Suite à l’octroi tardif d’un rabais ou d’une remise, ou à un retour de marchandises, un avoir est parfois émis. Il permet de rectifier une facture initiale, en diminuant la dette du client. Découvrez comment comptabiliser vos factures d’avoir fournisseur dans le respect du plan comptable général (PCG).
L'article en 1 minute
- Pour enregistrer une facture d’avoir reçue, vous devez réduire votre dette fournisseur.
- En contrepartie, vous constatez une diminution de charge, ou de la valeur comptable de l’immobilisation, selon la situation.
- En fin d’exercice, vous devez enregistrer les avoirs en attente de réception.
- Un logiciel adapté favorise l’automatisation du suivi et de la comptabilisation des avoirs.
Comptabiliser une facture d’avoir fournisseur : les différents cas
La comptabilisation d’un avoir suit un schéma d’écriture inverse à celui de la facture initiale. Vous devez débiter le compte de dettes et créditer un compte de charges.
Comptabilisation d’une facture d’avoir sur charges
Dans un premier temps, étudions l’enregistrement des avoirs émis pour accorder un rabais ou une remise commerciale. Le schéma d’écriture à retenir est le suivant :
Numéro | Libellé | Débit | Crédit |
401 | Fournisseurs | Avoir TTC |
|
44566 | TVA déductible sur autres biens et services |
| TVA |
609 | Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats |
| Avoir HT |
Le compte 609 suit la même ventilation que les comptes 60. Ainsi, vous utiliserez le sous-compte 6094 pour un avoir sur prestations de services, 6097 pour un avoir sur marchandises, etc.
Bon à savoir : L’émission d’un avoir n’est pas nécessaire dans le cadre d’un escompte commercial, dès lors que la facture initiale fixe clairement ses conditions.
Comptabilisation d’une facture d’avoir sur immobilisations
Si vous avez enregistré l’achat initial en immobilisation, les comptes à mouvementer sont différents. Pour rappel, une immobilisation correspond est un bien destiné à servir de façon durable à l’entreprise. C’est par exemple le cas d’un ordinateur, d’un véhicule ou d’une machine de production.
Voici l’écriture à passer dans ce cas de figure :
Numéro | Libellé | Débit | Crédit |
404 | Fournisseurs d’immobilisations | Avoir TTC |
|
44562 | TVA déductible sur immobilisations |
| TVA |
2 | Immobilisations (compte utilisé au moment de l’achat) |
| Avoir HT |
Cas particulier : avoir pour retour de marchandises
Dans le cas particulier d’un retour de marchandises, vous devez imputer l’avoir au crédit du compte d’achat initialement débité. Voici l’écriture à enregistrer :
Numéro | Libellé | Débit | Crédit |
401 | Fournisseurs | Avoir TTC |
|
44566 | TVA déductible sur autres biens et services |
| TVA |
607 | Achats de marchandises |
| Avoir HT |
Attention : Si l’avoir se rapporte à une facture intracommunautaire, vous devez veiller au respect des règles de calcul de la TVA intracommunautaire.
Synthèse : schémas comptables selon le type d’avoir
Voici un tableau récapitulatif sur l’enregistrement des avoirs :
Type d’avoir | Comptes à débiter | Comptes à créditer |
Avoir pour rabais ou remise commerciale | 401 (montant TTC) | 44566 (TVA) 609 (montant HT) |
Avoir sur immobilisation | 404 (montant TTC) | 44562 (TVA) 2xx (montant HT) |
Avoir pour retour de marchandises | 401 (montant TTC) | 44566 (TVA) 607 (montant HT) |
En fin d’exercice : gestion des avoirs émis et non utilisés
Lorsqu’il émet un avoir, votre fournisseur peut vous rembourser la somme correspondante. Souvent, il la déduit plutôt du paiement de vos prochaines factures. En attendant ce dénouement, l’avoir demeure au débit de votre compte de dettes fournisseurs.
Certaines actions sont à accomplir au moment de la clôture comptable. Les voici.
- Un avoir lié à un achat réalisé au cours de l’exercice clos doit être enregistré en produits à recevoir, grâce à l’écriture suivante :
Numéro | Libellé | Débit | Crédit |
4098 | Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus | Avoir TTC |
|
44586 | TVA sur factures non parvenues |
| TVA |
6xx | Compte de charge (selon la cause de l’avoir) |
| Avoir HT |
- Vous devez retraiter vos comptes fournisseurs débiteurs pour les basculer à l’actif du bilan. Vous devez les inscrire au débit du compte 4097 « Fournisseurs — autres avoirs » (par le crédit du 401 ou du 404).
Bonnes pratiques pour une gestion efficace des factures d’avoir
Une bonne gestion des factures d’avoir est essentielle pour assurer la conformité légale de votre comptabilité. Voici quelques recommandations :
- utiliser un logiciel qui intègre la gestion des avoirs pour automatiser leur comptabilisation et leur suivi ;
- former vos équipes aux problématiques liées au traitement de ces pièces comptables ;
- documenter les avoirs en les rapprochant des factures correspondantes ;
- adopter un système de classement efficace.
Bon à savoir : Un avoir est généralement émis quand la facture initiale a déjà été réglée. Dans le cas contraire, l’édition d’une facture rectificative est préférable.
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Questions fréquentes sur la comptabilisation des factures d’avoir
Qu’est-ce qu’une facture d’avoir et quand l’émettre ?
Un avoir est un document comptable qui rectifie une facture initiale. La loi interdit de modifier une facture après son émission, ce qui rend l’avoir incontournable dans de nombreuses situations : erreur, retour de marchandises, octroi d’une remise commerciale a posteriori, etc.
Qui doit éditer la facture d’avoir ?
C’est au fournisseur de générer la facture d’avoir pour matérialiser la réduction de la dette de son client. Il doit la lui transmettre rapidement, pour qu’il puisse en tenir compte au moment du règlement de la facture initiale.
Dans quel compte enregistrer une facture d’avoir fournisseur ?
L’avoir est enregistré directement au débit du compte 401 — Fournisseurs ou 404 — Fournisseurs d’immobilisations. Le compte à créditer dépend de la raison de l’avoir (rabais, remise ou retour de marchandises).