Si vous envisagez de recourir à l’activité partielle (chômage partiel), vous allez devoir adapter l’organisation et la gestion administrative de votre entreprise. Ce dispositif existe depuis la crise de 2020 et reste disponible en cas de difficultés économiques, sectorielles ou contextuelles. Pour comprendre comment réussir ce nécessaire ajustement, nous présentons ici les bonnes pratiques et conseils d’experts directement concernés par ce dispositif.
Voici leurs 8 conseils pour réussir la gestion du chômage partiel dans votre entreprise.
Merci à Flora Kergrohen et Marie Lambert, managers chez Lucca, Nawal Mrani Alaoui, Directrice Stratégie Sociale chez EY et Nicolas Pironneau, Dirigeant de Paie & RH Solutions pour leurs témoignages.
L'article en 1 minute
- Le chômage partiel (activité partielle) est un dispositif permettant de réduire les heures de travail en cas de difficultés économiques ; la consultation du CSE est obligatoire avant toute demande auprès de l’administration.
- Une demande précise et exhaustive (motifs, chiffres, impact) auprès de la Direccte (ou autorité compétente) augmente les chances d’approbation ; demander un volume large permet d’ajuster selon l’activité réelle.
- Une communication transparente et régulière auprès des salariés (FAQ, réunions, canaux multiples) réduit les inquiétudes et limite la surcharge administrative des RH et managers.
- Répartir équitablement la charge de travail entre les collaborateurs en activité partielle et adapter les missions selon les priorités; piloter rigoureusement le volume d’heures pour respecter les autorisations et assurer l’équité entre salariés.
- Isoler les heures chômées dans des rapports précis (pour la paie et l’administration), se préparer à un contrôle en justifiant les critères objectifs et anticiper la reprise via une communication et une planification de retour.
Allez à l'essentiel
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Travailler main dans la main avec les membres du CSE
La consultation du CSE est obligatoire avant toute demande d’activité partielle auprès de l’administration (Direccte ou équivalent selon votre région/secteur).
Ses membres sont également garants de l’application et du respect des règles du dispositif et peuvent demander à la direction de prendre des mesures spécifiques au contexte du chômage partiel.
Détailler le motif de la demande de chômage partiel auprès de la Direccte
La définition du motif est décisive pour obtenir l’accord de la Direccte. Invoquer une crise seule (sanitaire, économique, ou sectorielle) ne permettra pas systématiquement de bénéficier du dispositif sans justification détaillée. La description des raisons de la demande doit être précise et exhaustive : baisse d’activité observée (chiffres à l’appui), liste des fournisseurs ne pouvant plus vous approvisionner, fermeture administrative de votre établissement.
Mieux vaut faire la demande la plus large possible (c’est-à-dire avec le plus d’heures possibles) pour avoir l’opportunité de moduler le volume d’heures selon la reprise d’activité, quitte à ne pas consommer l’intégralité du volume autorisé par l’administration.
Communiquer le plus souvent possible auprès des salariés
La mise en place du chômage partiel soulève généralement de nombreuses questions du côté des salariés (impact sur le salaire, inquiétudes sur la situation financière de l’entreprise…).
Pour éviter de saturer la DRH et les managers de proximité en questions diverses et variées, n’hésitez pas à utiliser tous les canaux de communication possibles (messagerie instantanée, réunions, emails…). Préférez, si vous le pouvez, un échange « direct », même en visioconférence.
Vous pouvez également à mettre à disposition des salariés une Foire à Questions (FAQ) dans laquelle ils trouveront les réponses aux questions les plus fréquentes : rémunération, organisation du travail, impact du chômage partiel sur l’acquisition de congés, sur les promotions ou les mobilités…
Adapter les missions et répartir équitablement la charge des salariés en activité partielle
Le recours à l’activité partielle impacte les missions, la charge des collaborateurs mais aussi le planning des équipes. Pensez à établir la liste des projets prioritaires sur la période pour élaborer le planning hebdomadaire des équipes.
Veillez également à répartir la charge de travail sur l’ensemble des membres d’une même équipe en prenant en compte la baisse d’activité. Le risque de déséquilibrer l’organisation du service en mettant au chômage partiel une partie de l’équipe doit être anticipé.
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Piloter rigoureusement le volume d’heures autorisées
Dans le cadre d’un chômage partiel, l’employeur doit gérer le volume d’heures chômées pour :
- maintenir l’activité,
- s’assurer qu’à poste ou qualification équivalents, les salariés ont le même volume d’heures chômées,
- que le nombre d’heures de chômage autorisé par l’administration est respecté,
- reporter si besoin le nombre d’heures de chômage partiel non consommées sur le mois suivant.
En faisant chaque semaine, la somme des indisponibilités (absences et congés, jours fériés, jours de formation…) et en comparant les besoins opérationnels aux ressources disponibles, vous serez en mesure d’ajuster au plus près votre planning. Basez-vous sur des éléments tangibles : nombre de commandes passées, variation de chiffre d’affaire, nombre de rendez-vous confirmés ou reportés… et sondez vos équipes. Comment ressentent-ils la charge de travail suite aux mesures de chômage partiel ? Sont-ils en sous charge ? En surcharge ?
Vous pourrez alors faire varier le volume d’heures de chômage partiel selon le contexte.
Plus vous aurez besoin de souplesse, plus vous devrez piloter finement et adapter votre suivi. Si l’activité fluctue, vous aurez probablement besoin de revoir le planning d’activité partielle. Dans cette situation vous aurez tout intérêt à déléguer une partie du pilotage aux responsables de départements, de site, aux managers voire aux collaborateurs eux-mêmes.
Isoler les heures chômées dans des rapports spécifiques pour faciliter la gestion de la paie
Pour reporter les heures réellement chômées tous les mois à la Direccte et à votre gestionnaire de paie, vous devez éditer un rapport distinguant précisément les heures travaillées de celles qui ont été chômées pour chaque salarié.
En fonction de l’effectif de l’entreprise et du besoin, le volume d’heures de chômage partiel à planifier et donc à justifier peut atteindre plusieurs dizaines de milliers d’heures. Un logiciel de gestion des absences vous aidera à coup sûr à mieux gérer votre quota d’heures autorisées et à mieux organiser le travail de vos équipes opérationnelles. Vous pourrez en outre exporter facilement les heures de chômage parteil consommées.
Se préparer en cas de contrôle
La logique du dispositif d’activité partielle est collective. Cependant, il est possible de faire des distinctions pour des situations différentes. En cas de contrôle, il vous faudra donc justifier les différences de traitements. Pensez à intégrer dans votre rapport des critères objectifs (poste occupé, niveau de séniorité…) pour prouver que les attributions d’heures chômées ne sont en aucun cas discriminatoires.
L’administration sera également attentive aux preuves du chômage effectif des salariés. En effet, le fait qu’un salarié déclaré en chômage partiel travaille malgré tout est considéré comme du travail illégal. Il n’est donc pas exclu que l’inspecteur vous demande des rapports de connexion aux outils de l’entreprise ou des extraits d’échanges de mails aux heures déclarées chômées.
Anticiper la reprise d’activité
La reprise d’une activité normale implique tout d’abord de préparer le lieu de travail au retour des salariés (logistique, sécurité…) et de communiquer sur les modalités de ce retour : bilan de la période, changements avant/après l’activité partielle et conséquences sur les primes, les demandes de mobilité, etc.
À noter que l’ensemble de ces points nécessitent une consultation du CSE au préalable, surtout si vous devez imposer de nouvelles règles de travail.
Des campagnes d’entretiens ou plans de formation spécifiques seront à prévoir pour accompagner la reprise d’activité.
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FAQ sur la gestion du chômage partiel
La consultation du CSE est-elle vraiment obligatoire avant une demande d'activité partielle ?
Oui, c’est une obligation légale. Le CSE doit être consulté avant toute demande auprès de l’administration (Direccte ou équivalent). Il est également garant du respect des règles du dispositif tout au long de sa mise en œuvre.
Quel niveau de détail faut-il pour justifier une demande d'activité partielle auprès de la Direccte ?
La demande doit être précise et exhaustive : décrire la baisse d’activité observée avec chiffres (CA, commandes, rendez-vous), lister les fournisseurs défaillants, indiquer les fermetures administratives ou contextes spécifiques. Une simple invocation de « crise » ne suffit pas.
Comment gérer équitablement la répartition des heures chômées entre les salariés d'une même équipe ?
Répartir la charge selon les compétences, le poste et les besoins opérationnels ; utiliser des critères objectifs et documentés (séniorité, qualification, projets prioritaires) ; piloter hebdomadairement en comparant indisponibilités et besoins réels.