Refacturer les frais de mission à un client est une pratique courante, mais qui doit respecter des règles fiscales précises, notamment en matière de TVA. Cet article vous explique simplement comment appliquer correctement la TVA sur ces frais, en conformité avec la législation actuelle, pour éviter les erreurs et garantir une facturation claire et conforme.
Principe général
Lorsqu’une entreprise refacture à un client des notes de frais (frais de mission, déplacements, hébergement, repas, etc.), la TVA applicable dépend de la nature des dépenses initiales et de leur traitement fiscal. Il est important de distinguer :
- les frais pour lesquels la TVA est récupérable par l’entreprise ;
- les frais pour lesquels la TVA est non récupérable (ex. : certains frais de transport, hébergement, billets d’avion internationaux).
Taux de TVA selon la nature des frais
La TVA applicable lors de la refacturation des frais dépend directement de la nature de chaque dépense. Voici les principaux cas à connaître :
- pour les prestations de services standard, comme le conseil, le taux normal de TVA à 20 % s’applique ;
- les frais liés à l’hébergement hôtelier bénéficient d’un taux intermédiaire réduit à 10 % ;
- la restauration sur place est également soumise à un taux intermédiaire de 10 % ;
- le transport de voyageurs est taxé au même taux intermédiaire de 10 % ;
- enfin, les péages et parkings sont généralement soumis au taux normal de 20 %, sauf exceptions locales spécifiques.
Cette diversité de taux impose une attention particulière lors de la refacturation, afin d’appliquer le bon taux de TVA en fonction de la nature précise de chaque frais.
Application pratique de la TVA à la refacturation
- Si la TVA est récupérable sur la dépense initiale, la refacturation se fait généralement hors taxe (HT), et la TVA est appliquée au taux normal de 20 % sur la base HT refacturée au client.
- Si la TVA n’est pas récupérable sur la dépense initiale (ex. billets d’avion internationaux, hébergement avec TVA non récupérable), on refacture le montant TTC tel quel, sans appliquer de TVA supplémentaire.
Exemple concret
Supposons les frais suivants engagés lors d’une mission :
- hôtel : 150 € TTC (TVA non récupérable) ;
- avion : 500 € TTC (TVA non récupérable) ;
- repas : 77 € TTC (dont 70 € HT + 7 € TVA récupérable).
Calcul de la base HT à refacturer :
- hôtel : 150 € TTC (TVA non récupérable, on refacture TTC) ;
- avion : 500 € TTC (TVA non récupérable, on refacture TTC) ;
- repas : 70 € HT (TVA récupérable, on refacture HT).
Total HT à refacturer = 150 + 500 + 70 = 720 €.
TVA à facturer au client : TVA au taux normal de 20 % sur 720 € HT = 144 €.
Le client paie donc 864 € TTC (720 € HT + 144 € TVA).
Bonnes pratiques
- Toujours conserver les factures et justificatifs originaux.
- Identifier précisément la nature de chaque dépense pour appliquer le bon taux de TVA.
- Mentionner distinctement sur la facture les frais refacturés et la TVA correspondante.
- Vérifier la réglementation locale et les éventuelles exceptions.
- Communiquer clairement avec le client sur la nature des frais et la TVA appliquée.
La TVA à appliquer lors de la refacturation des notes de frais dépend de la nature des dépenses et de la récupération ou non de la TVA initiale. En règle générale, on refacture hors taxe les frais avec TVA récupérable et on applique la TVA au taux normal de 20 %. Pour les frais avec TVA non récupérable, on refacture le montant TTC sans appliquer de TVA supplémentaire.
La refacturation des notes de frais en 3 questions
Lors d’une mission pour un client, vos collaborateurs peuvent avoir des frais, considérés comme des frais accessoires. Ces derniers étant inclus dans la prestation client, il est possible de lui en refacturer la TVA.
Lorsque des frais sont engagés au nom et pour le nom d’un client, on parle de débours. Ces derniers ne sont pas assujetti à la TVA.
Le montant de la TVA des notes de frais refacturées est calculé à partir de la charge encourue. Pour les dépenses assujetties à la TVA, la charge est similaire au HT. Pour les dépenses sur lesquelles on ne peut pas récupérer la TVA, la charge est égale aux coût TTC de la dépense.
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