Guide pratique : 10 conseils pour bien gérer vos notes de frais et gagner en productivité

TVA

Dans quelles conditions peut-on récupérer la TVA sur les notes de frais ?

Temps de lecture : 3 minutes

Lorsqu’une entreprise engage des frais nécessaires à l’exercice de son activité, elle a la possibilité d’en récupérer la TVA. Toutefois, toutes les dépenses n’ouvrent pas droit à déduction. Pour les notes de frais, par exemple, la déduction de la TVA n’est possible que pour certains types de dépenses et sous certaines conditions.

Découvrez toutes les règles spécifiques à la récupération de la TVA sur les notes de frais.

Sommaire de l'article
récupération tva notes de frais

Récupération de la TVA sur les notes de frais  : 3 notions clés

  1. Le document (facture ou justificatif) doit clairement faire apparaître le montant de la TVA, le taux de TVA appliqué et le montant TTC. Pour les montants supérieurs à 150 euros HT, le formalisme complet des factures doit être respecté.
  2. L’objet de la dépense doit être nécessaire à l’activité de l’entreprise.
  3. Selon le type de dépense, la TVA sur les notes de frais n’est pas forcément déductible.
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Sur quels types de frais sur la TVA est-elle récupérable ?

  • Les frais de repas

La TVA est entièrement déductible des frais de repas dès lors que ceux-ci sont pris dans le cadre d’une mission ou d’un déplacement.

D’autres sont également éligibles à la récupération de TVA, tels que les repas d’affaire, les frais de réception (événements de fin d’année ou de représentation), ou encore ceux pris dans le cadre d’une réunion professionnelle.

  • Les coûts de déplacement

La plupart des coûts de déplacement n’ouvrent pas droit à la déduction de TVA. Seules les TVA sur les tickets de péage, la location et l’entretien de véhicules utilitaires ainsi que  les tickets de parking sont déductibles.

En revanche, ceux concernant le transport de personnes (bus, train, avion…) ou la location et l’entretien de véhicules de tourisme ne permettent pas de récupérer la TVA.

  • Les frais relatifs au carburant 

La TVA sur le carburant des véhicules personnels des salariés sort du champ d’application de la TVA. Seules les TVA sur le carburant des véhicules de société et de location sont déductibles selon qu’il s’agisse de véhicules de tourisme (VP) ou de véhicules utilitaires (VU).

De plus, le carburant utilisé a également un impact sur la part de la TVA.  Depuis 2022, les règles de récupération de la TVA sur l’essence sont identiques à celles du gazole.

AnnéeVéhicules de tourisme (VP)Véhicules Utilitaires (VU)
201710%0%
201820%20%
201940%40%
202060%60%
202180%80%
 202280%100%
  • Les coûts d’hébergement

La TVA sur les coûts d’hébergement (hôtel, appart-hôtel ou air bnb) n’est pas déductible. Seule la part “repas” (petit-déjeuner) peut prétendre à une opération de récupération de TVA à condition qu’elle fasse l’objet d’une ligne distincte dans la facture.

Toutefois, dans le cadre d’une mission de longue durée, ils peuvent être remboursés. Ce sont alors les règles de l’Urssaf qui s’appliquent.

  • Les cadeaux d’entreprise et objets promotionnels

Considérés comme des cadeaux d’affaires, les objets promotionnels et les cadeaux de fin d’année peuvent bénéficier d’une récupération de TVA si la valeur totale n’excède pas 60 euros HT par client.

Comment récupérer la TVA sur des notes de frais refacturées ?

En règle générale, les sociétés de services refacturent aux clients les coûts engagés par leurs collaborateurs quand ils sont en mission. Pour récupérer la TVA sur les dépenses de restaurant, de logement ou encore de transport, l’entreprise doit les refacturer sur la base de leur montant HT.

Automatiser la récupération de la TVA sur les notes de frais avec un outil adapté

Traiter manuellement ses notes de frais sous Excel ou sur du papier est loin d’être idéal. En plus d’être une perte de temps, cette manière de faire est une source d’erreurs qui peut s’avérer coûteuse pour l’entreprise.

Sachant que le coût moyen de traitement d’une note est évalué entre 20 et 60 € en plus de la dépense engagée, optimiser sa gestion avec le bon outil est une vraie valeur ajoutée.

Ainsi, un outil de gestion de notes de frais peut proposer plusieurs fonctionnalités telles que : la dématérialisation des factures, le calcul des dépenses kilométriques, un suivi des données en temps réel ou encore une gestion automatique des taux de change…

En choisissant d’automatiser la récupération de la TVA sur les notes de frais avec un outil adapté, vous gagnez en temps et en productivité.

Kit complet pour optimiser la gestion de vos notes de frais
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