Le compteur des congés payés est une des mentions obligatoires du bulletin de paie. Mais même simplifié, ce dernier n’est pas toujours facile à comprendre.
Payés, acquis, pris ou restants… Difficile de s’y retrouver parmi tous ces congés. Dans cet article, on décrypte avec vous toutes les rubriques propres aux congés payés, et mentionnées sur une fiche de paie.
L'article en 1 minute
- Acquisition : 2,5 jours ouvrables/mois (30 jours/an) ou 2,08 jours ouvrés/mois selon convention collective = 5 semaines.
- Période de référence : du 1er juin au 31 mai (s’acquièrent chaque mois).
- Compteur fiche de paie : obligatoire avec solde N-1 (acquis + restants) et solde N (en cours d’acquisition).
- Deadline : avant le 31 mai, sinon perdus (sauf accord entreprise ou situations exceptionnelles).
- Mentions obligatoires : jours pris, dates, indemnité compensatrice de congés payés.
- Conservation : Minimum 5 ans (papier/numérique) | 50 ans ou 6 ans post-retraite (numérique).
Allez à l'essentiel
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Pour commencer : comment est effectué le calcul des congés payés ?
Chaque année, les salariés acquièrent des jours de congés payés en fonction de leur temps de travail effectif sur la période de référence.
Une période de congés payés est une période durant laquelle le salarié ne travaille pas – le contrat de travail est donc suspendu – mais bénéficie du maintien de sa rémunération. Quand un salarié est en « congé payé », il perçoit une indemnité compensatrice de congés payés à la date habituelle de paiement du salaire.
Le Code du travail encadre la prise des jours de congés payés. Il stipule que les salariés cumulent au choix :
- 2,5 jours ouvrables par mois, soit 30 jours ouvrables par an ou
- 2,08 jours ouvrés par mois, soit 25 jours ouvrés par an.
Sur une période de 12 mois, avec un temps de travail effectif à 100%, cela correspond à 5 semaines de congés payés.
La loi prévoit une méthode de décompte en jours ouvrables, mais la convention collective peut privilégier un calcul en jours ouvrés. Les congés payés s’acquièrent chaque mois durant une période de référence qui court du 1er juin au 31 mai de l’année suivante, sauf exception.
La période de prise des congés payés est définie par accord d’entreprise ou convention collective, et s’étend souvent jusqu’au 31 mai de l’année suivante. Les congés doivent en principe être pris au cours de cette période, mais ils ne sont pas automatiquement perdus : leur report est possible dans certains cas prévus par la loi ou la jurisprudence, notamment en cas d’impossibilité de prise des congés.
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Bon à savoir
Le droit aux congés payés s’acquiert quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, apprentissage, etc.), le temps de travail (temps plein ou partiel) ou l’ancienneté du salarié.
Les jours de repos, les arrêts pour maladie ou accident de travail ainsi que les congés de maternité, paternité ou adoption sont considérés comme des périodes de travail effectif et ne sont donc pas déductibles du calcul du congé annuel.
Où lire les congés payés sur une fiche de paie ?
Un salarié acquiert des congés payés dès son premier jour de travail dans la société. Sur chaque fiche de paie mensuelle, doit apparaître un compteur de congés payés. Souvent situé en bas de la page, ce tableau récapitulatif se présente de la manière suivante :
| Élément du compteur | Définition | Période | À consommer avant |
|---|---|---|---|
| Congés acquis (N-1) | Congés de l’année précédente | 1er juin N-1 au 31 mai N | 31 mai année N |
| Congés en cours d’acquisition (N) | Congés accumulés année en cours | 1er juin N au 31 mai N+1 | 31 mai année N+1 |
| Congés pris | Jours déjà posés dans l’année | Variable | – |
| Congés restants | Solde disponible (N-1) | – | 31 mai année N |
Exemple de compteur de congés payés
Le compteur mentionne deux périodes de référence : les congés acquis et restants de la période précédente (N-1), et les congés en cours d’acquisition sur la période actuelle (N).
Pour plus de clarté, voyons ensemble les définitions de chacun de ces termes.
Les définitions à connaître pour lire une fiche de paie
Congés payés dus/acquis
Les congés payés dus / acquis en N-1 sont les congés acquis par le salarié lors de la période de référence précédente, c’est-à-dire entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai dernier.
Congés en cours d’acquisition
Les congés payés acquis en N sont les congés que le salarié a acquis lors de l’année en cours, c’est-à-dire depuis le 1er juin dernier.
Congés payés pris
Les congés payés pris sont les jours que le salarié a déjà pris ou posés, et qui sont décomptés du solde.
Congés restants ou solde de congés
Que doit mentionner la fiche de paie d’un salarié en congés payés ?
Les congés payés sont acquis sur une période de référence et doivent être pris dans la période de prise définie par accord ou par l’employeur, souvent fixée jusqu’au 31 mai de l’année suivante. En pratique, les jours les plus anciens sont consommés en priorité.
Si les congés ne sont pas pris dans cette période, ils peuvent être reportés dans certains cas prévus par la loi, la jurisprudence ou par accord collectif, notamment en cas d’impossibilité liée à la maladie ou à la maternité. Des dispositifs comme le compte épargne-temps peuvent également permettre leur transfert lorsqu’ils existent.
Les fiches de paie doivent faire apparaître un certain nombre de mentions obligatoires, notamment les heures supplémentaires exonérées, les taux et montants des cotisations et contributions sociales, la rémunération nette, etc.
Le bulletin de salaire doit également faire mention des congés pris quand il y en a eu sur la période en question.
Ainsi, en dessous du salaire de base, la fiche de paie doit mentionner :
- le nombre de jours de congés payés pris sur le mois en question ;
- les dates des congés payés ;
- l’indemnité de congés payés versée.
Ces trois éléments permettent aux salariés de valider les éléments saisis par l’employeur et de vérifier le montant de l’indemnité compensatrice versée pendant leur période de repos.
L'employeur est-il tenu de conserver les bulletins de salaire de ses employés ?
Conformément à l’article L3243-4 du Code du travail, l’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés, sur support papier ou électronique, pendant une durée de cinq ans.
Pour les bulletins de paie dématérialisés, l’employeur doit garantir leur disponibilité dans un système sécurisé pendant une durée pouvant aller jusqu’à 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, afin d’assurer l’accès aux documents tout au long de la carrière et au-delà.
Ces délais commencent à courir à partir de la date de transmission de la fiche de paie au salarié.
Et cette obligation n’est pas à prendre à la légère : lors d’un contrôle de l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure de fournir le double des bulletins de paie de l’ensemble de ses salariés, en version dématérialisée ou en version papier.
Tout manquement aux obligations relatives au bulletin de paie, notamment la non-conservation du double par l’employeur, est puni d’une contravention de 3e classe, pouvant atteindre 450 euros par infraction constatée, sans préjudice de dommages et intérêts éventuels en cas de préjudice pour le salarié.
Exemple de bulletin de paie avec période de congés payés
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Questions fréquentes sur la lecture des congés payés sur une fiche de paie
Comment calculer les congés payés d'un salarié à temps partiel ou en CDD ?
Le calcul est identique : 2,5 jours ouvrables/mois ou 2,08 jours ouvrés/mois, quel que soit le temps de travail ou le type de contrat (CDI, CDD, apprentissage). Aucune réduction n’est appliquée. Le droit s’acquiert sur la durée du travail effectif.
Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur la fiche de paie lors d'une période de congés ?
Trois éléments obligatoires : le nombre de jours pris sur le mois, les dates des congés payés, et l’indemnité de congés payés versée. Cela permet au salarié de vérifier le calcul et valider le montant reçu pendant sa période de repos.
Que se passe-t-il si un salarié ne prend pas ses congés avant le 31 mai ?
En principe, les jours non pris sont perdus. Cependant, vous pouvez volontairement accorder un report ou proposer un Compte Épargne Temps (CET). Certaines situations exceptionnelles (arrêt longue maladie) permettent des reports légaux. Nous recommandons de rappeler les délais aux salariés.