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Organisation du travail

Heures supplémentaires et absentéisme : passer du suivi à la gestion du temps

Temps de lecture : 4 minutes

Un nombre trop important d’heures supplémentaires peuvent être à l’origine de risques psychosociaux eux-mêmes pouvant entraîner de l’absentéisme : un poids non négligeable sur les équipes.

En France, l’employeur est tenu de suivre le temps de travail et de repos de ses salariés. Sur le terrain, la tâche n’est pas toujours simple, surtout depuis l’expansion des nouveaux modes de travail comme le travail à distance.

Comment s’assurer d’un meilleur suivi pour éviter ces situations qui ne satisfont personne ? Quels dysfonctionnements ces écarts mettent-ils en lumière ? Voici quelques pistes pour optimiser votre suivi.

Sommaire de l'article

Comment identifier les écarts ?

L’étude The Workforce View in Europe d’ADP indique que “58% des français font des heures supplémentaires non payées ». À ce chiffre, nous pouvons rajouter un taux d’absentéisme s’élevant à plus de 5% sur l’année 2020.

La gestion des temps et absence des collaborateurs peut aller plus loin que de simplement savoir combien d’heures un salarié travaille par jour. En effet, en optimisant votre méthode vous serez en mesure de détecter et analyser les anomalies. Voici comment noter tous les écarts tels que les heures supplémentaires, les heures effectuées le week-end ou les jours fériés, les absences…

Utiliser des feuilles de temps pré-remplies

Vous pouvez pré-remplir les feuilles de temps avec les horaires théoriques de vos collaborateurs. Ainsi, ils n’auront plus qu’à noter les écarts. En utilisant une couleur différente, il vous sera plus aisé de distinguer ces écarts d’un coup d’œil.

Utiliser un outil en ligne

Nous sommes d’accord que cela ne vous aidera pas à limiter les écarts. Cependant, vos relevés seront à jour et à portée de main en cas de contrôle. En outre, la plupart des solutions de suivi des temps en ligne vous permettent de créer des alertes lorsqu’un collaborateur signale un écart : vous en serez informé.

Lier les feuilles de temps avec votre planning des congés

Un suivi du temps de travail va de pair avec le suivi des absences. En reliant votre planning des congés et absences avec les feuilles de temps, vous pourrez distinguer les absences justifiées des absences injustifiées.

Trouver la racine du problème

Lorsque les écarts et absences sont détectés, organisez une ou plusieurs réunions avec chacun des managers. Le but ? Identifier les raisons de ces écarts, mettre les sujets sur la table en écoutant les collaborateurs.

La charge de travail est-elle équitablement répartie ?

Est-ce que, dans la même équipe, la charge de travail est bien répartie entre les collaborateurs ? Difficile de s’en assurer et ce, pour différentes raisons expliquées dans la tribune d’Eric Albert associé et gérant du cabinet de conseil Uside, diffusée sur les Echos.

Il indique d’abord que la charge de travail est fluctuante, on ne sait quand elle arrive. Il est donc difficile de l’anticiper et de bien la répartir. Puis, dans cette même tribune, Eric Albert nous évoque l’affect autour d’une tâche à réaliser surtout lorsque celle-ci est attribuée de manière individuelle. 

Lorsqu’un collaborateur se sent sous l’eau, deux réactions sont souvent constatées : 

  • La peur de perdre une de ses prérogatives en laissant ce travail à un autre collaborateur ;
  • les scrupules à laisser une tâche jugée peu valorisante à un collègue.

Le manager a donc tout intérêt de créer une atmosphère valorisant les objectifs et la répartition des tâches de façon collective. De cette manière, ce sont les collaborateurs qui, d’eux-mêmes créeront les alertes sur les tâches en souffrance soit en en parlant au manager soit en demandant directement de l’aide auprès de leurs collègues.

Les objectifs sont-ils réalistes ?

Cela peut tomber sous le sens, mais le manager doit assigner des objectifs concrets et réalisables sur une période donnée. Si le collaborateur n’a pas d’objectifs bien définis et mesurables, il ne sera pas en mesure de gérer son temps de manière optimale.

Des objectifs trop ambitieux ? S’il n’est pas possible de diminuer ces ambitions, cela peut se résoudre assez simplement : soit les horaires du collaborateur sont à repenser (passer d’un 35h à un 38h par semaine ?), soit il faut prévoir un recrutement.

Le collaborateur aurait-il besoin d’une formation ?

La charge de travail a été correctement estimée pourtant le collaborateur ne parvient pas à la réaliser dans les temps impartis. 

“Je ne comprends pas Jean-Marc, ce lancement de campagne ne devrait te prendre qu’une ½ journée.”

Il est peut-être temps de vérifier si Jean-Marc a été formé sur l’outil en question.

Le manager joue-t-il pleinement son rôle ?

Être manager n’est pas un long fleuve tranquille et suivre l’évolution de la charge des équipes nécessite du temps. Ce suivi implique de faire des points réguliers, hebdomadaires dans l’idéal, tous les quinze jours à minima, avec chacun des membres de l’équipe. Pendant ces “one-one”, faites un bilan de la charge, un état de l’avancement des projets, identifiez les points de blocage, revoyez les priorités si besoin mais aidez vos collaborateurs. 

Nous recommandons d’ailleurs un maximum de sept collaborateurs par manager pour bien s’occuper de ses équipes. Cela signifie pour le manager d’y consacrer au moins une journée par semaine.

L’employeur est responsable juridiquement et moralement

L’article L 41.21-1 du code du travail indique que l’employeur doit assurer la sécurité et la protection de la santé des salariés. De fait, il est de son devoir de faire tout ce qui est en son pouvoir pour prévenir ces situations à risque. 

L’épuisement professionnel (burn-out) peut être à l’origine d’un taux d’absentéisme élevé. L’entreprise se repose naturellement sur ses managers pour détecter ces mal-êtres, mais ils ne sauraient être tenus pour responsables si de son côté, elle ne met rien en place.

Pour éviter le mal-être au travail et par conséquent diminuer le taux d’absentéisme, plusieurs actions peuvent donc être envisagées :

  • Informer, dialoguer avec les équipes en les sensibilisant aux risques psychosociaux et encourager la parole libre. Cela ne résoudra pas le mal-être mais permettra d’identifier les causes existantes et d’anticiper les risques.
  • Partager les bonnes pratiques de management à propos du harcèlement, du stress et de la santé avec les équipes encadrantes pour qu’elles soient en mesure de détecter les signes avant-coureurs. 
  • Mettre en place des groupes de travail en mélangeant les services pour faciliter le dialogue. Il est recommandé d’avoir un animateur externe à l’entreprise pour garantir au maximum la neutralité et ne pas biaiser l’écoute.
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