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Organisation du travail

Comment passer du simple suivi à la gestion du temps en entreprise

Temps de lecture : 4 minutes

Un nombre trop important d’heures supplémentaires peut être à l’origine de risques psychosociaux. Eux-mêmes pouvant entraîner de l’absentéisme, ce fait peser un poids non négligeable sur les équipes. En France, l’employeur est tenu de suivre le temps de travail et de repos de ses salariés. Sur le terrain, la tâche n’est pas toujours simple, surtout depuis l’expansion des nouveaux modes de travail.

Comment s’assurer d’un meilleur suivi pour éviter ces situations qui ne satisfont personne ? Quels dysfonctionnements ces écarts mettent-ils en lumière ? Voici quelques pistes pour optimiser votre suivi.

Sommaire de l'article

personne qui gère le temps de travail en entreprise

Gestion du temps de travail en entreprise : les obligations de l'employeur

L’article L 41.21-1 du code du travail indique que l’employeur doit assurer la sécurité et la protection de la santé des salariés. Ainsi, il est de son devoir de faire tout ce qui est en son pouvoir pour prévenir ces situations à risque. En effet, un épuisement professionnel (burn-out), peut être à l’origine d’un taux d’absentéisme élevé. Bien que l’entreprise se repose naturellement sur ses managers pour détecter ces mal-êtres, ils ne sauraient être tenus pour responsables si, de son côté, elle ne met rien en place.

Pour éviter le mal-être au travail et diminuer le taux d’absentéisme, plusieurs actions peuvent  être envisagées :

  • Informer, dialoguer avec les équipes en les sensibilisant aux risques psychosociaux. Cela ne résout pas le mal-être mais permet d’identifier les causes existantes et d’anticiper les risques.
  • Partager les bonnes pratiques de management à propos du harcèlement, du stress et de la santé avec les équipes encadrantes. Ainsi, elles sont en mesure de détecter les signes avant-coureurs. 
  • Mettre en place des groupes de travail en mélangeant les services pour faciliter le dialogue. Il est recommandé d’avoir un animateur externe à l’entreprise pour garantir au maximum la neutralité et ne pas biaiser l’écoute.

Gestion du temps de travail : les questions à se poser en tant que manager

La charge de travail est-elle bien répartie ?

Dans la même équipe, la charge de travail est-elle bien répartie entre les collaborateurs ? Difficile de s’en assurer et ce, pour différentes raisons. La tribune d’Eric Albert, associé et gérant du cabinet de conseil Uside, l’explique bien. Ainsi, elle indique que la charge de travail est fluctuante. Il est alors difficile de l’anticiper et de bien la répartir. Puis, dans cette même tribune, Eric Albert nous évoque l’affect autour d’une tâche à réaliser. Surtout lorsque celle-ci est attribuée de manière individuelle. 

Lorsqu’un collaborateur se sent sous l’eau, deux réactions sont souvent constatées : 

  • la peur de perdre une de ses prérogatives en laissant ce travail à un autre collaborateur ;
  • les scrupules à laisser une tâche jugée peu valorisante à un collègue.

Le manager a donc tout intérêt à créer une atmosphère valorisant les objectifs et la répartition des tâches de façon collective. De cette manière, ce sont les collaborateurs qui, d’eux-mêmes, créeront les alertes sur les tâches en souffrance. Soit en en parlant au manager, soit en demandant directement de l’aide auprès de leurs collègues.

Les objectifs sont-ils atteignables ?

Cela peut tomber sous le sens, mais le manager doit assigner des objectifs concrets et réalisables sur une période donnée. Sans objectifs bien définis et mesurables, le collaborateur ne peut pas gérer son temps de manière optimale. Des objectifs trop ambitieux ? S’il n’est pas possible de diminuer ces ambitions, peut-être faut-il prendre du recul sur la situation et prévoir un recrutement.

Le collaborateur a-t-il besoin d’une formation ?

La charge de travail a été correctement estimée pourtant le collaborateur ne parvient pas à la réaliser dans les temps impartis. Il est peut-être temps de vérifier si le salarié est formé sur les outils nécessaires à la réalisation de ses missions.

Le manager joue-t-il son rôle ?

Être manager n’est pas un long fleuve tranquille et suivre l’évolution de la charge des équipes nécessite du temps. Ce suivi implique de faire des points réguliers. Ainsi, l’idéal est de fixer des points hebdomadaires, tous les quinze jours à minima, avec chacun des membres de l’équipe. Pendant ces « one-one », faites un bilan de la charge, un état de l’avancement des projets. C’est une base nécessaire pour identifier les points de blocage de vos collaborateurs, et revoir les priorités si besoin.

Le conseil Lucca : nous recommandons d’ailleurs un maximum de sept collaborateurs par manager pour bien s’occuper de ses équipes. Cela signifie pour le manager d’y consacrer au moins une journée par semaine.

3 conseils pour gérer les heures supplémentaires et les absences

L’étude The Workforce View in Europe d’ADP indique que « 58% des français font des heures supplémentaires non payées ». À ce chiffre, nous pouvons rajouter un taux d’absentéisme s’élevant à plus de 5% sur l’année 2020. La gestion des temps et absence des collaborateurs peut aller plus loin que de simplement savoir combien d’heures un salarié travaille par jour. En effet, en optimisant votre méthode vous serez en mesure de détecter et analyser les anomalies. 

1. Utiliser des feuilles de temps préremplies

Vous pouvez pré-remplir les feuilles de temps avec les horaires théoriques de vos collaborateurs. Ainsi, ils n’auront plus qu’à noter les écarts. En utilisant une couleur différente, il est plus aisé de distinguer ces écarts d’un coup d’œil.

2. Synchroniser les feuilles de temps avec les congés

Un suivi du temps de travail va de pair avec le suivi des absences. En reliant votre planning des congés et absences avec les feuilles de temps, vous pouvez distinguer les absences justifiées, des absences injustifiées.

3. Adopter un outil de gestion du temps de travail

Nous sommes d’accord que cela ne vous aidera pas à limiter les écarts. Cependant, vos relevés seront à jour et à portée de main en cas de contrôle. En outre, la plupart des solutions de suivi des temps en ligne vous permettent de créer des alertes lorsqu’un collaborateur signale un écart car vous en êtes directement informé.

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