Depuis 2014, une succession de réformes relatives à la formation et à l’avenir professionnel ont introduit et encadré la mise en place de l’entretien professionnel pour l’ensemble des entreprises. Obligatoire tous les 2 ans pour les salariés embauchés depuis la loi du 5 mars 2014, l’entretien professionnel donne également lieu à un « entretien bilan » tous les 6 ans. Le premier devra être réalisé avant le 7 mars 2020 pour les salariés de plus de 6 années d’ancienneté. 

Quelles sont les spécificités de cet entretien bilan ? Quelle forme doit-il prendre ? Qui doit le réaliser ? Comment s’y retrouver entre les différents décrets d’application pour être en conformité avec la loi ? Quelles sont les sanctions en cas de manquement ?

Pour mieux comprendre les enjeux de cette réforme et son impact dans les entreprises, nous avons demandé à quatre experts de nous partager leur avis sur la question. DRH, directeur d’OPCO, avocat en droit du travail, conseiller APEC ont accepté de répondre à nos questions.  

Pierre Monclos UnowPierre Monclos, DRH & expert en digital learning chez Unow

Quelle forme doit prendre l’entretien professionnel ?

Que cela soit l’entretien professionnel ou son bilan, il est nécessaire d’en faire un moment distinct des autres entretiens de l’année (entretien d’évaluation – souvent annuel, revues d’objectifs…). Le bilan est un vrai point d’étape. Il doit être dédié à la question de la carrière du collaborateur et donc dissocié du travail effectué par le salarié dans l’entreprise. 

Qui doit mener l’entretien professionnel ?

Chez Unow, le service RH fait un point avec les managers avant la campagne. Les managers sont des acteurs de la montée en compétence de leurs équipes, il est donc logique qu’ils mènent ces entretiens. Le DRH vient ici en soutien et peut co-animer au besoin. On rappelle ici les enjeux de cet entretien, les aspects légaux et on fournit une trame à suivre pour poser le cadre. 

Comment suivre l’évolution professionnelle et la montée en compétences du salarié ?

Nous utilisons toute l’année une grille de rémunération qui nous permet de faire évoluer régulièrement le collaborateur selon trois critères : métier, impact, management. 

Nous faisons également le suivi de toutes les formations obligatoires, facultatives, certifiantes ou non, dont le salarié a bénéficié. Nos formations informelles sont également comptabilisées. Des experts externes à l’entreprise interviennent fréquemment sur un sujet spécifique et échangent avec nos salariés. 

L’entretien professionnel est aussi l’occasion de valoriser les efforts réalisés par l’entreprise pour développer les compétences des collaborateurs, au-delà de ce dont ils ont besoin pour réaliser leurs missions professionnelles. 

Le service RH met tous ces éléments à disposition du manager et du collaborateur. Chacun peut ainsi préparer l’entretien de manière individuelle, avant le rendez-vous. Nous laissons le soin au manager de déterminer ce qu’il souhaite valoriser. Par exemple, la formation de prise de parole en public réalisée en 2016 a-t-elle eu un impact sur la carrière du salarié ? Est-ce que cela lui a été utile ? A-t-il besoin d’une formation supplémentaire sur le même sujet pour aller plus loin ?

Que faire à l’issue de l’entretien professionnel ? 

Chez Unow, les besoins en formation sont identifiés au fil de l’eau et recueillis lors de “revues de performance”, deux fois par an. L’entretien professionnel nous permet surtout de nous assurer que le salarié est satisfait des formations dont il a bénéficié et/ou de son évolution professionnelle. Si tel n’est pas le cas, nous savons quels sujets nous devons préparer pour la prochaine revue de performance du collaborateur concerné.

L’entretien professionnel et notamment son bilan permettent au salarié de se questionner et de prendre du recul sur sa carrière. Bien que nous fassions un suivi régulier, je ne serai pas surpris de recevoir de nouvelles demandes de formation ou d’évolution à l’issue des entretiens bilans.

 

David Lemoine APECDavid Lemoine, Consultant relations entreprises à l’APEC

Quels sont les enjeux de l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel consiste à construire un échange entre l’entreprise et les salariés afin de connaître leurs aspirations professionnelles, définir des perspectives d’évolution et enfin planifier les formations nécessaires pour acquérir les nouvelles compétences requises.

La question de la traçabilité est essentielle. Il faut en effet centraliser les informations relatives aux entretiens professionnels réalisés, aux formations suivies, aux évolutions professionnelles ou salariales de chacun des salariés. Que cela soit en cas de contrôle ou ne serait-ce que pour préparer efficacement les entretiens des collaborateurs. 

Le rôle du manager est crucial ici pour anticiper les besoins en formation. Il doit donc bien connaître les métiers et leur évolution future. Avec les RH, c’est généralement la personne la plus à même de connaître les moyens pour faire monter le salarié en compétences. 

Ensuite, il faut être particulièrement vigilant à ne pas créer des frustrations après l’entretien professionnel, en s’assurant que le contenu du rendez-vous sera bien suivi par des actions concrètes : progression professionnelle, actions de formation… Cet entretien fait partie de la fidélisation des collaborateurs, il doit être particulièrement soigné. 

Comment l’APEC peut aider les entreprises dans la gestion de l’entretien professionnel ?

L’APEC organise un atelier d’une demi-journée dédié aux managers, dirigeants et DRH/RRH pour préparer leurs campagnes d’entretiens professionnels. L’idée est ici de travailler concrètement sur la manière d’intégrer cette obligation légale dans leur propre politique RH.

Cet atelier permet de balayer tous les sujets liés à l’entretien professionnel : rappel du cadre légal, objectifs de l’entretien, contenu, rôles des acteurs, moyens d’exploiter les entretiens… 

Nous fournissons également à cette occasion des méthodes et des outils que l’entreprise peut adapter avec nos conseillers pendant et après l’atelier.

Nous accompagnons aussi les salariés, de manière individuelle. 50% des cadres accompagnés par l’APEC sont aujourd’hui en poste. Ils peuvent faire appel à nous dans le cadre du CEP (conseil en évolution professionnelle) pour travailleur leur future trajectoire, sur la base du volontariat. Nous les aidons à structurer leur projet professionnel, à identifier des formations… 

 

Cyrille SimmingerCyrille Simminger, Directeur Opcalia Auvergne Rhône-Alpes

Comment les Opérateurs de Compétences (OPCO) peuvent aider les entreprises à gérer les entretiens professionnels ?

Les OPCO accompagnent gratuitement les entreprises de moins de 50 salariés sur les questions de formation professionnelle. Ils améliorent par exemple l’information et l’accès des salariés à la formation professionnelle, tout en aidant les entreprises à bien définir leurs besoins en la matière. 

Un OPCO peut également accompagner une TPE ou une PME dans la gestion des entretiens professionnels, en fournissant notamment des trames d’entretien et en co-construisant des plans de financement avec les services RH pour les formations des salariés.

Comment bien gérer un entretien professionnel ?

Tout d’abord, il est essentiel de s’organiser et de s’équiper. Un logiciel RH permet par exemple de structurer et d’automatiser la gestion de l’entretien professionnel. Il facilite l’identification des salariés concernés, centralise les informations relatives aux formations suivies et à l’évolution de la rémunération, émet des alertes automatiques pour rappeler aux managers de réaliser l’entretien avant la date butoir, etc.

Ce type d’outils donne l’opportunité aux salariés et à leurs managers de préparer les entretiens dans de bonnes conditions et de pouvoir vraiment se focaliser sur le contenu du rendez-vous.

Quels types de formations peuvent-être valorisés dans l’entretien professionnel ?

Une formation ne se déroule pas toujours dans une salle, avec un formateur. Elle est protéiforme. L’entretien professionnel est bien plus qu’une simple obligation légale, c’est surtout une opportunité d’alimenter le plan de compétences de l’entreprise. 

On peut par exemple y valoriser les formations informelles réalisées au sein de l’entreprise et qui contribuent à la montée en compétences des collaborateurs : mentorat ou peer mentoring, interventions ponctuelles d’experts externes, MOOC…

Quels points de vigilance peuvent survenir à l’occasion des entretiens professionnels ?

Certains signaux doivent vous alerter et plus spécifiquement les salariés qui refusent des formations. Ces refus peuvent être le signe d’un collaborateur désengagé ou en peine, une fracture face au numérique…

 

Louis van Gaver, Avocat au barreau de Paris, Cabinet Fromont Briens

Que vient changer la Loi Avenir professionnel sur la question de l’entretien professionnel ?

La Loi avenir professionnel ne vient pas remettre en cause tout ce qui a été créé auparavant. Elle aménage le dispositif. 

L’entretien professionnel peut désormais être anticipé dans le cadre d’une reprise de poste, à la suite par exemple d’un congé maternité ou d’un arrêt longue maladie. 

La seconde modification porte sur l’entretien de bilan (ou entretien récapitulatif) qui doit toujours être réalisé tous les 6 ans mais qui n’a plus exactement le même objet qu’auparavant. 

Il va un peu plus loin que les entretiens professionnels, c’est un véritable état des lieux sur tout ce qui a été réalisé par rapport à l’évolution professionnelle du salarié sur les six dernières années.

Il faut à la fois : 

  • faire le bilan de l’évolution du salarié, en matière :
    • de progression salariale et professionnelle, 
    • de formation,
    • et d’acquisition d’éléments de certification. 
  •   vérifier que le collaborateur a bénéficié des entretiens professionnels. 

Il faut désormais également vérifier qu’au moins une action de formation non obligatoire a bien été réalisée par le salarié. 

C’est une véritable opportunité pour l’employeur de traiter cette question en profondeur avec le salarié. 

Et surtout la grande modification à mon sens, c’est la possibilité de pouvoir prévoir, soit par accord d’entreprise soit par accord de branche, un aménagement de ce dispositif pour l’adapter aux spécificités de l’entreprise ou du secteur d’activités. 

Cela peut se traduire par la modification de la périodicité, des objectifs mêmes de l’entretien ou encore des conditions d’abondement au compte personnel de formation des salariés. Prenons l’exemple d’une entreprise avec des turn-over importants, on peut imaginer réduire la temporalité des entretiens et les faire tous les ans, plutôt que tous les 2 ans, pour rendre effective cette disposition. 

Des entreprises ont également fait le choix de tenir ces entretiens tous les ans, de manière à s’aligner sur le rythme des entretiens d’évaluation, tandis que d’autres ont estimé qu’un entretien professionnel obligatoire tous les trois ans pouvaient suffire tout en prenant le soin de donner à la possibilité aux collaborateurs de solliciter la tenue d’un entretien professionnel supplémentaire s’ils en expriment le besoin. 

Qu’est-ce que l’employeur risque s’il ne fait pas d’entretien professionnel dans son entreprise ?

Depuis le vote de la Loi Avenir professionnel, l’employeur est sanctionné si sur une période de 6 ans consécutifs, le salarié n’a pas bénéficié d’un entretien professionnel tous les 2 ans ainsi qu’à son retour dans le cadre d’une longue absence (congé sabbatique, congé parental…); et d’au moins une action de formation non obligatoire. 

L’ordonnance du 21 août 2019 a cependant mis en place une période transitoire.

Concrètement, jusqu’au 31 décembre 2020, l’employeur peut justifier de ses obligations relatives à l’entretien professionnel et à l’état des lieux récapitulatif du salarié de deux manières différentes :

  • soit en appliquant la règle issue de la loi du 5 mars 2014 et en démontrant que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels tous les deux ans et au moins deux des trois mesures suivantes : formation, acquisition d’éléments de certification et progression salariale ou professionnelle ;
  • soit en appliquant la règle issue de la loi du 5 septembre 2018 et en démontrant que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels tous les deux ans et d’au moins une formation autre qu’une formation « obligatoire ».

La sanction est un abondement correctif à la charge de l’employeur au compte personnel de formation du salarié d’un montant de 3 000 euros, à verser à la Caisse des dépôts et consignations. L’employeur doit également adresser la liste des salariés concernés par ce manquement à son opérateur de compétences (OPCO). A défaut, en cas de contrôle par un agent de contrôle de l’inspection du travail ou un inspecteur de la formation professionnelle et après une phase de mise en demeure, l’employeur devra s’acquitter du double de cette somme auprès du Trésor Public.

En pratique, cette sanction ne s’applique qu’aux entreprises de 50 salariés.

Au-delà de la sanction strictement financière, le non-respect des dispositions en matière d’entretien professionnels peut fragiliser d’éventuels licenciements pour insuffisance professionnelle. En cas de contentieux relatif à un tel licenciement, l’absence d’entretien professionnel et d’actions de formation sera nécessairement mis en avant par le collaborateur pour contester son licenciement. 

On peut aussi penser à d’autres risques, hors cas de licenciement pour insuffisance professionnelle. L’employeur doit en effet assurer l’adaptation au poste de travail et le maintien de l’employabilité de ses salariés. Le non-respect des dispositions en matière d’entretien professionnel pourrait justifier une demande de dommages et intérêts pour manquement à l’obligation d’adaptation au poste de travail et au maintien de l’employabilité, dans le cadre d’un contentieux prud’homal. 

Comment être en conformité avec la Loi ?

Tout d’abord, anticipez sur les premiers mois de 2020 et menez à bien l’entretien de bilan à réaliser tous les 6 ans. Formalisez-le dans un outil fiable pour éviter tout risque de sanction. 

La Loi est entrée en vigueur le 7 mars 2014. Le 1er entretien a été réalisé avant le 7 mars 2016, le 2e avant le 7 mars 2018 et en 2020, vous devrez donc réaliser l’entretien de bilan avant le 7 mars également. 

Au-delà de la seule conformité avec la loi et si vous le pouvez, négociez avec les partenaires sociaux pour aménager l’entretien professionnel (par exemple dans le cadre d’un accord de Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) et adaptez-le aux spécificités de votre entreprise : les formations que vous souhaitez mettre en avant auprès de vos collaborateurs, la périodicité des entretiens, les objectifs de ces mêmes entretiens… C’est une vraie opportunité pour la gestion des emplois et compétences.

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