise (ex : déjeuner en déplacement, repas client, repas d’équipe).

  • En cas de contrôle, l’Urssaf peut réintégrer la valeur des titres en trop perçus dans l’assiette des cotisations, au motif qu’un même repas ne peut être pris en charge deux fois.

Ce qu’attend l’Urssaf : que l’entreprise applique une règle de non-cumul claire, avec des mécanismes de contrôle concrets pour en garantir le respect. Cette exigence s’appuie sur l’article L.242-1 du Code de la Sécurité sociale et des règles d’exonération propres aux titres-restaurant.

Bonne pratique : éviter toute situation de double avantage, en s’assurant qu’aucun salarié ne perçoive un titre-restaurant pour un jour où un déjeuner a été remboursé.

Avec un outil de gestion
Vérifier que l’outil permette de : 
  • détecter automatiquement les jours avec remboursement de déjeuner, pour exclure ces journées de la distribution des titres-restaurant ;
  • créer une alerte en cas de doublon potentiel, pour déclencher un contrôle ou un arbitrage RH/paie ;
  • intégrer une règle de non-cumul dans la politique de frais visible dans l’outil, ou via un message d’information lors de la saisie.

Sans outil de gestion
  • formaliser la règle de non-cumul dans la politique de frais et la charte titres-restaurant ;
  • mettre en place un tableau de suivi manuel des jours de déjeuners remboursés (fichier Excel partagé entre RH et comptabilité) ;
  • réaliser un contrôle croisé mensuel entre les notes de frais déjeuners remboursés et les titres-restaurant attribués ;
  • former les collaborateurs et managers pour qu’ils signalent tout doublon potentiel et comprennent la règle.

On vous aide à comprendre ce qu’un bon outil peut vraiment changer dans la gestion de vos dépenses professionnelles.

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Les bonnes pratiques à mettre en place en amont d'un contrôle Urssaf

Même en respectant scrupuleusement les règles, un contrôle Urssaf peut intervenir à tout moment. La clé pour le gérer sereinement ? Une bonne préparation en amont. Cette deuxième partie vous guide pas à pas pour préparer concrètement votre entreprise, faciliter le déroulement du contrôle et réduire au maximum les risques de redressement.

Bon à savoir : comment se déclenche un contrôle Urssaf ?

Un contrôle URSSAF peut survenir dans plusieurs cas de figure : 

  • de manière aléatoire : suite à un tirage au sort effectué par l’administration ;
  • sur signalement : par dénonciation externe (ancien salarié, tiers…) ;
  • sur incohérence détectée : en cas d’écart ou d’anomalie repérée dans les déclarations sociales (DSN ou autres obligations déclaratives).

L’administration informe l’entreprise par courrier recommandé ou courriel officiel précisant le périmètre du contrôle (général ou ciblé), avec un délai approximatif de 15 jours pour rassembler et transmettre les documents demandés.

Comprendre le déclenchement d’un contrôle Urssaf, c’est bien. Savoir comment s’y préparer en pratique, c’est mieux. C’est pourquoi nous avons recueilli le témoignage de Mehdi Saoud, DAF chez LiveMentor, pour anticiper un contrôle et sécuriser vos pratiques.

photo de samuel durand

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Anticiper un contrôle Urssaf : mode d’emploi

Par Mehdi Saoud

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Pour transformer ces conseils en actions concrètes, voici quatre bonnes pratiques à mettre en place, d’après l’expérience de Philippe Colson, DAF chez Lucca.

1

Réaliser un check-up de conformité régulier

La meilleure façon de réussir un contrôle Urssaf ? Être prêt en continu. Un check-up régulier permet de maintenir un haut niveau de conformité et de prouver que l’entreprise maîtrise ses processus de gestion des frais.

Actions à mener :

Tous les 6 mois, auditer un échantillon de notes de frais (par équipe, par entité ou aléatoirement) en vérifiant :

  • la présence de justificatifs complets et opposables ;
  • le respect des plafonds applicables ;
  • la justification claire du caractère professionnel de la dépense ;
  • la traçabilité des validations hiérarchiques. 

En complément, former et sensibiliser régulièrement les collaborateurs à ces exigences :

  • intégrer un module spécifique sur la conformité des frais lors de l’onboarding ;
  • organiser des rappels périodiques (ex : cas pratiques sur les erreurs fréquentes, quiz interne, communication flash en cas d’évolution des règles).

Enfin, organiser chaque année un point de conformité transversal, réunissant le DAF, les RH et la comptabilité. Objectif : s’assurer de l’alignement entre la politique de frais, les pratiques réellement observées sur le terrain et les exigences Urssaf.

2

Centraliser tous les documents utiles au contrôle

Le jour où le contrôle tombe, pouvoir extraire sans délai les bons justificatifs, les validations associées et les barèmes ou plafonds applicables permet de démontrer que les processus sont solides et que les risques sont maîtrisés.

Actions à mener :

  • utiliser un système (outil ou non) capable de filtrer les frais par période, collaborateur ou typologie de dépense, pour répondre rapidement à toute demande ;
  • réunir dans un même espace d’archivage partagé et sécurisé (drive, intranet, dossier commun) la politique de frais à jour, les plafonds Urssaf applicables, et le circuit de validation en vigueur ;
  • désigner un référent (RH ou comptable) chargé de tenir ces documents à jour, d’assurer leur diffusion et leur accessibilité en interne.

3

Clarifier les rôles et responsabilités de chacun

Le jour du contrôle, une mauvaise coordination entre services peut ralentir le processus, envoyer des messages contradictoires et donner l’impression que l’entreprise improvise. Clarifier les rôles en amont permet d’assigner les bons interlocuteurs aux bonnes demandes.

Actions à mener :

Répartir les rôles entre les équipes RH, finance, comptabilité et direction pour garantir des réponses claires, rapides et alignées :

  • RH et comptabilité : centralise les documents, prépare le dossier de contrôle, répond au contrôleur et explique les règles internes ;
  • managers : peuvent être sollicités pour justifier certaines validations ou pour détailler le contexte de dépenses engagées par leurs équipes ;
  • comptabilité : assure la cohérence entre les remboursements et les écritures comptables, prépare les éventuelles régularisations ;
  • direction ou DAF : pilote la gestion du contrôle, arbitre les cas particuliers, valide les régularisations éventuelles, assure la relation avec le contrôleur.

 

Formaliser ce plan d’action en amont, par exemple dans un document de préparation au contrôle Urssaf, en précisant :

  • qui est responsable de la préparation du dossier de contrôle ;
  • qui prend la parole lors des échanges avec le contrôleur ;
  • qui répond aux questions métier ou techniques ;
  • qui valide les éventuelles décisions ou régularisations.

4

Anticiper les questions types du contrôleur

Le contrôleur ne se contente pas d’examiner les documents transmis. Il cherche à évaluer la maîtrise des process et la réalité des contrôles internes. Anticiper ses questions en amont permet d’éviter les réponses approximatives ou contradictoires.

Actions à mener :

Préparer les équipes clés (DAF, RH, comptabilité) à répondre de manière claire et cohérente aux principales questions susceptibles d’être posées :

  • Disposez-vous d’une politique de frais claire et diffusée ?
  • Qui valide les notes de frais ? Comment la traçabilité est-elle assurée ?
  • Quelles pièces justifient les remboursements de frais ?
  • Les dirigeants ou cadres supérieurs sont-ils soumis aux mêmes règles ?
  • Comment traitez-vous les cas de dépassement des plafonds URSSAF ?
  • Appliquez-vous le barème kilométrique officiel ? Avec quelles preuves ?

 

Mettre à disposition un support synthétique (fiche mémo ou check-list), validé en amont, pour garantir une cohérence des réponses et faciliter l’alignement entre les différents interlocuteurs de l’entreprise.

 

Organiser une session de préparation ciblée avant le début du contrôle, pour s’assurer que les équipes maîtrisent bien ces points et disposent des éléments clés de langage.

Découvrez comment Lucca Notes de frais vous accompagne pour mieux maîtriser les exigences Urssaf et préparer sereinement vos contrôles.

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FAQ sur l'Urssaf

Oui. De nombreux contrôles se font désormais à distance, via des échanges par mail ou sur un portail sécurisé. C’est souvent le cas pour les vérifications documentaires (notes de frais, politique interne…). En revanche, un contrôle plus large peut encore impliquer un déplacement sur site.

Les services RH, comptabilité et DAF sont en première ligne pour rassembler les documents et répondre au contrôleur. Les managers peuvent aussi être sollicités pour expliquer certaines dépenses ou justifier des validations effectuées dans leur équipe.

Tout justificatif lié aux remboursements de frais professionnels, notamment :

  • les politiques internes (notes de frais, télétravail, déplacements…) ;
  • les notes de frais avec leurs pièces justificatives (factures, tickets, relevés kilométriques…) ;
  • les preuves de validation hiérarchique (signature, horodatage…) ;
  • les écritures comptables associées (imputations, ventilation analytique…).

La durée varie selon le périmètre. Un contrôle ciblé peut être bouclé en quelques jours, un contrôle général s’étend souvent sur plusieurs semaines.

Oui. En cas de difficulté à rassembler certains justificatifs dans le délai imparti, vous pouvez solliciter un délai supplémentaire (par écrit, avec justificatif). Il est conseillé d’être transparent et réactif, pour maintenir une relation constructive avec le contrôleur.

Si l’Urssaf constate des irrégularités, elle peut procéder à un redressement, c’est-à-dire réclamer les cotisations sociales non versées sur les sommes jugées non justifiées. Les principaux cas de redressement incluent :

  • requalification en avantage en nature : un remboursement non conforme (frais sans justificatif, au-delà des plafonds Urssaf…) est considéré comme un complément de rémunération soumis à cotisations sociales ;
  • majoration pour retard de paiement : 5 % du montant redressé ;
  • pénalités : 0,2 % par mois de retard, pouvant être alourdies en cas de mauvaise foi ou de récidive ;
  • intérêt de retard : calculé sur le montant des cotisations éludées.

Oui. Après le contrôle, l’entreprise reçoit une lettre d’observations. Elle dispose d’un délai (souvent 30 jours) pour répondre ou présenter ses remarques. En cas de désaccord persistant, plusieurs recours sont possibles :

  • recours gracieux auprès de l’Urssaf ;
  • saisine de la Commission de Recours Amiable (CRA) ;
  • action devant le Pôle social du Tribunal judiciaire, en dernier recours.
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