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Gestion des talents

3 conseils pour implémenter un outil de gestion des entretiens et objectifs

Temps de lecture : 3 minutes

À ce jour, seules 45%* des entreprises ont dématérialisé leurs processus d’entretiens. Pour les autres, les entretiens riment avec multiplication des trames, des scans et des relances emails auprès des collaborateurs. Les RH finissent par subir ce calendrier des entretiens et se retrouvent malgré eux, à ne faire qu’un suivi de surface. 

Nous interrogeons régulièrement des professionnels RH sur leurs enjeux, leurs problématiques et leur utilisation d’outils de gestion des entretiens et objectifs pour structurer leur processus. Voici 3 conseils que nous en avons tirés. 

*Source : étude Captio réalisée par Sales Cloud Team

Sommaire de l'article
3 conseils outil entretiens et objectifs

1. N’attendez pas que l’entreprise grandisse pour mettre en place la solution

Même lorsque le besoin se fait sentir, encore beaucoup d’entreprises remettent à plus tard la mise en place d’une solution de gestion. Les raisons sont souvent les mêmes : il y a d’autres priorités, ça ne rentre pas dans le budget, ou bien la taille de l’entreprise ne justifie pas son implémentation. 

S’équiper d’un outil de gestion des entretiens avant que votre organisation ne devienne trop grande facilitera sa mise en place. On vous explique pourquoi : :

  • Profiter d’une mise en place plus rapide : moins de résistance au changement, un déploiement plus agile,  des formations plus faciles à mettre en œuvre.   
  • Structurer les processus au plus tôt : il sera plus simple de faire évoluer vos processus RH au fil de l’eau plutôt que de les structurer à postériori.
  • Accompagner la croissance de votre entreprise sur de bonnes bases : en automatisant la gestion des entretiens dès le départ, les équipes RH se concentrent sur les enjeux d’une entreprise qui se développe comme la marque employeur ou encore le recrutement des futurs collaborateurs.

Bon à savoir : vérifiez toujours la compatibilité de l'outil de gestion RH avec les autres logiciels (Saas ou Cloud) de l’entreprise pour faciliter son implémentation.

2. Penser plus loin que le « simple » gain de temps

Certes, une solution de gestion libère des contraintes logistiques liées à l’organisation des campagnes d’entretien. Mais ce qui en fait sa réelle plus-value réside moins dans le gain de temps obtenu que dans ce qu’elle permet d’accomplir. Voici quelques exemples :

Accompagner la progression des collaborateurs

Fixer des objectifs en début d’année pour les évaluer un an plus tard est une mauvaise habitude. Bien souvent, les salariés (re)découvrent leurs objectifs peu de temps avant la préparation des entretiens et tentent malgré tout de les atteindre. 

En mettant en place des revues d’objectifs régulières, managers et collaborateurs suivent, ajoutent ou suppriment les objectifs au fil de l’eau, en fonction des priorités. Le manager rythme ainsi son suivi managérial et prend le temps avec son collaborateur de se poser les bonnes questions : les objectifs sont-ils toujours d’actualité ? Faut-il prioriser différemment ? Y a-t-il des ajustements à prévoir ? Avec 3 points d’avancement programmés dans l’année, ces moments deviennent alors l’occasion de véritables discussions centrées sur les moyens mis à disposition du collaborateur pour réussir ses missions.

Mixez les objectifs métiers (réussite d’un projet, prise en main d’un outil…) et personnels (apprendre à dire non, déléguer les tâches…). De cette manière, les salariés s’approprient les objectifs de façon plus large et ont une meilleure compréhension de ce qui est attendu de chacun d’eux. Il est également indiqué de définir 4 objectifs à atteindre en moyenne par trimestre.

Identifier et valoriser les compétences

Les analyses des bilans permettent d’identifier les profils sur lesquels se concentrer en priorité. Qu’il s’agisse des « top performers », de salariés en difficulté ou de collaborateurs sous-engagés. Un plan d’actions managériales peut être alors établi et des solutions trouvées : encourager la mobilité, identifier des besoins en formations…

Bon à savoir : privilégiez une trame d’entretien courte (maximum 10 questions). Lors du temps d’analyse, ce format réduit permet de se focaliser sur les points d’attention pivots à la réalisation des objectifs de l’entreprise.

3. Fédérer les équipes autour de l’utilisation de l’outil

Le principal défi est d’obtenir l’adhésion de ses futurs utilisateurs. Comme dans tout projet de changement, le volet pédagogique occupe une place importante. Parmi les meilleures pratiques citons : 

  • l’organisation régulière de webinaires sur la solution,  (démonstration de l’outil, explication des processus, temps pour les questions / réponses)
  • la planification d’ateliers dédiés pour les managers 
  • la création de fiches pratiques d’aide à l’utilisation

La liste est non exhaustive : ce qui compte, c’est de trouver le format qui fonctionne le mieux pour vos équipes. N’hésitez pas à varier les méthodes pédagogiques.

« J'anime régulièrement un webinaire RH à destination des managers sur différents sujets pour les aider à évoluer dans leur poste. Début décembre, j'organise une session dédiée aux entretiens RH et à la fixation des objectifs. L'idée est de rappeler le sens de cet exercice et de montrer comment l'outil fonctionne. C'est un support très apprécié des managers qui me permet aussi de faire passer les bons messages, en particulier sur la manière d'aborder les campagnes. »
Karine Oliveira
DRH Harvest

En créant ces conditions de dialogues avec les équipes, vous donnez les clés à vos collaborateurs  pour améliorer la discussion managériale. L’outil de gestion des entretiens et objectifs devient alors un appui pour accompagner vos collaborateurs tout au long de l’année.

Si vous ne savez pas par où commencer pour choisir la solution qui vous convient, notre grille comparative vous aide à y voir plus clair.

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