Faire une demande d’activité partielle nécessite d’adapter son organisation de travail et sa gestion administrative de l’entreprise pendant toute la durée du dispositif. 

Nous avons interrogé Flora Kergrohen et Marie Lambert (managers chez Lucca), Nawal Mrani Alaoui (Directrice Stratégie Sociale chez EY) et Nicolas Pironneau (Directeur Paie & RH Solutions) sur la manière d’optimiser la mise en place du chômage partiel dans son entreprise.

Voici 8 bonnes pratiques qui vous permettront d’en fluidifier la gestion.

gestion du chomage partiel

Les 8 conseils pour la gestion du chômage partiel

1. Travailler main dans la main avec les membres du CSE

La consultation du CSE est obligatoire avant même de faire une demande d’activité partielle auprès de la Direccte. Ses membres sont également garants de l’application et du respect des règles du dispositif et peuvent demander à la direction de prendre des mesures spécifiques au contexte du chômage partiel.

COVID-19 : Le CSE peut par exemple s’assurer que des mesures de distanciation sociale sont prises sur le lieu de travail si l’activité est partielle (marquage au sol, présence par roulement dans les locaux collectifs…). Il peut demander à l’entreprise l’achat de matériels de protection (masques, gants, gel hydroalcoolique…) ou encore de mener des actions pour que les salariés en télétravail soient sensibilisés à la déconnexion et à l’adaptation de leur poste de travail.

2. Détailler le motif de la demande de chômage partiel auprès de la Direccte 

La définition du motif est cruciale pour obtenir l’accord de la Direccte. Invoquer uniquement une crise sanitaire ne permettra par exemple pas de bénéficier du dispositif. La description des raisons de la demande doit être précise et exhaustive : baisse d’activité observée (chiffres à l’appui), liste des fournisseurs ne pouvant plus vous approvisionner, fermeture administrative de votre établissement..

Il est recommandé de faire la demande la plus large possible (c’est-à-dire avec le plus d’heures possibles) pour avoir l’opportunité de moduler le volume d’heures selon la reprise d’activité, quitte à ne pas consommer l’intégralité du volume autorisé par l’administration.

3. Communiquer régulièrement et précisément auprès des salariés

communiquer avec ses employés

La mise en place du chômage partiel soulève généralement de nombreuses questions du côté des salariés (paiement des salaires, inquiétudes liées à la situation financière de l’entreprise…). 

Pour éviter de saturer les ressources RH et les managers de proximité des nombreuses sollicitations des salariés, il est recommandé d’utiliser tous les canaux possibles pour informer l’ensemble des effectifs des décisions de la direction (outil de communication interne, réunions, emails…). Un échange “direct” est à privilégier, que cela soit à l’occasion d’une réunion physique (ou en visioconférence si ce n’est pas possible) pour favoriser les échanges.

Une bonne pratique consiste également à mettre à disposition des salariés une Foire à Questions (FAQ) dans laquelle ils pourront trouver des réponses aux questions les plus fréquentes : versement des salaires, organisation de travail, impact du chômage partiel sur l’acquisition de congés, sur les promotions ou les mobilités… 

 

COVID-19 : Dans le cadre d’une crise sanitaire, la communication doit plus que jamais – être claire, transparente et répétée tout au long du dispositif. Il est bon de spécifier ce que l’on sait, mais également ce que l’on ne sait pas

Au début du chômage partiel, les managers peuvent faire des visio-conférences tous les matins pour accompagner le changement d’organisation. Il est également conseillé de donner de la visibilité aux effectifs. La direction peut par exemple prendre la parole tous les 15 jours pour informer de la situation de l’entreprise. 

Des espaces d’échanges dédiés (via des outils de messagerie en ligne par exemple) ou la mise en place de permanences des membres du CSE sont également un bon moyen pour remonter régulièrement les questions des salariés.

 

4. Adapter les missions et répartir équitablement la charge des salariés en activité partielle

L’activité partielle implique d’adapter les missions et la charge des salariés concernés. En effet, certains projets ou actions ne seront plus prioritaires selon le contexte.

Il est utile d’établir la liste des missions qui permettront de maintenir une activité continue pendant la période de chômage partiel pour ensuite pouvoir élaborer le planning hebdomadaire des équipes. 

Il faut toutefois être vigilant à bien répartir et équilibrer la charge de travail sur l’ensemble des membres d’une même équipe en prenant en compte la baisse d’activité. A titre d’exemple, un commercial senior prend généralement à sa charge plus de négociations de contrats ou de démonstrations de produits qu’un collègue junior. Il faudra ici baisser significativement sa charge ou réattribuer certaines des tâches qu’il gère habituellement à d’autres membres de son équipe pour éviter tout déséquilibre.

 

COVID-19 : L’équipe des consultants de l’éditeur de logiciels RH Lucca a par exemple créé une “bourse de tâches” dans laquelle les collaborateurs spécifient les tâches qu’ils souhaitent redistribuer à d’autres collaborateurs. Cette pratique permet au manager d’identifier facilement les déséquilibres et de réorganiser les plannings des collaborateurs. 

A noter : cette pratique est particulièrement adaptée aux équipes appliquant déjà des méthodes agiles.

 

5. Piloter rigoureusement le volume d’heures autorisées

temps de chomage partiel

Dans le cadre d’un chômage partiel, l’employeur doit rigoureusement gérer le volume d’heures chômées pour :

  • maintenir la continuité de l’activité,
  • s’assurer que les salariés occupant un poste ou un niveau de qualifications similaires auront bien le même volume de chômage partiel,
  • que le nombre d’heures de chômage autorisé par l’administration ne sera pas dépassé,
  • reporter si besoin le nombre d’heures de chômage partiel non consommées sur le mois suivant.

En faisant chaque semaine, la somme des indisponibilités (absences et congés, jours fériés, salariés en formation…) et en comparant les besoins opérationnels aux ressources disponibles, vous serez en mesure d’ajuster au plus près votre planning. Basez-vous ici sur des éléments tangibles : nombre de commandes passées, variation de chiffre d’affaire, nombre de rendez-vous confirmés ou reportés… et sondez vos équipes. Comment ressentent-ils la charge de travail suite aux mesures de chômage partiel ? Sont-ils en sous charge ? En surcharge ?

Vous pourrez alors faire varier le volume d’heures de chômage partiel selon le contexte.

Plus vous aurez besoin de souplesse, plus vous devrez piloter finement et adapter votre suivi. Si l’activité fluctue, vous aurez probablement besoin de revoir le planning d’activité partielle. Dans cette situation vous aurez tout intérêt à déléguer une partie du pilotage aux responsables de départements, de site, aux managers voire aux collaborateurs eux-mêmes.

New call-to-action

6. Isoler les heures chômées dans des rapports spécifiques pour faciliter la gestion de la paie

Pour reporter les heures réellement chômées tous les mois à la Direccte et à votre gestionnaire de paie, une bonne pratique consiste à éditer un rapport qui distingue précisément les heures travaillées de celles qui ont été chômées pour chaque salarié. 

En fonction de l’effectif de l’entreprise et du besoin, le volume de chômage partiel à planifier et donc à justifier peut atteindre plusieurs dizaines de milliers d’heures. Un logiciel de gestion des absences peut non seulement vous aider à gérer votre quota d’heures autorisées mais aussi permettre à vos équipes opérationnelles de mieux s’organiser. Dans la pratique, le compte du salarié est “crédité” d’un nombre d’heures de chômage partiel précis que les managers ajustent en fonction de la réalité du terrain. En fin de semaine, il suffit d’émettre un rapport sur le solde de chômage partiel via les interfaces d’export.

7. Se préparer en cas de contrôle

La logique du dispositif d’activité partielle est collective. Cependant, il est possible de faire des distinctions pour des situations différentes. En cas de contrôle, il vous faudra par exemple justifier les différences de traitements à l’aide de critères objectifs (poste occupé, niveau de séniorité…) pour prouver qu’elles ne sont en aucun cas discriminatoires. Pensez à préparer un tel document.

L’administration sera également particulièrement attentive aux preuves du chômage effectif des salariés. En effet, le fait qu’un salarié déclaré en chômage partiel travaille malgré tout est considéré comme du travail illégal. L’inspecteur pourra demander ici des rapports de connexion aux outils utilisés par l’entreprise ou des extraits d’échanges de mails aux heures déclarées chômées.

8. Anticiper la reprise d’activité

La reprise d’une activité normale doit être anticipée. Elle implique tout d’abord de préparer le lieu de travail au retour des salariés (logistique, sécurité…) et d’élaborer une communication spécifique. Elle pourra par exemple démarrer par la reconnaissance des efforts fournis par les équipes lors de cette période d’activité partielle, pour ensuite évoquer le largement possible les modalités de reprise du travail, les résultats de l’entreprise avant/après l’activité partielle et enfin les impacts de la crise : conséquences sur les primes, les demandes de mobilité, etc. A noter que l’ensemble de ces points nécessitent une consultation du CSE au préalable, surtout vous devez imposer de nouvelles règles de travail. 

Les processus RH devront également reprendre sans tarder. Des campagnes d’entretiens ou plans de formation spécifiques peuvent accompagner la reprise d’activité et permettre de réinterroger le mode de fonctionnement de l’entreprise.

 

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Chômage partiel : fonctionnement et démarches

démarche chomage partiel

Les conditions d’attribution du chômage partiel 

L’activité partielle permet aux entreprises de compenser une baisse partielle ou totale d’activité. L’objectif est de réduire, sur une durée déterminée, les charges de personnel pour éviter de devoir procéder à des ruptures de contrats (licenciements économiques, non renouvellement de contrats, fin de période d’essai…). 

Le chômage partiel doit faire l’objet d’une autorisation administrative avant sa mise en place et être motivé par une conjoncture exceptionnelle :

  • cas de force majeure, 
  • perte de l’outil de production, 
  • restructuration de la société, 
  • perte conséquente d’activité,
  • difficulté d’approvisionnement,
  • impossibilité de mettre en place les mesures de prévention nécessaires pour la protection de la santé des salariés,
COVID-19 : L’arrêté du 15 mars 2020 a imposé l’arrêt des activités “non essentielles” pour lutter contre la propagation du virus covid-19, ce qui a provoqué la fermeture de nombreux commerces (magasins, cafés, restaurants…). Ces entreprises sont éligibles à l’activité partielle et bénéficient d’un délai de trente jours pour déposer leur demande, avec effet rétroactif.

 

Les démarches à réaliser pour faire une demande de chômage partiel 

Au sein de l’entreprise

L’entreprise doit préalablement consulter le CSE pour communiquer le motif de la demande d’activité partielle et la liste des salariés concernés. 

La consultation du CSE est obligatoire avant même de faire une demande d’activité partielle auprès de la Direccte. Ses membres sont également garants de l’application et du respect des règles du dispositif et peuvent demander à la direction de prendre des mesures spécifiques au contexte du chômage partiel.

COVID-19 : Mesures de distanciation sociale (marquage au sol, présence par roulement dans les locaux collectifs…), achat de matériels de protection (masques, gants, gel hydroalcoolique…) ou encore mesures de prévention des risques psycho-sociaux, le rôle du CSE est de veiller à ce que la direction mettent tout en oeuvre pour protéger la santé et la sécurité de ses salariés. Les retours “terrains” du CSE sont une mine d’informations pour bâtir des plans de prévention adaptés.

 

Auprès de la Direccte

L’entreprise peut ensuite faire sa demande en ligne sur le site de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) en spécifiant notamment le nombre de salariés concernés, les départements ou catégories socio-professionnelles impactés, une estimation du nombre d’heures chômées… A noter que les salariés protégés ne peuvent être mis en chômage partiel sans leur accord écrit. 

Sans réponse de l’administration dans les 15 jours, la demande est considérée comme approuvée et valable 6 mois. L’entreprise reçoit ensuite des codes lui permettant de déclarer ses salariés en activité partielle toutes les semaines. Dans le cas contraire, la Direccte motive sa décision en détaillant les raisons du refus.

Attention, lors du dépôt du dossier, votre demande doit être sérieusement motivée. Invoquer uniquement la crise sanitaire ne permet pas de bénéficier du dispositif de chômage partiel. La description précise et exhaustive des raisons de la demande est nécessaire pour obtenir l’accord de la Direccte : baisse d’activité observée (chiffres à l’appui), liste des fournisseurs ne pouvant plus vous approvisionner, fermeture administrative de votre établissement…

Il est recommandé de faire la demande la plus large possible (c’est-à-dire avec le plus d’heures possibles) pour avoir l’opportunité de moduler le volume d’heures selon la reprise d’activité, quitte à ne pas consommer l’intégralité du volume autorisé par l’administration.

COVID-19 : Les mesures gouvernementales liées à la crise du COVID-19 ont adapté la procédure au contexte d’urgence sanitaire : 

  • Les membres du CSE peuvent ainsi être consultés après la demande faite sur le site de l’administration. L’entreprise devra toutefois communiquer à la Direccte le compte-rendu de cette consultation dans un délai de 2 mois. 
  • Le délai de réponse de la Direccte a été réduit à 48 heures.
  • Les salariés protégés (délégué syndical CSE…) peuvent être mis en chômage partiel sans leur accord écrit. 
  • L’autorisation de chômage partiel est passée de 6 à 12 mois pour toute demande formulée après le 12 mars 2020.

Contactez votre expert comptable ou gestionnaire de paie pour bien comprendre les dernières mesures prises par le gouvernement et vous faire accompagner au besoin. Leurs prestations peuvent inclure les diverses démarches de demande d’activité partielle auprès des administrations.

 

Prise en charge du salaire des collaborateurs 

Ici, deux cas de figures :

Dans le cadre d’une activité partielle

L’entreprise s’acquitte normalement des heures travaillées et dédommage les heures chômées des salariés concernés à hauteur de 70% de leur rémunération horaire antérieure brute. 

Dans le cadre de l’arrêt complet du travail

L’entreprise verse un dédommagement aux salariés correspondant à 70% de leur rémunération horaire antérieure brute au lieu de leur salaire habituel.

Dans les deux cas, l’entreprise reçoit le versement d’une allocation d’activité partielle cofinancée par l’Etat et l’Unédic. Cette allocation est plafonnée à 1000 heures par an et par salarié.

L’employeur a la possibilité d’indemniser à sa charge ses salariés au-delà de 70 % du salaire brut s’il le souhaite ou s’il en a la possibilité. Des conventions collectives ou accords d’entreprise peuvent également prévoir des dispositions plus favorables.

A noter

  • Le taux horaire de l’allocation d’activité partielle ne peut être inférieur au SMIC horaire.
  • Les indemnités d’activité partielle sont exonérées de cotisations sociales mais soumises à la CSG, la CRDS et à l’impôt sur le revenu. L’entreprise doit donc procéder au prélèvement à la source comme à l’accoutumée.
  • Le bulletin de paie des salariés devra mentionner : le nombre d’heures indemnisées, le taux appliqué pour calculer l’indemnité, les sommes versées pour la période concernée. 
  • Le chômage partiel permet de maintenir les contrats de travail en l’état sans devoir faire d’avenants (nombre d’heures travaillées, salaire…).

 

COVID-19 : 

  • L’Etat plafonne le montant de l’indemnité d’activité partielle à 4,5 SMIC par salarié.
  • Le quota annuel d’heures indemnisables passe à 1607 heures par salarié jusqu’au 31 décembre 2020.

 

Gestion des cas particuliers de chômage partiel

Acquisition et pose des congés pendant une période d’activité partielle

Les heures chômées donnent droit aux congés payés. Les salariés continuent d’acquérir leurs congés comme s’ils travaillaient.

Pour les salariés dont les congés ont été validés avant la mise en chômage partiel, les congés restent valables et priment sur l’activité partielle. En dehors de ce cas de figure, l’allocation d’activité partielle permet de maintenir le salaire des collaborateurs à hauteur de 84% de leur rémunération nette. C’est dans la majorité des cas plus avantageux que de poser des congés payés. Il n’y a donc aucun intérêt pour l’entreprise ou le salarié de remplacer le chômage partiel par la pose de congés payés.

 

Distribution des tickets restaurants

Un ticket restaurant est dû pour toute journée travaillée comprenant une pause déjeuner. 

Si les salariés d’une entreprise sont au chômage partiel les lundi matin, mercredi après-midi et vendredi toute la journée. Ils n’auront droit à des tickets restaurants que pour le mardi et jeudi.

COVID-19 : Pour les salariés en télétravail, les entreprises ne peuvent suspendre la distribution des tickets restaurants pendant la période de confinement, même si les repas ne sont pas pris sur le lieu de travail.

 

Chômage partiel des salariés dont le contrat est déjà à temps partiel 

Le taux horaire de l’indemnité des salariés dont les contrats sont à temps partiel ne peut être inférieur au taux horaire du SMIC. L’allocation perçue ne peut cependant pas dépasser la rémunération habituellement due aux salariés.

 

Gestion de l’activité partielle des salariés en forfait heures ou jours 

Les salariés en forfait heures ou jours bénéficient de l’allocation d’activité partielle uniquement dans le cadre d’une fermeture totale de l’entreprise. 

 

COVID-19 : L’Etat supprime la condition de fermeture totale de l’entreprise et permet aux salariés au forfait de bénéficier de l’indemnité d’activité partielle qu’importe le cas de figure. Pour les salariés au forfait jours, le nombre de jours et de demi-journées chômées devront être converties en heures pour calculer le montant de l’indemnité. 

 

Chômage partiel des salariés en formation, en arrêt maladie ou en congés maternité 

Les salariés en formation bénéficient des mêmes conditions que le reste des effectifs en chômage partiel. Le montant de l’allocation perçue est au moins équivalente à 70% de leur rémunération brute.

Les salariés en arrêt maladie ou en congés maternité bénéficient de leur indemnité versée par la Sécurité sociale, sans modifications ou dédommagement complémentaire de l’entreprise. 

 

COVID-19 : L’Etat peut prendre en charge jusqu’à 100% des coûts de formation professionnelle des salariés en chômage partiel.

Pour connaître les modalités de cette mesure, consultez le wébinaire Unow : “Gérer la formation pendant et après la crise”.

FAQ sur le chômage partiel

Chômage partiel et chômage technique, il y a-t-il une différence?

Aucune différence, chômage partiel et chômage technique concernent tous deux le même dispositif. Le terme officiel utilisé par l’administration est “activité partielle”.

Quels salariés peuvent être concernés par le chômage partiel ?

Tous les salariés peuvent être concernés par le chômage partiel, qu’importe leur ancienneté ou le type de contrat (CDD, CDI, temps partiel, apprentissage, professionnalisation…). La demande de chômage partiel est collective, elle doit donc concerner un groupe identifié de salariés (atelier, service…). Un salarié protégé doit toutefois donner son accord écrit (cette mesure n’est pas nécessaire dans le cadre de la crise COVID-19.

Peut-on quand même travailler si on est en chômage partiel ?

L’entreprise doit être vigilante à ce que les salariés concernés ne travaillent pas pendant les heures qui ont été déterminées comme étant chômées. Dans le cas contraire, les sanctions sont lourdes pour l’entreprise : remboursement intégral des allocations d’activité partielle versées, interdiction de bénéficier d’aides publiques (emploi, formation professionnelle) pendant une durée maximale de 5 ans, 2 ans de prison et 30 000 euros d’amende.