4 indicateurs clés pour préparer et interpréter un compte rendu d’activité

Suivi temps

Un compte rendu d’activité fournit des informations clés pour la prise de décisions stratégiques. Cependant, sa préparation peut devenir fastidieuse. Il convient de déterminer les données à collecter et les objectifs visés. Idéalement, la collecte et la validation des données doivent être réalisées en moins de huit jours pour vous offrir une grande agilité de pilotage. 

Pour vous aider, nous vous proposons 4 KPI (ou indicateurs clés) essentiels avec lesquels vous pourrez construire et interpréter vos comptes rendus d’activité de manière optimale.

Certains indicateurs clés peuvent vous aider à évaluer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en matière de gestion du temps de travail et de rentabilité.

préparer et interpréter un compte rendu d’activité
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Sommaire de l'article

Temps passé par activité

Pour calculer cet indicateur, il suffit d’additionner le nombre total d’heures consacrées à une tâche ou à une activité au cours d’une période donnée

Si vous souhaitez convertir cette somme en pourcentage, procédez comme suit :

T = (Nombre d’heures consacrées à une activité au cours d’une période X 100)/Nombre total d’heures travaillées au cours de cette période.

Exemple : Un salarié consacre 12 heures par semaine à une activité, sur un total de 35 heures de travail hebdomadaire. (12 x 100)/35 = 34,28 % de son temps hebdomadaire consacré à cette activité.

Grâce aux informations obtenues, vous pouvez envisager d’externaliser, d’automatiser et/ou de hiérarchiser certaines tâches afin d’optimiser le temps de travail, d’augmenter la productivité et, par conséquent, d’améliorer la rentabilité du projet.

  • D’autre part, cet indicateur clé peut vous aider à détecter :
  • un manque de compétences ou de savoir-faire ;
  • un manque de ressources (humaines, techniques, etc.) ;
  • un manque d’engagement ou de motivation, et/ou
  • des objectifs mal définis.

En fonction des raisons identifiées, vous devrez mettre en œuvre différentes actions d’amélioration : formation, réallocation des ressources, revue des objectifs, etc.

Temps prévu versus temps passé

Pour le calculer, il faut soustraire le temps réel passé sur une activité au temps prévu : T = Temps prévu – Temps réel  Résultat > 0 = Meilleur que prévu. Résultat = 0 = Conforme aux prévisions.  Résultat < 0 = Moins bien que prévu.

Exemple : Un projet est planifié pour une durée de 50 heures. En fin de compte, 45 heures y ont été consacrées. T= 50 – 45 = 5 heures économisées.

Les informations obtenues permettent de mieux planifier les projets : Si vous le faites au fur et à mesure (en décomposant le projet en plusieurs tâches), vous serez en mesure d’identifier précocement les écarts entre votre calendrier prévisionnel et les temps de passages réels. Vous pourrez mettre en œuvre des actions correctives immédiatement, voire replanifier le projet.  Si vous le faites à la fin du projet, vous serez en mesure d’identifier des pics d’activité ou une saisonnalité. Cela vous aidera à mieux évaluer le temps nécessaire à l’accomplissement de projets futurs et à optimiser leur planification.

Les entreprises qui facturent le temps passé

Pour calculer la marge bénéficiaire ou la perte, il suffit de multiplier le résultat obtenu par le tarif horaire.

Exemple : En supposant que le tarif horaire soit de 25 € :
  T= 5 x 25= 125 € de bénéfice.

Vous pouvez améliorer votre rentabilité en mesurant cet indicateur régulièrement. Les informations recueillies vous permettent de fixer vos tarifs ou honoraires avec précision, voire de négocier un avenant au contrat si nécessaire. Présentez ces éléments à votre client pour négocier les aménagements qui vous conviennent : demander plus d’heures, convenir d’un autre tarif horaire, etc.

Taux de réalisation des projets ou activités dans les délais impartis

Pour obtenir ce pourcentage, suivez la formule suivante : 

T = (Nombre total de projets achevés dans les délais au cours d’une période donnée/Nombre total de projets au cours de cette période) X 100

Exemple : Au cours du premier trimestre, 12 projets ont été menés à terme, dont 10 ont été achevés dans les délais et 2 ont été retardés.
  T= (10/12) x 100 = 83,33 % de projets achevés dans les délais impartis.

Si ce taux peut vous aider à mieux allouer les ressources à un projet, il est aussi particulièrement utile pour fixer objectivement les primes des équipes dont la rémunération est variable.

Taux de travail facturable par salarié

Vous pouvez calculer cet indicateur à l’aide de la formule suivante : 

T = (nombre total d’heures facturables (dans un délai donné : hebdomadaire, mensuel)/nombre total d’heures enregistrées au cours de cette période) x 100.

Ce calcul peut être effectué par activité ou par projet, sur une période déterminée. Idéalement, le pourcentage obtenu doit être aussi proche que possible de 100 %.

Exemple : Un salarié consacre 25 heures par semaine à des tâches facturables et 10 heures à des tâches non facturables sur un total de 35 heures par semaine.
 
T= (25/35) x 100 = 71,42 % du temps consacré aux tâches facturables.
 
En d’autres termes, cet employé consacre 28,58 % de son temps de travail effectif à des tâches non facturables (100-71,42).

Ce pourcentage peut vous aider à identifier les salariés les plus rentables. 

Représenter et analyser les données

Nous vous recommandons de créer des tableaux et des graphiques qui simplifient la représentation et l’analyse des résultats obtenus. Pour ce faire, il est judicieux d’utiliser un outil qui automatise ces opérations.

3 questions sur le compte rendu d’activité

Un compte rendu d’activité suit l’avancement d’un projet ou d’une activité. Ce document s’adresse aux différentes parties prenantes. Il doit être précis, concis et facilement compréhensible. Il inclut des informations sur les tâches accomplies, les délais respectés, les coûts engagés, les risques identifiés, ainsi que tout autre aspect important du projet.

  • Résumez les progrès réalisés, les problèmes rencontrés et les actions à venir. Cela permettra aux lecteurs de se faire une idée rapide de l’état d’avancement du projet.
  • Soyez précis et concis dans votre écriture. 
  • Incluez des graphiques et des tableaux pour illustrer les progrès du projet et aider les destinataires à visualiser les données.
  • Mettez en évidence les risques et les problèmes rencontrés. Identifiez les causes et proposez des solutions pour les résoudre.
  • Fournissez des informations sur les coûts et les ressources utilisées.
  • Expliquez les prochaines étapes du projet et ce qui est attendu des parties prenantes.

Le compte rendu d’activité est un document court et fréquent qui rend compte de l’avancement d’un projet ou d’une activité sur une période brève. Le rapport d’activité est un document plus complet et moins fréquent qui présente une vue d’ensemble sur une période plus longue.

3 bonnes raisons de suivre les temps de travail par activités

Tirez avantage de cette contrainte en adoptant le suivi des temps de travail par projets et découvrez comment cela vous aidera :

  • à organiser le travail de vos équipes, 
  • à mesurer et améliorer votre efficacité,
  • et à facturer avec transparence.  

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