Lorsqu’une entreprise engage des frais nécessaires à l’exercice de son activité, elle a la possibilité d’en récupérer la TVA. Toutefois, toutes les dépenses n’ouvrent pas droit à déduction. Pour les notes de frais, par exemple, la déduction de la TVA n’est possible que pour certains types de dépenses et sous certaines conditions.

3 notions à connaître au sujet de la récupération de la TVA sur les notes de frais

  1. Le document (facture ou justificatif de note de frais) doit clairement faire apparaître le montant de la TVA, le taux de TVA appliqué et le montant TTC. Pour les montants supérieurs à 150 euros HT, le formalisme complet des factures doit être respecté.
  2. L’objet de la dépense doit être nécessaire à l’activité de l’entreprise.
  3. Selon le type de dépense, la TVA sur les notes de frais n’est pas forcément déductible.

Sur quels types de frais la TVA est-elle récupérable ?

Les frais de repas

La TVA est entièrement déductible des frais de repas dès lors que ceux-ci sont pris dans le cadre d’une mission ou d’un déplacement.
D’autres frais de repas sont également éligibles à la récupération de TVA, tels que les repas d’affaire, les frais de réception (événements de fin d’année ou de représentation), ou encore ceux pris dans le cadre d’une réunion professionnelle.

Les frais de déplacement

La plupart des frais de déplacement n’ouvrent pas droit à la déduction de TVA.

Seules les TVA sur les tickets de péage, la location et l’entretien de véhicules utilitaires sont déductibles.
C’est aussi le cas des frais de carburant dont le cadre réglementaire inclut l’essence depuis janvier 2017.

En revanche, les frais de transport de personnes (bus, train, avion…), la location et l’entretien de véhicules de tourisme, ou encore les tickets de parking ne permettent pas de récupérer la TVA.

Les frais d’hébergement

La TVA sur les frais d’hébergement (hôtel, appart-hôtel ou air bnb) n’est pas déductible. Seule la part “repas” (petit-déjeuner) peut prétendre à une opération de récupération de TVA à condition qu’elle fasse l’objet d’une ligne distincte dans la facture.
Toutefois, dans le cadre d’une mission de longue durée, les frais d’hébergement peuvent être remboursés. Ce sont alors les règles de l’Urssaf qui s’appliquent.

Les cadeaux d’entreprise et objets promotionnels

Considérés comme des cadeaux d’affaires, les objets promotionnels et les cadeaux de fin d’année peuvent bénéficier d’une récupération de TVA si la valeur totale n’excède pas 60 euros HT par client.

Comment récupérer la TVA sur des notes de frais refacturées ?

En règle générale, les sociétés de services refacturent aux clients les frais engagés par leurs collaborateurs lorsqu’ils sont en mission. Pour récupérer la TVA sur les dépenses de restaurant, de logement, de transport, etc, l’entreprise doit refacturer les frais sur la base de leur montant HT.

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