Utilisée depuis la fin du XIXe siècle, la badgeuse a été conçue pour connaître et suivre les temps de travail des salariés payés à l’heure. Aujourd’hui, la démocratisation du télétravail et l’abandon progressif de la culture du présentéisme au profit d’un management basé sur la confiance nous invitent à reconsidérer notre conception du suivi des temps.
Même si les outils ont évolué en particulier avec l’arrivée du SaaS, l’arrivée sur le marché de solutions de pointage dites auto-déclaratif séduit un nombre grandissant d’entreprises. Explorons les possibilités des deux solutions.
Pointage des temps de travail et de repos du personnel : une obligation légale pour l’employeur
Le suivi des temps de travail concerne tous types de salariés (CDI, CDD, contrat d’apprentissage…), qu’il soit en présentiel ou qu’il pratique le télétravail, en France comme dans les autres pays membres de l’Union Européenne. Il permet à l’employeur de respecter les durées légales de temps de repos minimaux et temps de travail maximaux.
La manière de consigner les temps de travail et de repos est à la discrétion de l’entreprise. Toutefois, le code du Travail rappelle dans son article L.3171-4 que le “système doit être fiable et infalsifiable” si l’entreprise utilise un système d’enregistrement automatique (comme une badgeuse).
Adopter le pointage auto-déclaratif pour éviter les contraintes de la badgeuse
La badgeuse et le pointage auto-déclaratif respectent tous les deux les obligations du Code du Travail. Toutefois, leur philosophie diffère :
- avec une badgeuse, le collaborateur doit s’enregistrer à chaque entrée/sortie du bâtiment et à chaque pause ;
- avec un système auto-déclaratif, le salarié déclare ses temps de manière asynchrone (a posteriori) via une interface dédiée. Sur les outils les plus avancés, le salarié retrouve une déclaration pré-remplie avec ses horaires de travail théoriques (ceux détaillés dans son contrat de travail ou dans le règlement intérieur par exemple) et n’a plus qu’à déclarer les écarts quotidiens effectués (heures supplémentaires).
L’auto-déclaratif permet ainsi de lever les principaux irritants du suivi des temps.
L’adhésion des collaborateurs
La badgeuse (ou le contrôle à la minute près) est souvent vécue comme du “flicage” par les salariés. L’auto-déclaratif repose sur la confiance et présente l’avantage de responsabiliser les collaborateurs.
La fréquence du pointage
Plus besoin de badger aux entrées/sorties de bureau et à chaque pause. L’auto-déclaratif ne force pas le salarié à subir une barrière de pointage à chaque plage de travail, il saisit ses temps en fin de journée ou de semaine.
La mobilité
Si la badgeuse est compatible avec des organisations sédentaires (usines, bureaux…), elle se révèle peu pratique pour les populations les plus nomades, bien que des solutions de badgeuses virtuelles aient vu le jour. Les commerciaux, télétravailleurs ou salariés en mission lui préféreront l’auto-déclaratif, pour des déclarations asynchrones accessibles depuis une simple connexion Internet.
Suivi du temps de travail : retrouvez toutes les bonnes pratiques dans notre guide dédié
Témoignages : ils ont choisi le pointage auto-déclaratif
La simplicité du pointage auto-déclaratif séduit des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité.
Les collaborateurs du cabinet Jourdainne Aktion ont par exemple apprécié la flexibilité de l’outil. Le suivi des temps n’est désormais plus vécu comme une corvée et les retardataires sont relancés automatiquement. Dès le 1er mois de mise en place, la responsable d’agence a ainsi récupéré 100% des feuilles de suivi, en temps et en heure.
De son côté, la société Verifimmo a préféré le pointage auto-déclaratif à la badgeuse pour ne pas se retrouver avec des « 3 minutes d’heures supplémentaires« , ni donner l’impression de “fliquer les collaborateurs”.
Chez We recruit, l’auto-déclaratif permet aussi un meilleur suivi managérial des collaborateurs. “Les heures supplémentaires sont marginales chez nous et doivent être obligatoirement justifiées. Lorsqu’un salarié en déclare, son manager est notifié par email. Cela incite à formaliser la discussion et à organiser un entretien 1:1.”
3 bonnes pratiques pour passer au pointage auto-déclaratif
L’adoption d’un outil de suivi des temps basé sur de l’auto-déclaratif est relativement simple. Il suffit de suivre ces 3 bonnes pratiques pour réussir son implémentation.
1. Déterminer ce que vous voulez contrôler
Si vous utilisez l’outil en mode temps de présence, alors inutile de vous poser ces questions. En revanche, si vous choisissez le suivi des activités, nous vous conseillons de pré-déterminer les activités à renseigner. S’agit-il des projets refacturables, souhaitez-vous calculer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche ? Qu’allez vous faire de cette information et quel est le niveau de détail utile ?
2. Faire preuve de pédagogie
Expliquer aux salariés l’objectif du suivi des temps (respect légal, suivi de projets, comptabilité…) pour les responsabiliser et détailler la procédure interne (qui saisit les temps, qui valide, à quoi servent les données collectées) dans le but de clarifier ce qui est attendu par chaque partie prenante.
3. Former les managers à la gestion des écarts et des alertes
Taux de charge, besoin de recrutement, surinvestissement… Les écarts dans les déclarations doivent être contrôlés pour éviter tout effet de bord (burn out, turn over, baisse de performance…). Aidez les managers à identifier ces situations pour les régler au fil de l’eau et ranger votre casque de pompier.
Comparatif : identifiez la solution de suivi des temps adaptée aux besoins de votre entreprise
