Dans le cadre d’une mission auprès d’un client, vos collaborateurs engagent des frais : restaurant, parking, hôtel, etc. Voici comment procéder si votre client s’est engagé à en supporter le coût.

Les frais de mission refacturés sont assujettis à la TVA.

Les notes de frais de vos collaborateurs ayant réalisé la mission sont considérées comme des frais accessoires (au sens de l’Article 267 Alinéa 2 du CGI) inclus dans le prix de l’opération, du point de vue de votre client.

Il vous faut donc appliquer aux refacturations le taux de TVA auquel sont soumises vos prestations, ainsi que l’a explicité une réponse de l’Assemblée Nationale en 2015.

Les non-assujettis à la TVA, à savoir la plupart des associations et les auto-entrepreneurs, ne sont pas concernés par cette règle et facturent en Hors Taxes.

Il en irait autrement s’il s’agissait de « débours », c’est-à-dire de frais que vous engagez au nom et pour le compte de votre client. Dans ce cas, la facture est établie au nom de votre client qui vous remboursera sur présentation de ce justificatif, à l’euro près. Les débours ne sont pas soumis à la TVA.

La pratique des débours est peu utilisée car leur traitement est plus compliqué que celui d’une simple refacturation. Ce sont essentiellement les avocats et les juristes y ont recours.

En pratique, refacturez vos dépenses pour le montant que vous avez comptabilisé en charges d’exploitation

La TVA à appliquer sur les notes de frais refacturées est calculée à partir de la charge effectivement encourue, qui servira de base HT :

  • Pour les dépenses dont la TVA n’est pas récupérable (transports et hébergement), la charge correspond au montant TTC de la dépense.
  • Si la dépense concernée est soumise à une TVA déductible, comme dans le cas des repas ou des péages, le montant la charge est égal au HT. Vous pourrez, quant à vous, récupérer la TVA de la dépense selon les règles habituelles.

Imaginons, qu’en tant que prestataire, vous ayez dépensé, dans le cadre d’une mission, des frais d’hôtel et d’avion pour des montants respectifs de 150 et 500 euros TTC et, enfin, des frais de repas à hauteur de 77€ TTC (soit 70€ HT).

La TVA n’étant pas déductible sur l’hôtel et l’avion, vous allez facturer à votre client les charges suivantes :

  • 150 euros d’hôtel
  • 500 euros d’avion
  • 70 euros de restaurant

Soit, 720 euros qui seront considérés comme la base HT de de votre facture. Si vous êtes une société de services, vous ajouterez à votre facture 720 euros x 20 % = 144 euros de TVA.

S’il est assujetti à la TVA, votre client pourra déduire la totalité de la TVA sur les frais refacturés, à condition, bien sûr, que votre facture soit établie dans les règles de l’art. De votre côté, vous récupérerez uniquement les 7 € de TVA du repas.

La refacturation des notes de frais en 3 questions

Dans quels contextes peut-on refacturer la TVA à un client ?

Lors d'une mission pour un client, vos collaborateurs peuvent avoir des frais, considérés comme des frais accessoires. Ces derniers étant inclus dans la prestation client, il est possible de lui en refacturer la TVA.

Les débours sont-ils soumis à la TVA ?

Lorsque des frais sont engagés au nom et pour le nom d'un client, on parle de débours. Ces derniers ne sont pas assujetti à la TVA.

Comment est calculée la TVA à appliquer sur les notes de frais ?

Le montant de la TVA des notes de frais refacturées est calculé à partir de la charge encourue. Pour les dépenses assujetties à la TVA, la charge est similaire au HT. Pour les dépenses sur lesquelles on ne peut pas recupèrer la TVA, la charge est égale aux coût TTC de la dépense.

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