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Congés et absences

8 conseils pour optimiser la gestion du chômage partiel dans son entreprise

Temps de lecture : 11 minutes

Si vous faites une demande d’activité partielle, vous allez devoir adapter l’organisation et la gestion administrative de votre entreprise.  Pour comprendre comment réussir ce nécessaire ajustement, nous sommes allés à la rencontre d’experts et de managers directement concernés par le dispositif. 

Voici leurs 8 conseils pour optimiser la gestion du chômage partiel dans votre entreprise.

Merci à Flora Kergrohen et Marie Lambert, managers chez Lucca, Nawal Mrani Alaoui, Directrice Stratégie Sociale chez EY et Nicolas Pironneau, Dirigeant de Paie & RH Solutions pour leurs témoignages.  

Sommaire de l'article

Les 8 conseils pour la gestion du chômage partiel

1. Travailler main dans la main avec les membres du CSE

La consultation du CSE est obligatoire avant même de faire une demande d’activité partielle auprès de la Direccte. Ses membres sont également garants de l’application et du respect des règles du dispositif et peuvent demander à la direction de prendre des mesures spécifiques au contexte du chômage partiel.

COVID-19

Le CSE peut vérifier que la direction ait mis en place des mesures de distanciation sociale (marquage au sol, roulement de présence dans les locaux …). Il peut veiller à ce que l’entreprise fournisse du matériel de protection (masques, gants, gel hydroalcoolique…) ou encore mener des actions de prévention sur les risques psychosociaux liés au télétravail.

2. Détailler le motif de la demande de chômage partiel auprès de la Direccte

La définition du motif est décisive pour obtenir l’accord de la Direccte. Invoquer uniquement une crise sanitaire ne permettra pas de bénéficier du dispositif. La description des raisons de la demande doit être précise et exhaustive : baisse d’activité observée (chiffres à l’appui), liste des fournisseurs ne pouvant plus vous approvisionner, fermeture administrative de votre établissement.

Mieux vaut faire la demande la plus large possible (c’est-à-dire avec le plus d’heures possibles) pour avoir l’opportunité de moduler le volume d’heures selon la reprise d’activité, quitte à ne pas consommer l’intégralité du volume autorisé par l’administration.

3. Communiquer le plus souvent possible auprès des salariés

La mise en place du chômage partiel soulève généralement de nombreuses questions du côté des salariés (impact sur le salaire, inquiétudes sur la situation financière de l’entreprise…).

Pour éviter de saturer la DRH et les managers de proximité en questions diverses et variées, n’hésitez pas à utiliser tous les canaux de communication possibles (messagerie instantanée, réunions, emails…). Préférez, si vous le pouvez, un échange « direct », même en visioconférence.

Vous pouvez également à mettre à disposition des salariés une Foire à Questions (FAQ) dans laquelle ils trouveront les réponses aux questions les plus fréquentes : rémunération, organisation du travail, impact du chômage partiel sur l’acquisition de congés, sur les promotions ou les mobilités…

COVID-19

Optez pour une communication transparente et répétée tout au long du dispositif. Vous n'avez probablement pas toutes les réponses, soyez donc clair sur ce que vous savez et ce que vous ignorez. 

Les managers peuvent dans un premier temps faire des visioconférences quotidiennes pour accompagner le changement d’organisation mais la direction doit également prendre la parole pour informer de la situation de l’entreprise.

Vous pouvez aussi vous appuyer sur les membres du CSE comme relais d'information et pour remonter régulièrement les questions des salariés.

4. Adapter les missions et répartir équitablement la charge des salariés en activité partielle

Le recours à l’activité partielle impacte les missions, la charge des collaborateurs mais aussi le planning des équipes. Pensez à établir la liste des projets prioritaires sur la période pour élaborer le planning hebdomadaire des équipes. 

Veillez également à répartir la charge de travail sur l’ensemble des membres d’une même équipe en prenant en compte la baisse d’activité. Le risque de déséquilibrer l’organisation du service en mettant au chômage partiel une partie de l’équipe doit être anticipé. 

COVID-19

L’équipe des consultants de l’éditeur de logiciels RH Lucca a par exemple créé une « bourse de tâches » dans laquelle les collaborateurs spécifient les tâches qu’ils souhaitent redistribuer à d’autres collaborateurs. Cette pratique permet au manager d’identifier facilement les déséquilibres et de réorganiser les plannings des collaborateurs. À noter : cette pratique est particulièrement adaptée aux équipes appliquant déjà des méthodes agiles.

5. Piloter rigoureusement le volume d’heures autorisées

Dans le cadre d’un chômage partiel, l’employeur doit gérer le volume d’heures chômées pour :

  • maintenir l’activité,
  • s’assurer qu’à poste ou qualification équivalents, les salariés ont le même volume d’heures chômées,
  • que le nombre d’heures de chômage autorisé par l’administration est respecté,
  • reporter si besoin le nombre d’heures de chômage partiel non consommées sur le mois suivant.

En faisant chaque semaine, la somme des indisponibilités (absences et congés, jours fériés, jours de formation…) et en comparant les besoins opérationnels aux ressources disponibles, vous serez en mesure d’ajuster au plus près votre planning. Basez-vous sur des éléments tangibles : nombre de commandes passées, variation de chiffre d’affaire, nombre de rendez-vous confirmés ou reportés… et sondez vos équipes. Comment ressentent-ils la charge de travail suite aux mesures de chômage partiel ? Sont-ils en sous charge ? En surcharge ?

Vous pourrez alors faire varier le volume d’heures de chômage partiel selon le contexte.
Plus vous aurez besoin de souplesse, plus vous devrez piloter finement et adapter votre suivi. Si l’activité fluctue, vous aurez probablement besoin de revoir le planning d’activité partielle. Dans cette situation vous aurez tout intérêt à déléguer une partie du pilotage aux responsables de départements, de site, aux managers voire aux collaborateurs eux-mêmes.

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6. Isoler les heures chômées dans des rapports spécifiques pour faciliter la gestion de la paie

Pour reporter les heures réellement chômées tous les mois à la Direccte et à votre gestionnaire de paie, vous devez éditer un rapport distinguant précisément les heures travaillées de celles qui ont été chômées pour chaque salarié. 

En fonction de l’effectif de l’entreprise et du besoin, le volume d’heures de chômage partiel à planifier et donc à justifier peut atteindre plusieurs dizaines de milliers d’heures. Un logiciel de gestion des absences vous aidera à coup sûr à mieux gérer votre quota d’heures autorisées et à mieux organiser le travail de vos équipes opérationnelles. Vous pourrez en outre exporter facilement les heures de chômage parteil consommées. 

7. Se préparer en cas de contrôle

La logique du dispositif d’activité partielle est collective. Cependant, il est possible de faire des distinctions pour des situations différentes. En cas de contrôle, il vous faudra donc justifier les différences de traitements. Pensez à intégrer dans votre rapport des critères objectifs (poste occupé, niveau de séniorité…) pour prouver que les attributions d’heures chômées ne sont en aucun cas discriminatoires. 

L’administration sera également attentive aux preuves du chômage effectif des salariés. En effet, le fait qu’un salarié déclaré en chômage partiel travaille malgré tout est considéré comme du travail illégal. Il n’est donc pas exclu que l’inspecteur vous demande des rapports de connexion aux outils de l’entreprise ou des extraits d’échanges de mails aux heures déclarées chômées.

8. Anticiper la reprise d’activité

La reprise d’une activité normale implique tout d’abord de préparer le lieu de travail au retour des salariés (logistique, sécurité…) et de communiquer sur les modalités de ce retour : bilan de la période, changements avant/après l’activité partielle et conséquences sur les primes, les demandes de mobilité, etc. 

À noter que l’ensemble de ces points nécessitent une consultation du CSE au préalable, surtout si vous devez imposer de nouvelles règles de travail. 

Des campagnes d’entretiens ou plans de formation spécifiques seront à prévoir pour accompagner la reprise d’activité.

Chômage partiel : focus sur le fonctionnement du dispositif et les démarches à entreprendre

Les conditions d’attribution du chômage partiel

L’activité partielle permet aux entreprises de compenser une baisse partielle ou totale d’activité. L’objectif est de réduire, sur une durée déterminée, les charges de personnel pour éviter de procéder à des ruptures de contrats (licenciements économiques, non renouvellement de contrats, fin de période d’essai…). 

Le chômage partiel doit faire l’objet d’une autorisation administrative avant sa mise en place et être motivé par une conjoncture exceptionnelle :

  • cas de force majeure,
  • perte de l’outil de production,
  • restructuration de la société,
  • perte conséquente d’activité,
  • difficulté d’approvisionnement,
  • impossibilité de mettre en place les mesures de prévention nécessaires pour la protection de la santé des salariés, etc.

COVID-19

L’arrêté du 15 mars 2020 a imposé l’arrêt des activités « non essentielles » pour lutter contre la propagation de la Covid-19, provoquant la fermeture de nombreux commerces (magasins, cafés, restaurants…). Ces entreprises sont éligibles à l’activité partielle et bénéficient d’un délai de trente jours pour déposer leur demande, avec effet rétroactif.

Les démarches à réaliser pour faire une demande de chômage partiel

Au sein de l’entreprise

Préalable obligatoire à la démarche, l’entreprise doit informer le CSE le motif de la demande d’activité partielle et la liste des salariés concernés.

Auprès de la Direccte

L’entreprise peut ensuite faire sa demande en ligne sur le site de la Direccte en spécifiant notamment le nombre de salariés concernés, les départements ou catégories socio-professionnelles impactés, une estimation du nombre d’heures chômées… À noter que les salariés protégés ne peuvent être mis en chômage partiel sans leur accord écrit. 

Sans réponse de l’administration dans les 15 jours, la demande est considérée comme approuvée et valable 6 mois. L’entreprise reçoit ensuite des codes lui permettant de déclarer ses salariés en activité partielle toutes les semaines. Dans le cas contraire, la Direccte motive sa décision en détaillant les raisons du refus.

Attention, lors du dépôt du dossier, votre demande doit être sérieusement motivée (voir conseil 2 et 5).

COVID-19

Les mesures gouvernementales liées à la crise de la Covid-19 ont adapté la procédure au contexte d’urgence sanitaire :

  • Les membres du CSE peuvent être consultés après la demande faite sur le site de l’administration. L’entreprise devra toutefois communiquer à la Direccte le compte-rendu de cette consultation dans un délai de 2 mois.
  • Le délai de réponse de la Direccte a été réduit à 48 heures.
  • Les salariés protégés (délégué syndical CSE…) peuvent être mis en chômage partiel sans leur accord écrit.
  • L’autorisation de chômage partiel est passée de 6 à 12 mois pour toute demande formulée après le 12 mars 2020.

Contactez votre expert comptable ou gestionnaire de paie pour bien comprendre les dernières mesures prises par le gouvernement et vous faire accompagner au besoin. Leurs prestations peuvent inclure les diverses démarches de demande d’activité partielle auprès des administrations.

Prise en charge du salaire des collaborateurs

Ici, deux cas de figures :
L’entreprise s’acquitte normalement des heures travaillées et dédommage les heures chômées des salariés concernés à hauteur de 70 % de leur rémunération horaire antérieure brute.
L’entreprise verse un dédommagement aux salariés correspondant à 70 % de leur rémunération horaire antérieure brute au lieu de leur salaire habituel. Dans les deux cas, l’entreprise reçoit le versement d’une allocation d’activité partielle cofinancée par l’Etat et l’Unédic. Cette allocation est plafonnée à 1 000 heures par an et par salarié. L’employeur a la possibilité d’indemniser à sa charge ses salariés au-delà de 70&nbsp% du salaire brut s’il le souhaite ou s’il en a la possibilité. Des conventions collectives ou accords d’entreprise peuvent également prévoir des dispositions plus favorables.

À noter :

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  • L’État plafonne le montant de l’indemnité d’activité partielle à 4,5 SMIC par salarié.
  • Le quota annuel d’heures indemnisables passe à 1 607 heures par salarié jusqu’au 31 décembre 2020.

Gestion des cas particuliers de chômage partiel

Acquisition et pose des congés pendant une période d’activité partielle

Les heures chômées donnent droit aux congés payés. Les salariés continuent d’acquérir leurs congés comme s’ils travaillaient. Pour les salariés dont les congés ont été validés avant la mise en chômage partiel, les congés restent valables et priment sur l’activité partielle. En dehors de ce cas de figure, l’allocation d’activité partielle permet de maintenir le salaire des collaborateurs à hauteur de 84 % de leur rémunération nette. C’est dans la majorité des cas plus avantageux que de poser des congés payés. Il n’y a donc aucun intérêt pour l’entreprise ou le salarié de remplacer le chômage partiel par la pose de congés payés.

Distribution des tickets restaurants

Un titre-restaurant est dû pour toute journée travaillée comprenant une pause déjeuner. Les demi-journées chômées doivent donc être décomptées.  

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La règle pour les salariés en télétravail reste inchangée et s'applique dans le contexte du confinement. Autrement dit, vous ne pouvez pas suspendre la distribution des titres-restaurant.

Chômage partiel des salariés dont le contrat est déjà à temps partiel 

Le taux horaire de l’indemnité des salariés dont les contrats sont à temps partiel ne peut être inférieur au taux horaire du SMIC. L’allocation perçue ne peut cependant pas dépasser la rémunération habituellement due aux salariés.

Gestion de l’activité partielle des salariés en forfait heures ou jours

Les salariés en forfait heures ou jours bénéficient de l’allocation d’activité partielle uniquement dans le cadre d’une fermeture totale de l’entreprise. 

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L’État supprime la condition de fermeture totale de l’entreprise et permet aux salariés au forfait de bénéficier de l’indemnité d’activité partielle qu’importe le cas de figure. Pour les salariés au forfait jours, le nombre de jours et de demi-journées chômées devront être converties en heures pour calculer le montant de l’indemnité.

Chômage partiel des salariés en formation, en arrêt maladie ou en congés maternité

Les salariés en formation bénéficient des mêmes conditions que le reste des effectifs en chômage partiel. Le montant de l’allocation perçue est au moins équivalente à 70 % de leur rémunération brute. Les salariés en arrêt maladie ou en congés maternité bénéficient de leur indemnité versée par la Sécurité sociale, sans modifications ou dédommagement complémentaire de l’entreprise.

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L’État peut prendre en charge jusqu’à 100 % des coûts de formation professionnelle des salariés en chômage partiel. Pour connaître les modalités de cette mesure, consultez le webinaire Unow : « Gérer la formation pendant et après la crise ».

FAQ sur le chômage partiel

Aucune différence, chômage partiel et chômage technique concernent tous deux le même dispositif. Le terme officiel utilisé par l’administration est « activité partielle ».

Tous les salariés peuvent être concernés par le chômage partiel, qu’importe leur ancienneté ou le type de contrat (CDD, CDI, temps partiel, apprentissage, professionnalisation…). La demande de chômage partiel est collective, elle doit donc concerner un groupe identifié de salariés (atelier, service…). Un salarié protégé doit toutefois donner son accord écrit (cette mesure n’est pas nécessaire dans le cadre de la crise COVID-19.

L’entreprise doit être vigilante à ce que les salariés concernés ne travaillent pas pendant les heures qui ont été déterminées comme étant chômées. Dans le cas contraire, les sanctions sont lourdes pour l’entreprise : remboursement intégral des allocations d’activité partielle versées, interdiction de bénéficier d’aides publiques (emploi, formation professionnelle) pendant une durée maximale de 5 ans, 2 ans de prison et 30 000 euros d’amende.

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