Démissions, fins de CDD, mobilités internes, licenciements, ruptures conventionnelles… Selon le contexte, le départ d’un salarié peut être plus ou moins complexe à gérer. Mais au vu de son impact sur l’organisation du travail, l’engagement des équipes et la marque employeur, soigner l’accompagnement du salarié jusqu’à son dernier jour dans l’entreprise est une nécessité. 

Comment gérer le processus d’offboarding pour éviter qu’un salarié ne parte fâché, qu’un manager ne soit pris de court ou qu’une équipe ne se retrouve débordée ? Voici 5 conseils pour des aurevoirs réussis.

 

1- Dédramatiser les départs de l’entreprise

Bien que les départs fassent partie de la vie d’une entreprise, ils sont généralement mal vécus par les salariés. Parmi les principales craintes, on retrouve la peur de décevoir son manager ou le stress d’annoncer la mauvaise nouvelle au reste de l’équipe. 

Quelle qu’en soient les raisons, fin d’une période d’essai, démission ou un licenciement, vous pouvez limiter les troubles en dédramatisant la situation et en jouant la carte de la transparence :

  • on félicite le collaborateur pour son nouveau poste ou la réalisation de son projet personnel ,
  • on remercie le salarié pour le temps qu’il a consacré à l’entreprise, même si le “fit” n’est pas passé et on explique les raisons du départ ,
  • on donne de la visibilité sur la charge de travail à se répartir afin de rassurer ceux qui restent .

 

2- Ne pas sous-estimer le temps de la passation

La passation est l’étape la plus importante du offboarding. Elle donne tout d’abord de la visibilité au salarié sur ce que l’entreprise attend de lui d’ici son départ. Elle permet ensuite au manager d’anticiper et de réguler la charge de travail du reste de l’équipe.

C’est au manager de coordonner la passation. Il doit en particulier veiller à ce que le collaborateur sur le départ ait le temps de s’y consacrer pour : 

  • finaliser les tâches en souffrance avant son départ , 
  • documenter les actions en cours pour faciliter la reprise des dossiers par les autres membres de l’équipe ,
  • rédiger les processus utiles à la réalisation de ses missions pour le futur remplaçant .

Si vous le pouvez, organisez des rendez-vous individuels entre le collaborateur et chacun des salariés qui reprendra ses missions en cours. C’est le meilleur moyen d’assurer la réussite de la passation . 

 

Pour aller plus loin : Faites de l’offboarding un objectif d’équipe

Le manager crée un objectif d’équipe et y décrit des livrables ou actions de passations.

Objectif : Transmettre le dossier X géré par Antoine à Martine

75% : Tous les processus sont documentés

100% : L’entretien de passation a été réalisé

125% : Martine est autonome sur le dossier X avant le départ d’Antoine. 

Le manager peut aussi sonder les équipes quant à sa réorganisation :

  • Comment ressentent-ils leur charge ? 
  • Souhaitent-ils que le poste vacant soit modifié ? 
  • Quels sont les projets à prioriser selon eux ? 

Ce sondage peut prendre la forme d’un questionnaire ou d’une campagne entretiens spécifiques. 

 

3 – Automatisez les tâches du processus d’offboarding

Sur le plan purement opérationnel, orchestrer les tâches liées au départ du collaborateur vous assure que chacun sache ce qu’il a à faire tout en respectant des échéances. Ainsi le service informatique est informé du matériel à récupérer et des accès à couper, le gestionnaire de paie qu’un solde de tout compte est à réparer… Un confort administratif mais pas seulement. Au-delà des aspects logistiques, vous laissez une bonne image au salarié autant qu’au reste de l’équipe. Plus d’oubli ou de gestion last minute, le processus est carré.  

 

4- Faire le bilan du parcours du salarié dans l’entreprise

Il est recommandé d’organiser un entretien individuel de fin de contrat entre le manager et le salarié pour faire le bilan de son passage au sein de l’entreprise. D’abord c’est une occasion de valoriser ce qu’il y a appris. Ensuite, il donne l’opportunité à l’entreprise de collecter des pistes d’amélioration sur son organisation, ses processus, son management :

  • Qu’est-ce qui lui a plu ? 
  • Il y a-t-il des événements qui l’ont poussé à partir ? 
  • Qu’est-ce que l’entreprise pourrait faire différemment ? 

Pour découvrir tous les thèmes à aborder, téléchargez notre modèle de grille de fin de mission : 


5 – Après l’offboarding, garder le contact avec l’ancien salarié

L’expérience collaborateur est un marqueur fort de l’image de l’entreprise et celle-ci ne s’arrête pas brusquement dès les portes franchies. A vous de créer les conditions favorables pour que la relation se poursuive même une fois le collaborateur sorti des effectifs. Les réseaux sociaux (et plus spécifiquement LinkedIn) permettent de garder contact avec d’anciens salariés, de suivre leur carrière ou encore de les féliciter à l’obtention d’un nouveau poste. 

Certaines entreprises créent même des communautés d’alumni et invitent d’anciens collaborateurs à intervenir auprès de leurs équipes pour échanger des bonnes pratiques ou parler de leur parcours.

 

Un offboarding n’est pas forcément un adieu : l’exemple des salariés boomerang

Il n’est désormais plus rare de voir des salariés quitter une entreprise pour y revenir quelques temps plus tard. Ceux qu’on appelle les “salariés boomerang” sont la preuve qu’un offboarding réussi peut fidéliser des talents sur le long terme. 

Maxime, développeur chez l’éditeur de logiciels RH Lucca, nous partage son expérience :

Après 3 ans chez Lucca, j’ai eu l’envie de monter ma propre entreprise. J’avais peur d’en parler à mon manager et au PDG. Ils ont cependant très bien accueilli l’annonce de mon départ et m’ont dit que la porte serait toujours ouverte si je souhaitais revenir dans le futur. 

Nous avons ensuite co-construit le processus d’offboarding. Je suis resté 6 mois, le temps de transmettre mes missions et de former une nouvelle recrue. 

Pendant les 12 mois de ma création d’entreprise, je suis resté en contact régulier avec l’équipe, qui suivait mon projet avec attention. Lorsque j’ai pris la décision de redevenir salarié, j’ai postulé dans différentes entreprises mais le “fit” humain était plus important avec Lucca. Le fait d’être resté en contact m’a donné confiance et j’ai postulé de nouveau. 

J’ai réintégré la même équipe, puis un poste s’est ouvert ce qui m’a permis de bénéficier d’une mobilité interne. La société ouvrait au même moment son capital à ses salariés et le PDG m’a proposé de devenir associé. C’était une belle opportunité.

 

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