Toutes les entreprises achètent des biens et des services pour fonctionner. Pourtant, peu maîtrisent réellement leur processus d’achat. Résultat : une commande passée sans validation, un fournisseur relancé pour un élément manquant ou une facture bloquée faute de responsable identifié.
Ces situations apparaissent lorsque l’achat repose sur une succession d’actions isolées plutôt que sur un flux structuré.
À l’inverse, un processus d’achat clair permet de fluidifier la facturation, de sécuriser les échanges avec les fournisseurs et d’éviter les litiges.
Découvrez dans cet article les bonnes pratiques pour structurer efficacement votre organisation des achats.
L'article en 1 minute
- Le processus d’achat organise l’ensemble du cycle d’acquisition, du besoin initial jusqu’au paiement.
- Il se compose de 8 étapes clés : identification du besoin, validation, sourcing, appel d’offres, négociation, commande, réception et paiement.
- Un processus structuré améliore l’efficacité opérationnelle, renforce le pouvoir de négociation et réduit les risques.
- Le cahier des charges permet de cadrer précisément le besoin.
- Une plateforme unique centralise les validations et facilite la traçabilité des opérations.
- Les normes ISO 9001, ISO 20400 et ISO 14001 contribuent à structurer les bonnes pratiques d’achat
Comprendre le rôle du processus d’achat
Le processus d’achat regroupe l’ensemble des étapes suivies par une entreprise pour acquérir les biens et services nécessaires à son activité.
Il ne s’agit pas d’actions isolées mais d’un flux continu. Les données : référentiel fournisseur, centre de coût ou code budgétaire, circulent de la demande d’achat jusqu’au paiement.
Lorsqu’il est structuré, ce processus apporte plusieurs bénéfices :
- une efficacité renforcée : la standardisation des pratiques fait gagner du temps aux équipes et réduit les dépenses inutiles ;
- un meilleur pouvoir de négociation : la centralisation des achats permet de regrouper les volumes et d’obtenir de meilleures conditions auprès des fournisseurs ;
- une qualité mieux maîtrisée : le suivi des livraisons et le contrôle à réception réduisent les écarts entre commande et livraison ;
- des risques mieux anticipés : les retards, ruptures de stock ou litiges fournisseurs sont plus facilement détectés et gérés.
Un processus clair améliore également la gestion relation fournisseur, car chaque étape est documentée et traçable.
Étape 1 : identifier précisément les besoins
Tout processus d’achat commence par la définition du besoin. Cette étape conditionne la pertinence des décisions suivantes.
Pour la structurer, il est recommandé de rédiger un cahier des charges détaillé basé sur des critères objectifs et mesurables comme : les spécificités techniques, les volumes et les délais, le niveau de qualité attendu et le budget disponible.
Avant de lancer la recherche de fournisseurs, plusieurs questions doivent être posées :
- cet achat est-il nécessaire ?
- s’agit-il d’un besoin ponctuel ou récurrent ?
- existe-t-il des contraintes réglementaires ?
- des solutions internes sont-elles possibles ?
Cette réflexion permet d’éviter certaines dépenses et d’améliorer la précision des données utilisées dans le processus d’achat.
Étape 2 : valider la demande d’achat et le budget
Une fois le besoin défini, la demande doit être validée. Le circuit d’approbation garantit que chaque achat respecte les règles internes et les contraintes budgétaires.
Centraliser les validations sur une plateforme unique permet de :
- suivre les demandes en temps réel ;
- éviter les doublons ;
- sécuriser les décisions.
Ce système limite également certains risques comme les paiements frauduleux ou les factures sans commande préalable.
Les niveaux d’approbation sont généralement définis selon les montants :
les managers valident les achats courants ;
les directeurs contrôlent les montants intermédiaires ;
le DAF approuve les investissements importants.
L’automatisation des workflows accélère les validations tout en conservant une traçabilité complète.
Étape 3 : sélectionner les fournisseurs
Le sourcing fournisseurs consiste à identifier les partenaires les plus adaptés au besoin exprimé.
Plusieurs critères entrent en jeu :
- la qualité des produits ou des services, afin de garantir la satisfaction client et limiter les retours ou le SAV ;
- le coût total d’acquisition, pour optimiser la rentabilité globale ;
- le respect des délais de livraison, afin d’éviter les ruptures de stock ;
- la stabilité financière du fournisseur, qui limite les risques d’insolvabilité ;
- la vérification des certifications, pour garantir le respect des normes requises.
L’analyse des achats précédents permet également de repérer des partenaires déjà référencés et de bénéficier de conditions négociées.
Ce travail de sourcing assure aussi un suivi régulier des performances fournisseurs et permet d’identifier les partenaires les plus fiables.
Exemple de processus d’achat d’une entreprise
Etape | Responsables impliqués | Documents/livrables clés | Points de contrôle et d’approbation | Données générées |
| Demandeur | Demande d’achat avec caractéristiques, quantités, budget, date de livraison | Validation du besoin d’achat | Code budget/ centre de coût |
| Manager, Direction | Demande validée avec justificatifs | Contrôle de la conformité budgétaire des règles achats | Budget alloué + valideur |
| Service achats | Appels d’offres, demandes de devis, grille comparative des fournisseurs | Validation du fournisseur | Référentiel fournisseur codifié |
| Acheteur (service juridique) | Contrat, conditions générales d’achat, grille tarifaire | Validation des conditions commerciales | Prix unitaires négociés |
| Service achats | Bon de commande | Contrôle cohérence entre demande et budget | Référence bon de commande + modalités paiement |
| Service réception, Demandeur | Bon de livraison/ réception signé | Contrôle qualitatif et quantitatif | Statut réception conforme /non conforme |
| Service comptabilité | Facture fournisseur, rapprochement à 3 voies | Vérification concordance facture/commande/livraison | Statut final Chorus Pro/PDP |
| DAF, Service comptabilité | Ordre de paiement, justificatifs | Vérification finale avant paiement | Paiement exécuté + traçabilité |
Étape 4 : lancer les appels d'offres
Une fois la présélection des fournisseurs faite, il est temps de lancer les appels d’offres.
Pour rappel, un appel d’offres consiste à consulter plusieurs fournisseurs en leur transmettant un cahier des charges précis dans le but d’obtenir des propositions chiffrées et de les comparer entre elles.
Pour structurer cette consultation, il est recommandé d’inclure :
- les règles de consultation ;
- les conditions contractuelles ;
- un questionnaire standardisé.
Consulter au moins trois fournisseurs afin d’obtenir une comparaison pertinente.
Les propositions peuvent ensuite être évaluées selon plusieurs critères :
- la qualité technique ;
- le prix global ;
- les délais de livraison ;
- les garanties proposées.
Conserver une trace des décisions prises permet de faciliter les audits et d’assurer la traçabilité du processus d’achat.
Étape 5 : négocier et contractualiser
Une fois le fournisseur sélectionné, la négociation porte sur plusieurs points :
- prix ;
- délais de livraison ;
- conditions de paiement ;
- garanties ;
- service après-vente.
La relation commerciale est ensuite formalisée dans un contrat.
Le contrat-cadre définit les conditions générales sur une période donnée, tandis que le bon de commande encadre chaque achat.
Cette organisation évite de renégocier systématiquement et accélère le processus d’achat.
Pour sécuriser la relation commerciale, il est également important de préciser les conditions de rupture du contrat, les garanties et les modalités du service après-vente, ainsi que la juridiction compétente en cas de litige.
Étape 6 : émettre le bon de commande
Le bon de commande formalise l’accord entre l’entreprise et le fournisseur.
Il précise notamment :
- les quantités commandées ;
- les prix négociés ;
- les délais de livraison ;
- les conditions commerciales.
Ce document sert de référence pour toutes les étapes suivantes du processus d’achat.
Étape 7 : contrôler et effectuer le rapprochement à trois voies
Le rapprochement à trois voies est une étape clé du processus d’achat. Il consiste à vérifier la cohérence entre trois documents avant d’autoriser le paiement d’une facture :
- le bon de commande : ce qui a été commandé (quantités et prix négociés) ;
- le bon de livraison : ce qui a été livré (quantités reçues et conformité) ;
- la facture fournisseur : ce qui est facturé (montants dus).
Cette vérification permet de détecter les écarts avant le paiement.
Elle est particulièrement importante dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, car certaines plateformes comme Chorus Pro peuvent rejeter une facture si les informations ne correspondent pas.
Avant de valider une facture fournisseur, plusieurs contrôles doivent également être effectués :
- les quantités livrées correspondent-elles à la commande ?
- la qualité respecte-t-elle le cahier des charges ?
- les prix unitaires correspondent-ils aux tarifs négociés ?
- le taux de TVA appliqué est-il correct ?
Pour gagner du temps et sécuriser ces vérifications, un logiciel de gestion des factures peut automatiser ces contrôles et détecter les anomalies.
Tout écart doit être traité avec le fournisseur avant la validation du bon à payer.
Étape 8 : valider et payer la facture
Après vérification, le service comptable valide la facture et autorise le paiement. Cette étape comprend :
- la vérification des mentions obligatoires ;
- l’approbation du bon à payer ;
- la génération de l’ordre de paiement.
Le règlement doit respecter les délais légaux, généralement 60 jours maximum ou 45 jours fin de mois.
Les documents sont ensuite archivés pendant au moins dix ans afin de garantir la traçabilité en cas de contrôle.
Optimiser le processus d'achat : 5 leviers efficaces
Plusieurs actions permettent d’accélérer le processus d’achat :
- l’automatisation : exécution des workflows sans saisie manuelle ;
- la centralisation : toutes les demandes d’achat se font sur une plateforme unique ;
- les contrats-cadres : conditions négociées en amont avec les fournisseurs ;
- les catalogues en ligne : achats express grâce aux offres pré approuvées ;
- la formation des équipes : adoption rapide des outils et réduction des erreurs.
Ces leviers réduisent les tâches administratives et améliorent la traçabilité des opérations.
Les normes ISO pour garantir la performance de vos achats
Certaines normes internationales peuvent aider à structurer les pratiques d’achat.
- ISO 9001 : elle impose l’évaluation régulière des fournisseurs selon des critères objectifs afin de garantir la qualité et la traçabilité du processus d’achat.
- ISO 20400 : cette norme fournit des lignes directrices pour intégrer les principes RSE et le développement durable dans la stratégie d’achats.
- ISO 14001 : référence en matière de management environnemental, elle permet d’intégrer les critères écologiques dans la sélection des fournisseurs et les décisions d’achat.
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Les questions fréquentes sur le processus d’achat
Quelle est la différence entre processus d'achat et Procure-to-Pay (P2P) ?
Le processus d’achat couvre les étapes du besoin jusqu’à la réception. Le Procure-to-Pay (P2P) inclut également la facturation, le rapprochement et le paiement.
Comment cadrer correctement le besoin avant de sourcer ?
La rédaction d’un cahier des charges précis permet de définir les caractéristiques, les volumes, les délais et le budget.
Quels KPI suivre pour piloter le processus d'achat ?
Les indicateurs clés : le taux de conformité des livraisons, le temps moyen de traitement d’une demande, les économies générées par les négociations et le score de performance fournisseurs.
Comment accélérer le processus sans perdre le contrôle ?
L’automatisation des validations, la centralisation des demandes et l’utilisation de contrats-cadres permettent d’accélérer les achats tout en sécurisant les décisions.